Pierakstu sistēma fizioterapeitam

Ne tikai pieraksts: fizioterapijas prakses uzskaite vienā kalendārā

Privātprakse nav tikai grafiks. Jāizraksta rēķini, laikus jāpamana, ka kinezioteips beidzas, jāatceras, kā gāja sešas kursa procedūras, un jāzina, vai mēnesis atpelnīja kabineta īri. Klendr tas viss ir piesaistīts tiem pašiem pierakstiem, kas jau ir kalendārā, tāpēc neko nevajag ievadīt divreiz.

• Grāmatvedība un rēķini — pēc vizītes pacients automātiski saņem PDF rēķinu, ar PVN tur, kur tas tiek piemērots (piemēram, pārdotajām gumijām), pēc vēlēšanās ar apmaksas termiņu un nokavējuma procentiem; šādu rēķinu var iesniegt, piemēram, apdrošinātājam. Mēneša beigās visus rēķinus eksportē CSV un PDF arhīvā kopā ar Stripe avansiem un nosūti grāmatvedim. Klendr sagatavo dokumentus, bet grāmatvedību joprojām kārto grāmatvedis. Skati maksājumus un rēķinus.
• Noliktavas uzskaite — kinezioteipu, masāžas krēmu un vienreizējos kušetes pārklājus pievieno kā izejmateriālus un piesaisti pakalpojumam, tāpēc katra teipošana noraksta savu teipu. Pretestības gumijas, masāžas rullīšus un bumbiņas pārdod ar to pašu rēķinu, un e-pasts brīdina, kad rullis vai kaste gandrīz beigusies.
• Klientu bāze un vēsture — visas rehabilitācijas kursa vizītes, pakalpojumi, samaksātās summas, neierašanās un tavas darba piezīmes (nevis medicīniskā karte) vienā kartītē; klientu bāzi var eksportēt jebkurā brīdī.
• Analītika un atskaites — ieņēmumi, materiālu izmaksas, peļņa un nostrādātās stundas katram speciālistam, noslodze pa nedēļas dienām, populārākie pakalpojumi un pastāvīgie pacienti. Vairāk par analītiku.

Kāpēc pierakstu sistēma fizioterapeitam atbrīvo vakarus

Fizioterapija ir darbs ar rokām. Kamēr tu mobilizē stīvu plecu vai vēro, kā cilvēks tupjas pēc ceļa operācijas, telefons kabatā vibrē, un katrs neatbildēts zvans ir cilvēks ar sāpēm, kurš uzreiz zvanīs nākamajai praksei no Google Maps. Pēc pēdējā pacienta tu sēdi un atzvani, nevis ej mājās.

Pieraksta lapa pati atbild uz ierastajiem jautājumiem: vai otrdien pēc darba ir laiks, cik ilga ir pirmā vizīte, cik tā maksā. Pacients atver saiti, redz tikai patiešām brīvos laikus un piesakās četros soļos bez lietotnes un konta. Apstiprinājums uzreiz aiziet uz e-pastu, un vizīte parādās tavā kalendārā.

Pirmā konsultācija, atkārtotas vizītes un procedūru kurss

Pirmā vizīte atšķiras no pārējām: anamnēze, kustību testi, pirmā procedūra un vingrinājumu plāns. Tās viegli ir 60 minūtes, bet atkārtota vizīte iekļaujas 30–45 minūtēs. Izveido tās kā atsevišķus pakalpojumus ar savu ilgumu un cenu un apvieno vienā grupā. Pirmās konsultācijas aprakstā uzraksti „tiem, kas nāk pirmo reizi”, un katrs izvēlēsies pareizo laiku.

Ja jauns pacients tomēr piesakās uz 30 minūšu atkārtotu vizīti, atver pierakstu un nomaini pakalpojumu, tad kalendārs aizņems garāku laiku. Atsevišķa bufera starp pacientiem Klendr nav, tāpēc, ja pēc katras procedūras raksti piezīmes, ieskaiti šīs minūtes pakalpojuma ilgumā.

Rehabilitācija reti beidzas ar vienu vizīti. Parasti tās ir 6–10 reizes, vienu vai divas reizes nedēļā. Procedūras beigās, kamēr pacients velk kurpes, tu ievelc nākamo vizīti kalendārā, vai pacients vēlāk piesakās pats pēc tavas pastāvīgās saites klendr.me/tavs-vards. Vizīšu vēsture klienta kartītē rāda, cik kursa reižu jau ir aiz muguras.

