Online-Terminbuchung für Ernährungsberatung

Mehr als Online-Terminbuchung: deine Ernährungsberatung aus einem Kalender

Der Papierkram einer Ernährungsberatung passt in kein einfaches Buchungsformular: eine Rechnung an die Firma, die Beratungen für ihr Team bezahlt hat, ein Regal mit Ernährungsbüchern zum Verkauf, Klienten, die alle drei Wochen wiederkommen, und am Quartalsende die Frage, was wirklich Geld bringt. In Klendr landet jede Beratung automatisch in all diesen Listen, nichts wird doppelt eingetippt.

• Buchhaltung und Rechnungen — nach der Beratung bekommt der Klient automatisch eine PDF-Rechnung mit MwSt.; für Firmen, die später zahlen, setzt du Zahlungsziel und Verzugszinsen. Einmal im Monat exportierst du alle Rechnungen als CSV und PDF-Archiv samt Stripe-Anzahlungen für deine Steuerberatung, die die eigentliche Buchführung übernimmt. Mehr zu Rechnungen und Zahlungen.
• Lagerverwaltung — Produkte zum Verkauf, etwa ein Kochbuch oder eine Küchenwaage, kommen auf dieselbe Rechnung wie die Beratung und verlassen sofort den Bestand. Verbrauchsmaterial hängt an der Leistung: Das gedruckte Ernährungstagebuch für jede Erstberatung wird mit jedem Termin abgebucht, und eine E-Mail meldet sich, wenn nur noch wenige da sind.
• Kundenkartei — eine Karte zeigt alle Beratungen, Format, Beträge und Ausfälle, daneben Notizen wie „vegetarisch, laktosefrei, trainiert dreimal pro Woche“. Das ist ein Arbeits-CRM, keine Patientenakte, und du kannst die ganze Kartei exportieren.
• Auswertungen — die Analytics zeigen Umsatz, Gewinn nach Materialkosten, gearbeitete Stunden, die vollsten Wochentage und deine gefragtesten Beratungen. So siehst du, ob Online-Folgetermine oder Erstberatungen in der Praxis dein Geschäft tragen.
• Buchung und Erinnerungen — Klienten buchen über deinen Link, bekommen am Vortag eine Erinnerung per E-Mail und SMS und verschieben selbst.

Warum Online-Terminbuchung für Ernährungsberater die erste Stunde spart

Die Entscheidung für eine Ernährungsberatung fällt meist abends, nach ein paar Artikeln, und dann kommt die Nachricht: „Geht das auch online? Wie lange dauert das erste Treffen? Was soll ich mitbringen?“ Bis du am Morgen antwortest, hat die Hälfte die Lust verloren oder jemand anderen gefunden.

Eine Buchungsseite beantwortet alle drei Fragen sofort. Der Klient öffnet deinen Link aus Instagram, von deiner Website oder aus der Google-Suche, sieht Beratungen vor Ort und online mit Dauer, Preis und Beschreibung, wählt eine freie Zeit und bucht in vier Schritten ohne Konto. Die Beratung steht im Kalender, bevor du aufwachst.

Online- und Präsenzberatung als getrennte Leistungen

Lege die beiden Formate als eigene Leistungen an: „Erstberatung in der Praxis, 90 Min.“ und „Erstberatung online, 75 Min.“. Sie können unterschiedlich lang sein und unterschiedlich kosten, und der Klient sieht sofort, was was ist. Für Folgetermine gilt dasselbe. In die Beschreibung der Online-Leistung schreibst du, welches Video-Tool du nutzt.

Videoanrufe sind in Klendr nicht eingebaut. Den Link zu Zoom, Google Meet oder einem WhatsApp-Videoanruf schickst du selbst, zum Beispiel am Vorabend, oder du nutzt einen festen Raum und schreibst in die Beschreibung, dass der Link per Nachricht kommt. Buchung, Erinnerungen und Zahlung funktionieren für beide Formate gleich.

