Buchungsseite für Fotografen

Mehr als Online-Terminbuchung für Fotografen: dein Fotobusiness in einem Kalender

Ein Shooting endet nicht, wenn die Kamera aus ist. Danach kommen die Rechnung an die Firma mit den Team-Porträts, das versprochene Album für die Familie, die Anzahlung, die du in Stripe suchen musst, und die Frage, ob sich die Herbst-Mini-Sessions gelohnt haben. Klendr hält diesen Papierkram neben den Terminen, sodass am Monatsende alles für deine Buchhaltung bereitliegt.

• Buchhaltung und Rechnungen — nach dem Shooting geht automatisch eine PDF-Rechnung mit MwSt. raus, auf Wunsch mit Zahlungsziel und Verzugszinsen. Zum Monatsende exportierst du alle Rechnungen als CSV und PDF-Archiv und lädst die Anzahlungen aus Stripe für deinen Steuerberater herunter. Die Bücher führt weiter dein Steuerberater, Klendr liefert ihm saubere Shooting-Belege. Mehr unter Zahlungen und Rechnungen.
• Lagerverwaltung — Fotoalben, Rahmen, USB-Sticks und Print-Pakete legst du als Produkte an und verkaufst sie auf derselben Rechnung wie das Shooting. Hintergrundpapier und Requisiten, die pro Session draufgehen, hängst du als Material an die Leistung, und eine E-Mail meldet niedrigen Bestand, bevor das Weihnachtsgeschäft losgeht.
• Kundenkartei — für jede Familie und jede Firma eine Karte mit allen Shootings, bezahlten Beträgen, Nichterscheinen und deinen Notizen wie „mag natürliches Licht, der Hund kommt mit".
• Auswertungen — Umsatz pro Monat, Kosten für Alben und Drucke, Gewinn, gebuchte Shooting-Stunden, Auslastung nach Tagen und deine Top-Shootings. So siehst du sofort, ob Studio-Porträts oder Mini-Session-Tage mehr bringen. Mehr in der Auswertung.
• Online-Buchung und Erinnerungen — Buchungsseite, SMS-Erinnerungen und die Anzahlung für den Termin laufen im selben System, siehe Buchungsseite.

Warum Online-Terminbuchung für Fotografen deine Wochenenden rettet

Im Postfach eines Fotografen landen immer dieselben drei Fragen: Ist das Datum frei, was kostet ein Familienshooting, geht es auch draußen? Die Antworten kosten Stunden, die du lieber in die Bildbearbeitung steckst, und während du mit der Kamera beim Shooting bist, bucht das Paar, das deinen einzigen freien Sonntag im Mai wollte, jemand anderen.

Eine Buchungsseite beantwortet diese Fragen für dich. Jede Shooting-Art hat Beschreibung, Preis, Dauer und Bilder aus deinem Portfolio, und der Kalender zeigt nur die Zeiten, in denen du wirklich verfügbar bist. Der Kunde bucht in vier Schritten am Handy, ohne App und ohne Konto, und du findest das Shooting mit Name und Telefonnummer in deinem Kalender.

Studio-Shootings und Outdoor-Termine

Im Studio ist ein Porträt-Shooting einfach: 60 Minuten im Kalender, danach der nächste Kunde. Draußen ist das Fotografieren nur ein Teil der Zeit, denn du fährst hin, suchst das Licht und fährst zurück. Eine eigene Einstellung für Fahrzeit hat Klendr nicht, also pack sie in die Leistung: Ein „Familienshooting draußen" mit einer Stunde Fotografieren wird eine Leistung mit 120 Minuten, und in der Beschreibung steht „ca. 60 Minuten Shooting, Anfahrt inklusive".

Das Buchungsformular fragt nur Name, Telefon und E-Mail ab, den genauen Ort klärt ihr also danach. Ruf an oder schreib über die Nummer aus der Buchung, und halte Details wie „Strand Pirita, zwei Kinder und ein Hund, wollen Goldene Stunde" in den Notizen der Kundenkartei fest. Kommt dieselbe Familie nächstes Jahr wieder, sind Notizen und Besuchshistorie schon da.

