Online-Terminbuchung für Tattoostudios

Mehr als Online-Terminbuchung: Buchhaltung und Lager fürs Tattoostudio im Kalender

Ein Tattoostudio lebt nicht nur von Entwürfen. Nach der Sitzung muss die Rechnung raus, du willst wissen, wie viele Cartridges noch da sind, was für die nächste Sitzung am Sleeve vereinbart wurde und ob sich der Monat gelohnt hat. In Klendr hängt all das an demselben Termin, den der Kunde online gebucht hat.

• Buchhaltung und Rechnungen — eine PDF-Rechnung mit MwSt. geht nach der Sitzung automatisch an den Kunden, bei Firmen mit Zahlungsziel und Verzugszinsen. Am Monatsende exportierst du alle Rechnungen als CSV und PDF-Archiv sowie die Stripe-Anzahlungen für deine Steuerberatung. Klendr liefert die Unterlagen, ersetzt aber keine Buchhaltungssoftware. Mehr unter Zahlungen und Rechnungen.
• Lagerverwaltung — leg pro Leistung einen Materialverbrauch fest, etwa acht Cartridges, Handschuhe, Folie und Stencil-Papier für eine Drei-Stunden-Sitzung, und der Bestand sinkt mit jedem Termin. Pflegebalsam verkaufst du über die Rechnung, und eine E-Mail kommt, wenn die schwarze Farbe knapp wird.
• Kundenkartei — alle Sitzungen eines Motivs, bezahlte Beträge, No-Shows und deine Notizen zu Platzierung und Heilung in einer Karte, die ganze Kartei lässt sich exportieren.
• Auswertungen — Umsatz, Ausgaben für Farbe und Nadeln, Gewinn, gestochene Stunden, Auslastung nach Wochentagen sowie Top-Leistungen und Kunden. Zu den Auswertungen.
• Buchung und Erinnerungen — die Buchungsseite, Anzahlung und SMS am Vortag gehören zum selben System.

Warum Tattoo-Termine nicht in Instagram-DMs gehören

Fast jede Tattoo-Anfrage beginnt als Direktnachricht: ein Referenzbild, die Frage nach dem Preis und danach zehn Nachrichten, bis ein Datum steht. Dazu kommen alle, die fragen: "Hast du im März noch was frei?". Am Ende verbringst du die Abende mit Antworten statt mit Zeichnen.

Mit einer Buchungsseite bleibt das Gespräch über die Idee in deinen Nachrichten, aber Datum, Sitzungsdauer und Anzahlung wandern in einen Link. Der Kunde wählt eine Zeit, in die eine vierstündige Sitzung wirklich passt, hinterlässt seine Kontaktdaten und zahlt an. Du öffnest den Kalender, und der Termin steht schon drin – die Bestätigung per E-Mail ist raus.

Vom Beratungsgespräch bis zur letzten Sitzung am Sleeve

Ein Tattoo entsteht selten in einem Termin. Zuerst ein kurzes Beratungsgespräch über Idee, Stelle und Größe, dann zeichnest du den Entwurf, danach folgen eine oder mehrere Sitzungen von zwei bis sechs Stunden. Leg jede Etappe als eigene Leistung mit eigener Dauer an: "Beratung, 30 Min.", "Sitzung, 3 Std.", "Ganzer Tag, 6 Std.". Die Buchungsseite bietet nur Startzeiten an, bei denen die ganze Sitzung vor Feierabend Platz hat.

Bei einem Rückenstück oder Sleeve trägst du die Folgesitzungen am besten direkt nach der ersten selbst ein, solange der Kunde noch auf der Liege sitzt. Braucht die Heilung länger, ziehst du den Termin auf einen anderen Tag, und der Kunde erhält die neue Zeit per E-Mail.

In der Kundenkartei stehen alle bisherigen Besuche und deine Notizen: der abgestimmte Entwurf, die Stelle, die Größe in Zentimetern, farbig oder Black and Grey, Hautreaktionen, wie es verheilt ist. Kommt der Kunde zur dritten Sitzung, hast du alles an einem Ort statt verstreut in Chats.