Katra kursa vizīte saņem savu atgādinājumu e-pastā un SMS dienu iepriekš, pacienta valodā. Ja kaut kas mainās, pacients pārceļ vai atceļ tieši šo vizīti ar saiti no e-pasta, un atbrīvotais laiks uzreiz redzams citiem. Iepriekš apmaksātu paku Klendr nav, tāpēc par kursu ņem samaksu tāpat kā līdz šim.

Darba piezīmes, nevis medicīniskā karte

Klienta kartītē blakus vizīšu vēsturei vari glabāt īsas darba piezīmes: „labais ceļgals, 8 nedēļas pēc krustenisko saišu plastikas, skriet vēl nedrīkst, mājas vingrinājumi 1–4”. Kad pacients piesakās atkal, piezīme ir tavā priekšā, pirms viņš ienāk pa durvīm.

Klendr ir pierakstu rīks ar piezīmju bloku, nevis medicīnisko dokumentu sistēma, un tas neapgalvo, ka atbilst medicīniskās dokumentācijas prasībām. Ja tavs darbs prasa oficiālu pacienta karti, glabā to tam paredzētajā sistēmā. Klendr ieraksti tikai to, kas vajadzīgs vizītes plānošanai un vadīšanai.

Prakse ar vairākiem speciālistiem un kabinetiem

Tarifā Komanda katram fizioterapeitam ir savs grafiks kopīgā kalendārā, praksei ir viena pieraksta lapa, un pacients izvēlas speciālistu vai vienkārši tuvāko brīvo laiku. Atbalstītas ir arī vairākas adreses, tāpēc speciālists, kurš strādā divās klīnikās, tiek piedāvāts tikai tur, kur viņš tajā dienā tiešām pieņem.

Klendr plāno laiku pēc speciālistiem, nevis pēc kabinetiem. Ja divi dala vienu kabinetu, sadaliet to pa dienām vai izmantojiet mainīgās A/B nedēļas, lai stundas nepārklātos.

Ko fizioterapijas prakse iegūst Klendr

Starp diviem pacientiem nākamo pierakstu vari apskatīt telefona pārlūkā vai Android lietotnē no Google Play.

• Pieraksta lapa — saite Google profilā, klīnikas mājaslapā un QR kods reģistratūrā. Kā darbojas tiešsaistes pieraksts.
• Atgādinājumi — apstiprinājums uzreiz un atgādinājums dienu iepriekš e-pastā un SMS, lai stundu garā pirmā konsultācija nepaliktu tukša. Vairāk par paziņojumiem.
• Kalendārs — diena, nedēļa, mēnesis, pārtraukumi, atvaļinājums, grafiks atsevišķiem datumiem un vilkšana. Viss par kalendāru.
• Priekšapmaksa vai sods par neierašanos — viens procents visam kontam, iekasē caur Stripe pieraksta brīdī vai tikai tad, ja pacients neatnāk. Vairāk par maksājumiem.
• Sinhronizācija ar Google Calendar un Apple Calendar — pacienti blakus personīgajiem plāniem.

Fizioterapeita cenrāža piemērs Klendr

Tā privātprakses pakalpojumi izskatās pieraksta lapā. Ilgums pasaka kalendāram, cik daudz laika katrai vizītei turēt brīvu.

Cenas ir piemēri Baltijai; katra prakse pati nosaka savus pakalpojumus, ilgumu un cenas.

Kā praksē sākt tiešsaistes pierakstu

1. 1
   Izveido kontu

   Reģistrācija aizņem pāris minūtes, un visu prakses iestatīšanu vari 14 dienas izmēģināt, neievadot karti.

2. 2
   Pievieno pirmo un atkārtotās vizītes

   Izveido pirmo konsultāciju, atkārtotās vizītes un citas procedūras ar ilgumu, cenu un īsu aprakstu, kam katra paredzēta.

3. 3
   Iestati pieņemšanas laikus

   Norādi darba dienas, pusdienas, atvaļinājumu un datumus, kad pieņem citā klīnikā. Komandā katrs speciālists iestata savus laikus.

4. 4
   Ieslēdz atgādinājumus

   Ieslēdz atgādinājumus e-pastā un SMS un izlem, vai vajadzīga priekšapmaksa vai sods par neierašanos.

5. 5
   Dalies ar saiti

   Pievieno saiti Google profilam un mājaslapai, sūti to pacientiem pēc pirmās vizītes un izdrukā QR kodu reģistratūrai.

Jautājumi par pierakstu programmu fizioterapeitam