Saisonale Mini-Sessions an einem Wochenende

Weihnachten, Kirschblüte und Herbstlaub sind die klassischen Mini-Session-Saisons: ein Set, ein Wochenende, zwanzig Minuten pro Familie. Leg eine Leistung „Weihnachts-Mini-Session" mit 20 Minuten an und öffne über den Plan für einzelne Tage genau diese Tage mit genau diesen Startzeiten, zum Beispiel 10:00, 10:30, 11:00 und so weiter. An allen anderen Tagen hat die Leistung einfach keine freien Zeiten.

Dann sag es weiter. Eine E-Mail-Kampagne aus Klendr geht an alle Kunden oder eine ausgewählte Gruppe, mit Link zur Buchungsseite und Abmeldelink. Für Kunden, die lieber Messenger nutzen, kopierst du deine freien Zeiten als Text in WhatsApp oder Instagram. Je voller es wird, desto weniger zeigt die Seite an, und zwei Familien bekommen nie dasselbe 10:30.

Eine Anzahlung, um den Termin zu sichern

Am meisten verlierst du, wenn ein gebuchter Samstag in letzter Minute abgesagt wird oder der Kunde einfach nicht kommt. Über Stripe kannst du bei der Buchung eine Anzahlung nehmen: einen Prozentsatz des Preises, einmal für das ganze Konto festgelegt, zum Beispiel 30 %. Wird der Termin abgesagt, wird die Anzahlung automatisch erstattet, und das freie Datum erscheint wieder auf deiner Seite.

Willst du nicht im Voraus kassieren, speichert der andere Modus die Karte des Kunden und belastet den Prozentsatz nur, wenn er nicht erscheint. Den Rest nimmst du am Shooting-Tag oder per PDF-Rechnung aus Klendr. Beide Modi stehen unter Zahlungen.

Was Fotografen in Klendr bekommen

Das nächste Shooting siehst du am Handy im Browser oder in der Android-App aus Google Play.

• Buchungsseite mit deinen Bildern — jede Shooting-Art mit Portfolio-Fotos, Preis und Dauer unter klendr.me/dein-name für Instagram, Website und Google-Profil. Mehr zur Buchungsseite.
• Erinnerungen vor dem Shooting — Bestätigung sofort und Erinnerung am Vortag per E-Mail und SMS, damit niemand sein Outfit vergisst. Mehr unter Benachrichtigungen.
• Kalender — Tages-, Wochen- und Monatsansicht, gesperrte Bearbeitungstage, Urlaub, Plan für einzelne Tage und Shootings per Ziehen verschieben. Mehr zum Kalender.
• Sync mit Google Calendar und Apple Calendar — Shootings erscheinen am Handy neben deinen privaten Plänen.
• Auf deiner Portfolio-Website — das Buchungsformular per WordPress-Plugin, Wix, Shopify oder Tilda.

Beispiel-Preisliste eines Fotografen in Klendr

So sehen Shooting-Arten auf der Buchungsseite eines Fotografen aus. Die Dauer enthält Anfahrt und Aufbau, damit der Kalender das nächste Shooting nie in deine Rückfahrt legt.

Die Preise sind Beispiele fürs Baltikum, jeder Fotograf legt seine eigenen fest.

So startest du die Online-Buchung für deine Fotografie

1. 1
   Anmelden

   Dein Konto steht in wenigen Minuten, und 14 Tage lang testest du gratis und ohne Karte.

2. 2
   Shooting-Arten anlegen

   Studio, Outdoor, Mini-Sessions — mit Preis, Portfolio-Foto und einer Dauer, die die Anfahrt enthält.

3. 3
   Shooting-Tage markieren

   Leg deine Shooting-Tage fest, sperre Bearbeitungstage und Urlaub und öffne Mini-Session-Termine mit genauen Startzeiten.

4. 4
   Über die Anzahlung entscheiden

   Schalte SMS-Erinnerungen ein und wähle Anzahlung oder Ausfallgebühr für Terminbuchungen.

5. 5
   Link teilen

   Setz den Link in deine Instagram-Bio, auf deine Portfolio-Seite und in deine Mail an frühere Kunden.

Fragen zum Buchungstool für Fotografen