Registracijos sistema kineziterapeutui

Ne tik registracija: kineziterapijos kabineto apskaita viename kalendoriuje

Privati praktika – tai ne vien tvarkaraštis. Reikia išrašyti sąskaitas, laiku pastebėti, kad baigiasi kineziologinis teipas, prisiminti, kaip praėjo šešios kurso procedūros, ir žinoti, ar mėnuo atpirko kabineto nuomą. Klendr visa tai susieta su tomis pačiomis registracijomis, kurios jau yra kalendoriuje, todėl nieko nereikia vesti du kartus.

• Buhalterija ir sąskaitos — po vizito pacientas automatiškai gauna PDF sąskaitą, su PVM ten, kur jis taikomas (pavyzdžiui, parduotoms gumoms), pageidaujant su apmokėjimo terminu ir delspinigiais; tokią sąskaitą galima pateikti, pavyzdžiui, draudikui. Mėnesio pabaigoje visas sąskaitas eksportuojate CSV ir PDF archyvu kartu su Stripe avansais ir perduodate buhalteriui. Klendr parengia dokumentus, o buhalteriją toliau tvarko buhalteris. Plačiau – mokėjimai ir sąskaitos.
• Sandėlio apskaita — kineziologinį teipą, masažo kremą ir vienkartines kušetės paklotes pridedate kaip sunaudojamas medžiagas ir susiejate su paslauga, todėl kiekvienas teipavimas nurašo savo teipą. Pasipriešinimo gumas, masažo volelius ir kamuoliukus parduodate ta pačia sąskaita, o el. laiškas įspėja, kai ritinys ar dėžutė beveik tušti.
• Klientų bazė ir istorija — visi reabilitacijos kurso vizitai, paslaugos, sumokėtos sumos, neatvykimai ir jūsų darbo pastabos (ne medicininė kortelė) vienoje kortelėje; klientų bazę galima eksportuoti bet kada.
• Analitika ir ataskaitos — pajamos, medžiagų išlaidos, pelnas ir dirbtos valandos kiekvienam specialistui, užimtumas pagal savaitės dienas, populiariausios paslaugos ir nuolatiniai pacientai. Daugiau apie analitiką.

Kodėl registracijos sistema kineziterapeutui atlaisvina vakarus

Kineziterapija – darbas rankomis. Kol mobilizuojate sustingusį petį ar stebite, kaip žmogus pritūpia po kelio operacijos, telefonas kišenėje vibruoja, o kiekvienas neatsilieptas skambutis – tai žmogus su skausmu, kuris tuoj paskambins kitam kabinetui iš Google Maps. Po paskutinio paciento sėdite ir perskambinate, užuot ėję namo.

Registracijos puslapis pats atsako į įprastus klausimus: ar antradienį po darbo yra laiko, kiek trunka pirmas vizitas, kiek jis kainuoja. Pacientas atsidaro nuorodą, mato tik tikrai laisvus laikus ir užsiregistruoja per keturis žingsnius be programėlės ir paskyros. Patvirtinimas iškart išsiunčiamas el. paštu, vizitas atsiranda jūsų kalendoriuje.

Pirminė konsultacija, pakartotiniai vizitai ir procedūrų kursas

Pirmas vizitas skiriasi nuo kitų: anamnezė, judesių testai, pirmoji procedūra ir pratimų planas. Tai lengvai 60 minučių, o pakartotinis vizitas telpa į 30–45. Sukurkite juos kaip atskiras paslaugas su sava trukme ir kaina ir sujunkite į vieną grupę. Pirminės konsultacijos aprašyme parašykite „atvykstantiems pirmą kartą“, ir kiekvienas pasirinks tinkamą laiką.

Jei naujas pacientas vis tiek užsiregistruoja į 30 minučių pakartotinį vizitą, atidarykite registraciją ir pakeiskite paslaugą – kalendorius užims ilgesnį laiką. Atskiro tarpo tarp pacientų Klendr nėra, todėl jei po kiekvienos procedūros rašote pastabas, įskaičiuokite tas minutes į paslaugos trukmę.

Reabilitacija retai baigiasi vienu vizitu. Įprastas planas – 6–10 kartų, kartą ar du per savaitę. Procedūros pabaigoje, kol pacientas aunasi batus, perkeliate kitą vizitą į kalendorių, arba pacientas vėliau užsiregistruoja pats per jūsų nuolatinę nuorodą klendr.me/jusu-vardas. Vizitų istorija kliento kortelėje rodo, kiek kurso kartų jau atlikta.

