Pierakstu sistēma psihologam

Vairāk nekā pierakstu sistēma psihologam: privātprakses uzskaite vienā kalendārā

Psihologa vakara papīri reti skar pašas sesijas: kuram darba devējam vēl vajag rēķinu par martu, cik tikšanos klientam bijis šogad, vai otrdienas vakari ir pietiekami pilni. Klendr atbild uz to no tā paša kalendāra, kurā klienti piesakās, tāpēc praktiskā puse aizņem minūtes un nejaucas ar terapeitisko darbu.

• Rēķini un grāmatvedība — PDF rēķins par sesiju pēc tikšanās automātiski aiziet klientam vai tiek izrakstīts darba devējam ar apmaksas termiņu; PVN tiek norādīts, ja esat PVN maksātājs. Reizi mēnesī rēķinus eksportējat CSV un PDF arhīvā kopā ar Stripe iekasētajiem avansiem un neierašanās maksām — grāmatvedim. Klendr sagatavo dokumentus, grāmatvedību ved grāmatvedis. Vairāk par rēķiniem un maksājumiem.
• Noliktavas uzskaite — ja pārdodat vai izsniedzat darba burtnīcas, grāmatas vai metaforisko kāršu komplektus, pievienojiet tos kā preces: pārdošana nonāk sesijas rēķinā, un, kad palicis maz, pienāk e-pasts.
• Klientu bāze un vēsture — visu sesiju datumi, formāts, summas, neierašanās un rinda praktisku piezīmju vienā kartītē. Tas ir grafika ieraksts, nevis klīniskā dokumentācija, un to var eksportēt.
• Analītika un atskaites — ienākumi, nostrādātās stundas, sesiju skaits nedēļā, pieprasītākie formāti un pastāvīgākie klienti analītikā — noder, plānojot slodzi un supervīzijas laiku.

Kāpēc psihologam vajadzīgs pieraksts bez zvana

Daudziem terapijā visgrūtākais ir pirmais kontakts. Piezvanīt svešam cilvēkam un paskaidrot, kāpēc vajadzīga palīdzība, ir liels solis, un ziņa „lūdzu, atzvaniet" bieži paliek bez turpinājuma. Pieraksta lapa šo brīdi noņem: cilvēks izlasa par jums, redz sesiju veidus un cenas un piesakās tad, kad ir gatavs, kaut vai pusnaktī.

Jums tas nozīmē mazāk pārtraukumu. Sesijas laikā telefons ir izslēgts, un desmit minūtes starp klientiem ir piezīmēm un atelpai, nevis sarakstei par to, vai nākamnedēļ kaut kas ir brīvs. Pieraksts vienkārši parādās kalendārā ar klienta vārdu, tālruni un e-pastu.

50 minūšu stunda, iknedēļas klienti un tiešsaistes sesijas

Lielākā daļa terapeitu strādā ar 50 minūšu sesijām un īsu pauzi piezīmēm. Atsevišķa bufera iestatījuma Klendr nav, tāpēc iestatiet pakalpojumu uz 60 minūtēm un aprakstā uzrakstiet „sesija 50 minūtes": klients zina, ko saņems, un nākamo cilvēku nevar pierakstīt jūsu piezīmju laikā.

Ilgtermiņa klienti parasti nāk katru nedēļu vienā laikā. Sesijas beigās nākamo laiku pievienojat paši dažās sekundēs, vai klients piesakās pa pastāvīgo saiti klendr.me/jusu-vards. Ja vakara pieņemšana jums ir tikai katru otro nedēļu, mainīgās A/B nedēļas tur abus grafikus vienā kalendārā, bet grafiks atsevišķiem datumiem nosedz svētkus un supervīzijas dienas.

Izveidojiet „Tiešsaistes sesiju" kā atsevišķu pakalpojumu ar savu cenu un ilgumu blakus klātienes sesijai. Klients izvēlas formātu jau pirmajā solī, un jūs kalendārā redzat, kura stunda ir kabinetā un kura pie ekrāna.

Iebūvētu videozvanu Klendr nav. Sesiju vadāt rīkā, ko jau lietojat, piemēram, Zoom, Google Meet vai Teams, un tikšanās saiti klientam nosūtāt paši, piemēram, ar e-pastu pēc pieraksta saņemšanas. Ar Google Calendar vai Apple Calendar sinhronizāciju sesija ir blakus jūsu personīgajiem plāniem, un saiti var pievienot notikumam turpat.

