Registracijos sistema psichologui

Daugiau nei registracijos sistema psichologui: privačios praktikos apskaita viename kalendoriuje

Psichologo vakaro popieriai retai liečia pačias sesijas: kuriam darbdaviui dar reikia kovo sąskaitos, kiek susitikimų klientas turėjo šiais metais, ar antradienio vakarai pakankamai užpildyti. Klendr į tai atsako iš to paties kalendoriaus, kuriame registruojasi klientai, todėl praktinė pusė užima minutes ir nesimaišo su terapiniu darbu.

• Sąskaitos ir buhalterija — PDF sąskaita už sesiją po susitikimo automatiškai išsiunčiama klientui arba išrašoma darbdaviui su apmokėjimo terminu; PVM nurodomas, jei esate PVM mokėtojas. Kartą per mėnesį sąskaitas eksportuojate CSV ir PDF archyvu kartu su per Stripe surinktais avansais ir neatvykimo mokesčiais – buhalteriui. Klendr parengia dokumentus, buhalteriją veda buhalteris. Daugiau apie sąskaitas ir mokėjimus.
• Sandėlio apskaita — jei parduodate ar išduodate darbo sąsiuvinius, knygas ar metaforinių kortų rinkinius, įveskite juos kaip prekes: pardavimas patenka į sesijos sąskaitą, o kai lieka nedaug, ateina laiškas.
• Klientų bazė ir istorija — visų sesijų datos, formatas, sumos, neatvykimai ir eilutė praktinių pastabų vienoje kortelėje. Tai tvarkaraščio įrašas, o ne klinikinė dokumentacija, ir jį galima eksportuoti.
• Analitika ir ataskaitos — pajamos, dirbtos valandos, sesijų skaičius per savaitę, populiariausi formatai ir nuolatiniai klientai analitikoje – praverčia planuojant krūvį ir supervizijos laiką.

Kodėl psichologui verta turėti registraciją be skambučio

Daugeliui sunkiausia terapijoje yra pirmas kontaktas. Paskambinti nepažįstamam žmogui ir paaiškinti, kodėl reikia pagalbos, yra didelis žingsnis, o žinutė „prašau perskambinti" dažnai taip ir lieka be tęsinio. Registracijos puslapis šią akimirką panaikina: žmogus paskaito apie jus, mato sesijų rūšis ir kainas ir užsiregistruoja tada, kai pasiryžta, kad ir vidurnaktį.

Jums tai reiškia mažiau trukdžių. Sesijos metu telefonas išjungtas, o dešimt minučių tarp klientų skirtos užrašams ir atokvėpiui, ne susirašinėjimui apie tai, ar kitą savaitę yra laisvo laiko. Registracija tiesiog atsiranda kalendoriuje su kliento vardu, telefonu ir el. paštu.

50 minučių valanda, kas savaitę ateinantys klientai ir nuotolinės sesijos

Dauguma terapeutų dirba 50 minučių sesijomis su trumpa pertrauka užrašams. Atskiro buferio nustatymo Klendr nėra, todėl paslaugos trukmę nustatykite 60 minučių, o aprašyme parašykite „sesija 50 minučių": klientas žino, ką gaus, o kito žmogaus negalima užregistruoti į jūsų užrašų laiką.

Ilgalaikės terapijos klientai paprastai ateina kas savaitę tuo pačiu metu. Sesijos pabaigoje kitą laiką įrašote patys per kelias sekundes arba klientas užsiregistruoja per nuolatinę nuorodą klendr.me/jusu-vardas. Jei vakarinis priėmimas yra tik kas antrą savaitę, besikeičiančios A/B savaitės laiko abu grafikus viename kalendoriuje, o grafikas atskiroms datoms padengia šventes ir supervizijos dienas.

Sukurkite „Nuotolinę sesiją" kaip atskirą paslaugą su savo kaina ir trukme šalia sesijos kabinete. Klientas formatą pasirenka jau pirmame žingsnyje, o jūs kalendoriuje matote, kuri valanda kabinete, o kuri prie ekrano.