Kiekvienas kurso vizitas gauna savo priminimą el. paštu ir SMS dieną prieš, paciento kalba. Jei kas nors pasikeičia, pacientas perkelia ar atšaukia būtent tą vizitą per nuorodą laiške, o atsilaisvinęs laikas iškart matomas kitiems. Iš anksto apmokėtų paketų Klendr nėra, todėl už kursą imkite apmokėjimą taip, kaip dabar.

Darbo pastabos, o ne medicininė kortelė

Kliento kortelėje šalia vizitų istorijos galite laikyti trumpas darbo pastabas: „dešinys kelis, 8 savaitės po kryžminio raiščio plastikos, bėgti dar negalima, namų pratimai 1–4“. Kai pacientas vėl užsiregistruoja, pastaba prieš akis dar jam neįėjus pro duris.

Klendr – registracijos įrankis su užrašų knygele, o ne medicininių dokumentų sistema, ir jis neteigia atitinkantis medicininės dokumentacijos reikalavimų. Jei jūsų darbas reikalauja oficialios paciento kortelės, pildykite ją tam skirtoje sistemoje. Į Klendr rašykite tik tai, ko reikia vizitui suplanuoti ir atlikti.

Praktika su keliais specialistais ir kabinetais

Plane Komanda kiekvienas kineziterapeutas turi savo grafiką bendrame kalendoriuje, praktika – vieną registracijos puslapį, o pacientas renkasi specialistą arba tiesiog artimiausią laisvą laiką. Palaikomi ir keli adresai, todėl dviejose klinikose dirbantis specialistas siūlomas tik ten, kur tą dieną tikrai priima.

Klendr planuoja laiką pagal specialistus, ne pagal kabinetus. Jei du dalijasi vienu kabinetu, padalinkite jį pagal dienas arba naudokite besikeičiančias A/B savaites, kad valandos nesutaptų.

Ką kineziterapijos kabinetas gauna su Klendr

Tarp dviejų pacientų kitą registraciją pamatysite telefono naršyklėje arba Android programėlėje iš Google Play.

• Registracijos puslapis — nuoroda Google profilyje, klinikos svetainėje ir QR kodas registratūroje. Kaip veikia internetinė registracija.
• Priminimai — pacientas patvirtinimą gauna iškart, o priminimą el. paštu ir SMS – dieną prieš, kad valandos pirminė konsultacija neliktų tuščia. Daugiau apie pranešimus.
• Kalendorius — diena, savaitė, mėnuo, pertraukos, atostogos, grafikas atskiroms datoms ir vilkimas. Viskas apie kalendorių.
• Avansas arba bauda už neatvykimą — vienas procentas visai paskyrai, nuskaitomas per Stripe registruojantis arba tik tada, kai pacientas neatvyksta. Daugiau apie mokėjimus.
• Sinchronizavimas su Google Calendar ir Apple Calendar — pacientai šalia asmeninių planų.

Kineziterapeuto kainoraščio pavyzdys Klendr

Taip privačios praktikos paslaugos atrodo registracijos puslapyje. Trukmė nurodo kalendoriui, kiek laiko kiekvienam vizitui laikyti laisvą.

Kainos yra pavyzdžiai Baltijos šalims; kiekviena praktika pati nustato paslaugas, trukmę ir kainas.

Kaip praktikoje paleisti internetinę registraciją

1. 1
   Susikurkite paskyrą

   Registracija užtrunka porą minučių, o visą praktikos nustatymą galite 14 dienų išbandyti neįvedę kortelės.

2. 2
   Pridėkite pirminį ir pakartotinius vizitus

   Sukurkite pirminę konsultaciją, pakartotinius vizitus ir kitas procedūras su trukme, kaina ir trumpu aprašymu, kam kiekviena skirta.

3. 3
   Nustatykite priėmimo laiką

   Nurodykite darbo dienas, pietus, atostogas ir datas, kai priimate kitoje klinikoje. Komandoje kiekvienas specialistas nustato savo laiką.

4. 4
   Įjunkite priminimus

   Įjunkite priminimus el. paštu ir SMS ir nuspręskite, ar reikia avanso, ar baudos už neatvykimą.

5. 5
   Pasidalykite nuoroda

   Įdėkite nuorodą į Google profilį ir svetainę, siųskite ją pacientams po pirmo vizito ir atsispausdinkite QR kodą registratūrai.

Klausimai apie registracijos programą kineziterapeutui