Eine lange Erstberatung, auf die der Klient vorbereitet ist

Das erste Treffen ist das längste: Essgewohnheiten, Tagesablauf, Ziele, manchmal ein Ernährungstagebuch der letzten Tage. Plane 60 bis 90 Minuten ein und schreib in die Leistungsbeschreibung, was vorzubereiten ist, etwa „bitte 3 Tage Ernährungstagebuch führen und aktuelle Laborwerte mitbringen, falls vorhanden“.

Einen Fragebogen-Baukasten hat Klendr nicht. Wenn du mit einem Anamnesebogen arbeitest, schick ihn per E-Mail, sobald die Buchung da ist. Weil ein leerer 90-Minuten-Slot wehtut, kannst du eine Anzahlung über Stripe einschalten. Sie ist ein Prozentsatz für das ganze Konto und wird erstattet, wenn der Klient storniert.

Folgeberatung nach 2–4 Wochen

Ergebnisse einer Ernährungsumstellung zeigen sich über Wochen, deshalb kommen die meisten Klienten zwei bis vier Wochen nach dem ersten Treffen wieder. Am einfachsten buchst du den Folgetermin am Ende der Beratung: Kalender öffnen, einen Tag in drei Wochen suchen und den Termin hineinziehen, solange der Klient noch bei dir ist, vor Ort oder auf dem Bildschirm.

Wer sich später eine Zeit aussuchen will, bucht über deinen festen Link klendr.me/dein-name. Automatische Nachrichten wie „Zeit für deine Folgeberatung“ verschickt Klendr nicht, aber jeder gebuchte Folgetermin bekommt am Vortag eine Erinnerung per E-Mail und SMS, und der Klient kann ihn über den Link in der E-Mail verschieben.

Was eine Ernährungsberatung in Klendr bekommt

Die Beratungen des Tages siehst du schon vor dem Losgehen im Handy-Browser oder in der Android-App.

• Buchungsseite — für Instagram-Bio, Website und E-Mail-Signatur, oder direkt in deine Website eingebettet mit dem WordPress-Plugin, Wix, Shopify oder Tilda.
• Erinnerungen — Bestätigung per E-Mail sofort und Erinnerung per E-Mail und SMS am Vortag, in der Sprache des Klienten. Siehe Benachrichtigungen.
• Kalender — Praxistage und Online-Tage, Pausen, Urlaub und abwechselnde Wochen in einem Kalender, synchronisiert mit Google Calendar und Apple Calendar.
• Anzahlung — ein Teil des Preises wird bei der Buchung über Stripe bezahlt, damit lange Erstberatungen nicht verloren gehen. Mehr zu Zahlungen.
• E-Mail-Newsletter — schreib allen Klienten, einer Auswahl oder einer Sprachgruppe, zum Beispiel über freie Termine im Januar.

Beispiel-Preisliste einer Ernährungsberatung in Klendr

So sehen die Beratungen auf der Buchungsseite aus. Online- und Praxisformat sind eigene Zeilen, jede mit ihrer eigenen Dauer im Kalender.

Die Preise sind Beispiele für das Baltikum; Formate, Dauer und Preise legst du selbst fest.

So startest du Online-Terminbuchung als Ernährungsberater

1. 1
   Registrieren

   Dein Konto steht in wenigen Minuten; in den ersten 14 Tagen nutzt du alles kostenlos, ohne Kartenangabe.

2. 2
   Beide Formate anlegen

   Lege Erst- und Folgeberatung jeweils als Praxis- und als Online-Leistung an, mit einer Beschreibung, was vorzubereiten ist.

3. 3
   Zeiten festlegen

   Markiere die Praxistage, die Stunden für Online-Beratung, Pausen und Urlaub.

4. 4
   Erinnerungen und Anzahlung einschalten

   Schalte SMS-Erinnerungen ein und entscheide, ob eine Anzahlung für Erstberatungen sinnvoll ist.

5. 5
   Link dort platzieren, wo man dich findet

   Setz ihn in die Instagram-Bio, auf die Website und ins Google-Profil und schick ihn allen, die fragen „wie kann ich buchen?“.

Fragen zum Terminplaner für Ernährungsberater