Online-Terminbuchung für Personal Trainer

Mehr als Online-Terminbuchung für Personal Trainer: Trainings, Rechnungen und Zahlen an einem Ort

Zwischen zwei Kunden bleibt keine Zeit für Papierkram, am Monatsende willst du trotzdem wissen, wer bezahlt hat, wie viele Stunden du wirklich trainiert hast und ob sich die Samstagstermine lohnen. Klendr macht aus jedem gebuchten Training einen Eintrag, den du abrechnen, nachschlagen und auswerten kannst.

• Buchhaltung und Rechnungen — eine PDF-Rechnung mit Umsatzsteuer an den Kunden oder an die Firma, die das Training ihrer Mitarbeiter zahlt, automatisch nach der Einheit oder als Monatssumme, mit Zahlungsziel und Verzugszinsen. Einen Monat Rechnungen exportierst du als CSV und PDF-Archiv für die Steuerberatung, dazu die Anzahlungen aus Stripe. Mehr unter Zahlungen.
• Lagerverwaltung — verkaufst du im Studio Proteinriegel, Shaker oder Widerstandsbänder, legst du sie als Produkte an, setzt sie auf die Trainingsrechnung und bekommst eine E-Mail, wenn der Karton fast leer ist.
• Kundenkartei — alle Trainings, Beträge, Ausfälle und deine Notizen auf einer Karte: „linkes Knie, keine tiefen Kniebeugen; Kreuzheben 60 kg × 5“.
• Auswertungen — Umsatz, Trainingsstunden pro Woche, die vollsten Morgen und Abende und deine treuesten Kunden in der Analyse.
• Online-Buchung und Erinnerungen — ein Link für die Instagram-Bio und ein QR-Code am Empfang, ein Kalender für mehrere Studios, Erinnerung per E-Mail und SMS am Vortag, freie Zeiten als Text für den Chat, Sync mit Google und Apple Kalender und eine Android-App. So funktioniert die Buchungsseite.

Warum Personal Trainer auf Online-Buchung umsteigen

Den Großteil des Tages verbringst du auf der Trainingsfläche, das Handy liegt im Spind. Nachrichten wie "Hast du Dienstagmorgen was frei?" stapeln sich zwischen den Sätzen, und bis du antwortest, ist die Motivation weg oder der Kunde bei einem anderen Coach. Geplant wird Training spätabends und sonntags — genau dann, wenn du selbst Pause machen willst.

Eine Buchungsseite beantwortet diese Frage für dich. Der Kunde öffnet klendr.me/dein-name aus Instagram oder WhatsApp, wählt "Personal Training 60 Min.", sieht nur wirklich freie Zeiten und bucht in vier Schritten ohne App und ohne Konto. Der Termin landet in deinem Kalender, der Kunde bekommt eine Bestätigung per E-Mail.

Früh- und Abendzeiten, mehrere Studios

Trainer arbeiten selten von neun bis fünf. Eine typische Woche ist 6:30–10:00 und 17:00–21:00 mit einer langen Lücke dazwischen. In Klendr legst du die Arbeitszeit pro Tag fest und trägst die Mittagspause ein, sodass Kunden nur die frühen und späten Fenster sehen. Wechselt dein Plan, etwa Samstag nur jede zweite Woche, nimm A/B-Wochen statt den Kalender von Hand zu ändern.

Trainierst du Kunden in zwei Studios, hilft der Plan für einzelne Tage: Montag und Mittwoch im einen Club, Freitag im anderen, dazu ein einmaliges Samstagstraining im Park. Schreib den Ort in den Namen oder die Beschreibung der Leistung, zum Beispiel "Personal Training — Studio Ülemiste", damit niemand vor der falschen Tür steht. Mehrere Trainer mit verschiedenen Adressen arbeiten im Team-Tarif mit gemeinsamem Kalender.