Diskrētums pieraksta lapā un klienta kartītē

Pieraksta lapa rāda tikai brīvos laikus. Klients nekad neredz, kas vēl ir pierakstījies un kāpēc, un pierakstam nav vajadzīgs konts: pietiek ar vārdu un tālruni, e-pasts nav obligāts.

Klienta kartītē varat glabāt īsas darba piezīmes un redzēt apmeklējumu vēsturi. Tās ir jūsu pašu piezīmes pierakstu programmā, nevis medicīniskā vai klīniskā dokumentācija, tāpēc pierakstiet tikai to, kas tiešām vajadzīgs plānošanai, piemēram, „labāk tiešsaistē ceturtdienās" vai „rēķins darba devējam". Detalizētās piezīmes par gadījumu paliek tur, kur tās glabājat tagad. Klientu sarakstu var eksportēt jebkurā brīdī.

Vēlas atcelšanas un neapmeklētas sesijas

Tukša stunda privātpraksei maksā pilnu honorāru. Atgādinājums ar e-pastu un SMS dienu iepriekš dod klientam laiku pārcelt sesiju pa saiti apstiprinājuma vēstulē, nevis vienkārši neierasties, un atbrīvotā stunda atkal parādās pieraksta lapā nākamajam.

Ja jums ir atcelšanas noteikumi, Klendr tos atbalsta caur Stripe. Visam kontam izvēlaties vienu no diviem režīmiem: priekšapmaksa, kad procents no cenas tiek iekasēts pierakstoties un atgriezts atcelšanas gadījumā, vai sods par neierašanos, kad karte tiek saglabāta un procents tiek iekasēts tikai tad, ja klients neatnāk. Vairāk sadaļā maksājumi.

Ko privātprakse saņem Klendr

Viss strādā pārlūkā telefonā un datorā, Android ierīcēm ir lietotne Google Play.

• Mierīga pieraksta lapa — foto, īss ievads, sesiju veidi un cenas vienā saitē mājaslapai, Google profilam un speciālistu katalogiem. Kā tā izskatās — pieraksta lapa.
• Atgādinājumi klienta valodā — apstiprinājums uzreiz un atgādinājums dienu iepriekš ar e-pastu un SMS. Vairāk par paziņojumiem.
• Kalendārs pastāvīgajiem klientiem — dienas, nedēļas un mēneša skats, pauzes, atvaļinājums, A/B nedēļas un sesijas pārvilkšana uz citu stundu. Viss par kalendāru.
• Pieraksts jūsu mājaslapā — formu var iegult ar WordPress spraudni, Wix, Shopify vai Tilda.

Psihologa cenrāža piemērs Klendr

Tā sesiju veidi izskatās terapeita pieraksta lapā. Ilgumā jau ir iekļauta pauze piezīmēm, tāpēc kalendārs šo laiku vienmēr tur brīvu.

Cenas ir tikai orientieris Baltijai, katra prakse nosaka savējās.

Kā ieviest pierakstu sistēmu privātpraksē

1. 1
   Reģistrējieties

   Konts ir gatavs dažās minūtēs. Praksei pirmās 14 dienas Klendr ir bez maksas, karte nav vajadzīga.

2. 2
   Aprakstiet sesijas

   Pievienojiet pirmo konsultāciju, individuālo, tiešsaistes un pāru sesiju ar ilgumu, cenu un dažiem mierīgiem vārdiem par katru.

3. 3
   Iestatiet pieņemšanas laikus

   Atzīmējiet pieņemšanas dienas, pauzes starp sesijām, supervīzijas dienas un atvaļinājumu.

4. 4
   Izlemiet par atgādinājumiem un atcelšanu

   Ieslēdziet SMS atgādinājumus un, ja to prasa jūsu noteikumi, priekšapmaksu vai sodu par neierašanos.

5. 5
   Publicējiet saiti

   Ievietojiet klendr.me/jusu-vards mājaslapā, Google profilā un speciālistu katalogos.

Jautājumi par pierakstu programmu psihologiem