Tattoo-Anzahlung online, noch vor der Sitzung

Eine Anzahlung ist in der Tattoo-Branche üblich, und das zu Recht: Du sitzt stundenlang an einem individuellen Entwurf und blockierst einen halben Tag für die Sitzung. Erscheint der Kunde einfach nicht, lässt sich diese Zeit so kurzfristig kaum noch vergeben.

Bei Klendr zahlt der Kunde die Anzahlung schon beim Buchen per Karte über Stripe. Die Höhe legst du als Prozentsatz vom Preis der Leistung fest. Storniert der Kunde im Rahmen deiner Bedingungen, wird die Anzahlung automatisch erstattet. Mehr dazu unter Anzahlung und Zahlungen.

Was du als Tätowierer mit Klendr bekommst

Alles läuft im Browser auf Handy und Computer, und im Google Play Store gibt es eine Android-App.

• Buchungslink — in die Instagram-Bio, in Linktree, ins Google-Profil oder als QR-Code an den Empfang. Kunden buchen ohne App und ohne Konto. Mehr zur Buchungsseite.
• "Ab"-Preise — schreib "ab 80 €" oder einen Stundensatz dazu, zeig Fotos deiner Arbeiten und sortiere Leistungen in Gruppen: Beratung, Sitzungen, Flash.
• SMS-Erinnerungen — Bestätigung per E-Mail direkt nach der Buchung und eine Erinnerung per E-Mail und SMS am Tag vor dem Termin, in der Sprache des Kunden. Siehe Erinnerungen.
• Änderungen ohne Anruf — der Kunde verschiebt oder storniert über den Link in der E-Mail selbst, und im Kalender wird ein Slot frei statt einer leeren Liege.
• Terminplaner — Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Pausen und Urlaub, wechselnde A/B-Wochen und eigene Zeiten für einzelne Daten. Zum Kalender.
• Synchronisierung mit Google Kalender und Apple Kalender — Termine erscheinen neben deinen privaten Plänen.

Gast-Tätowierer, Flash Days und Termine Monate im Voraus

Gefragte Tätowierer sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Öffne die Tage, die du füllen willst, und Kunden buchen sie frühzeitig – die Erinnerung am Vortag sorgt dafür, dass niemand den im Winter gebuchten Mai-Termin vergisst.

Für einen Flash Day legst du einen Zeitplan für genau dieses Datum an: kurze Slots von 30–60 Minuten und fertige Flash-Motive als Leistungen mit Festpreis. Auf der Buchungsseite erscheint der Tag erst, wenn du ihn freigibst.

Ein Studio mit mehreren festen Artists nutzt den Tarif Team: gemeinsamer Kalender, eine Studio-Buchungsseite, auf der der Kunde zuerst den Tätowierer wählt, und für jeden ein eigener Zeitplan. Ein Gast-Artist, der zwei Wochen bei dir arbeitet, bekommt seinen Kalender genau für diese Tage. Hat das Studio zwei Standorte, passen beide in ein Konto.

Beispiel-Preisliste eines Tattoostudios in Klendr

So sieht die Preisliste eines Tattoostudios auf der Buchungsseite aus. Entscheidend ist die Dauer: Sie bestimmt, welche Startzeiten der Kunde für eine lange Sitzung wählen kann.

Die Preise sind ein Beispiel für das Baltikum; jeder Tätowierer legt eigene Preise und Sitzungslängen fest.

So startest du die Online-Buchung für Tattoo-Termine

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   Konto anlegen

   Registriere dich und trag Namen und Adresse des Studios ein. Die ersten 14 Tage sind kostenlos, ohne Karte.

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   Beratung und Sitzungen anlegen

   Erstelle Leistungen mit echter Dauer: kurze Beratung, Sitzungen von 2, 4 und 6 Stunden, Flash und Nachstechen.

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   Zeiten und Anzahlung festlegen

   Markiere Arbeitstage, Pausen und die Daten, die du öffnen willst. Verbinde Stripe und wähle den Prozentsatz der Anzahlung.

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   Link teilen

   Setz den Buchungslink in deine Instagram-Bio und dein Google-Profil oder bau ihn mit dem WordPress-Plugin in deine Website ein.

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   Aus dem Kalender arbeiten

   Neue Buchungen landen mit bezahlter Anzahlung im Kalender. Nach jeder Sitzung ergänzt du Notizen zum Entwurf in der Kundenkartei.

Fragen zur Terminbuchung im Tattoostudio