Įmontuotų vaizdo skambučių Klendr nėra. Sesiją vedate įrankyje, kurį jau naudojate, pavyzdžiui, Zoom, Google Meet ar Teams, o susitikimo nuorodą klientui siunčiate patys, pavyzdžiui, el. laišku gavę registraciją. Su Google Calendar ar Apple Calendar sinchronizacija sesija matosi šalia asmeninių planų, ir nuorodą galima pridėti prie įvykio ten pat.

Diskretiškumas registracijos puslapyje ir kliento kortelėje

Registracijos puslapis rodo tik laisvus laikus. Klientas niekada nemato, kas dar užsiregistravo ar kodėl, o registruotis nereikia paskyros: užtenka vardo ir telefono, el. paštas neprivalomas.

Kliento kortelėje galite laikyti trumpus darbo užrašus ir matyti apsilankymų istoriją. Tai jūsų pačių užrašai registracijos programoje, o ne medicininė ar klinikinė dokumentacija, todėl užsirašykite tik tai, ko tikrai reikia planavimui, pavyzdžiui, „ketvirtadieniais geriau nuotoliu" ar „sąskaita darbdaviui". Išsamūs atvejo užrašai tegul lieka ten, kur juos laikote dabar. Klientų sąrašą galima eksportuoti bet kada.

Vėlyvi atšaukimai ir praleistos sesijos

Tuščia valanda privačiai praktikai kainuoja visą honorarą. Priminimas el. paštu ir SMS dieną prieš suteikia klientui laiko perkelti sesiją per nuorodą patvirtinimo laiške, o ne tiesiog neateiti, ir atsilaisvinusi valanda vėl atsiranda registracijos puslapyje kitam.

Jei turite atšaukimo taisykles, Klendr jas palaiko per Stripe. Visai paskyrai pasirenkate vieną iš dviejų režimų: avansas, kai procentas nuo kainos nuskaičiuojamas registruojantis ir grąžinamas atšaukus, arba bauda už neatvykimą, kai kortelė išsaugoma ir procentas nuskaičiuojamas tik klientui neatvykus. Daugiau skiltyje mokėjimai.

Ką privati praktika gauna Klendr

Viskas veikia naršyklėje telefone ir kompiuteryje, Android įrenginiams yra programėlė Google Play.

• Ramus registracijos puslapis — nuotrauka, trumpas prisistatymas, sesijų rūšys ir kainos vienoje nuorodoje svetainei, Google profiliui ir specialistų katalogams. Kaip tai veikia — registracijos puslapis.
• Priminimai kliento kalba — patvirtinimas iš karto ir priminimas dieną prieš el. paštu ir SMS. Daugiau apie pranešimus.
• Kalendorius nuolatiniams klientams — dienos, savaitės ir mėnesio vaizdas, pertraukos, atostogos, A/B savaitės ir sesijos perkėlimas tempiant. Viskas apie kalendorių.
• Registracija jūsų svetainėje — formą galima įterpti per WordPress įskiepį, Wix, Shopify ar Tilda.

Psichologo kainoraščio pavyzdys Klendr

Taip sesijų rūšys atrodo terapeuto registracijos puslapyje. Į trukmę jau įskaičiuota pertrauka užrašams, todėl kalendorius tą laiką visada palieka laisvą.

Kainos yra tik orientyras Baltijos šalims, kiekviena praktika nustato savo.

Kaip įdiegti registraciją privačioje praktikoje

1. 1
   Užsiregistruokite

   Paskyra paruošiama per kelias minutes. Pirmosios 14 dienų nemokamos, kortelės nereikia.

2. 2
   Aprašykite sesijas

   Pridėkite pirmąją konsultaciją, individualią, nuotolinę ir porų sesiją su trukme, kaina ir keliais ramiais žodžiais apie kiekvieną.

3. 3
   Nustatykite priėmimo laiką

   Pažymėkite priėmimo dienas, pertraukas tarp sesijų, supervizijos dienas ir atostogas.

4. 4
   Nuspręskite dėl priminimų ir atšaukimų

   Įjunkite SMS priminimus ir, jei to reikalauja jūsų taisyklės, avansą ar baudą už neatvykimą.

5. 5
   Paskelbkite nuorodą

   Įdėkite klendr.me/jusu-vardas į svetainę, Google profilį ir specialistų katalogus.

Klausimai apie registracijos programą psichologams