Partnertraining zu zweit als eigene Leistung

Freunde, Paare und Kollegen wollen oft zusammen trainieren und sich die Kosten teilen. Leg "Partnertraining zu zweit, 60 Min." als eigene Leistung mit eigenem Preis an. Im Kalender belegt es dieselbe Stunde wie ein Einzeltraining, aber das Paar sieht den Preis sofort und du musst ihn nicht im Chat erklären.

Eine Person bucht, den Namen des Trainingspartners notierst du in der Kundenkarte. Ein 45-minütiges Kennenlerntraining mit Fitnesscheck ist eine weitere praktische kurze Leistung: Neue Kunden haben einen leichten Einstieg, und du füllst Lücken zwischen längeren Einheiten.

Weniger ausgefallene Einheiten: Erinnerungen und Ausfallgebühr

Eine leere Stunde um 7 Uhr kannst du niemandem mehr verkaufen — du bist schon aufgestanden und ins Studio gefahren. Klendr schickt direkt nach der Buchung eine Bestätigung und am Vortag eine Erinnerung per E-Mail und SMS in der Sprache des Kunden. Ändern sich Pläne, verschiebt oder storniert der Kunde selbst über den Link in der E-Mail, und der Termin ist wieder frei.

Für Kunden, die ohne Absage fehlen, verbindest du Zahlungen über Stripe. Du wählst einen Modus für das ganze Konto: Anzahlung, bei der ein Prozentsatz des Preises sofort bei der Buchung abgebucht wird, oder Ausfallgebühr, bei der die Karte gespeichert und der Prozentsatz nur bei Nichterscheinen belastet wird. Der zweite Modus passt gut zu Stammkunden, denn wer zuverlässig ist, zahlt nichts im Voraus. Bei Stornierung geht die Anzahlung an den Kunden zurück.

Kundennotizen und Stammkunden

In der Kundenkarte siehst du alle Besuche und deine Notizen: Ziel, aktuelle Arbeitsgewichte, das Knie, von dem der Kunde beim ersten Termin erzählt hat, die Tageszeit, die ihm passt. Vor einem frühen Training öffnest du die Karte am Handy und weißt, wo ihr stehen geblieben seid. Die Kundenkartei lässt sich jederzeit exportieren.

Stammkunden buchen die nächsten Einheiten über denselben festen Link, oder du ziehst den nächsten Termin am Ende des Trainings selbst in den Kalender. Pakete verkauft Klendr nicht, also kassiere einen Zehnerblock so wie bisher. Öffnest du neue Abendzeiten oder einen Sommerplan, schick eine E-Mail-Kampagne an alle Kunden oder nur an die mit einer bestimmten Sprache.

Beispiel-Preisliste eines Personal Trainers in Klendr

So erscheinen deine Trainings auf der Buchungsseite. Die Dauer zählt: Der Kalender blockt genau diese Zeit und zeigt Kunden nur Fenster, in die das ganze Training passt.

Die Preise sind nur ein Beispiel aus dem Baltikum, deine eigenen legst du selbst fest.

So startest du die Online-Buchung als Personal Trainer

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   Registrieren

   Leg mit deiner E-Mail ein Konto auf klendr.me an. Du trainierst damit 14 Tage gratis, ganz ohne Kartendaten.

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   Trainings anlegen

   Personal Training 60 und 45 Minuten, Partnertraining, Kennenlerntraining — jeweils mit Dauer und Preis.

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   Arbeitszeiten festlegen

   Früh- und Abendfenster, Mittagspause und freie Tage; für ein zweites Studio oder Outdoor-Tage einzelne Daten.

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   Erinnerungen und Zahlungen einschalten

   Erinnerungen laufen automatisch; verbinde Stripe, wenn du Anzahlung oder Ausfallgebühr willst.

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   Link teilen

   Setz klendr.me/dein-name in deine Instagram-Bio und WhatsApp und druck einen QR-Code fürs Studio.

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