Buchungssystem für Spas und Wellness

Mehr als Online-Buchung: Buchhaltung, Lager und Kundenkartei fürs Spa in einem Kalender

Hinter jeder Spa-Buchung steckt Verwaltung: Das Ritual verbraucht Öl, Peeling und eine Packung, der Gast nimmt eine Körpercreme mit, eine Firma will eine Rechnung für ihren Teamtag, und am Monatsende wartet dein Steuerbüro auf die Belege. In Klendr hängt all das am selben Kalendertermin — Buchung, Rechnung, Materialverbrauch und Auswertung liegen an einem Ort.

• Rechnungen und Buchhaltung — nach dem Ritual geht dem Gast automatisch eine PDF-Rechnung mit MwSt. zu, der Firma mit Teamtag eine Rechnung mit Zahlungsziel. Einmal im Monat exportierst du alle Rechnungen als CSV und PDF-Archiv für die Buchhaltung, dazu die Anzahlungen aus Stripe. Klendr liefert Verkaufsdaten und Belege, die Buchführung selbst bleibt bei deinem Steuerbüro. Mehr zu Rechnungen und Zahlungen.
• Lagerverwaltung — jedem Ritual gibst du eine Materialrezeptur: 40 ml Massageöl, 150 g Salzpeeling, eine Algenpackung, ein Paar Einwegslipper. Jede Buchung bucht das Material selbst ab, verkaufte Körpercremes und Kerzen laufen über die Rechnung, und eine E-Mail warnt dich, bevor im Hamam die Schaumseife ausgeht.
• Kundenkartei — alle Besuche, Rituale, Beträge und No-Shows auf einer Karte, dazu deine Notizen: Lieblingsduft, wärmerer Raum, Geburtstagsüberraschung, Gutscheinnummer. Die Kartei lässt sich jederzeit exportieren.
• Auswertungen — Umsatz, Kosten für Öle und Packungen, Gewinn, gearbeitete Stunden, Auslastung nach Wochentagen sowie Top-Rituale und Top-Gäste — du siehst, an welchen Werktagen die Räume leer stehen. Zu den Auswertungen.

Warum sich ein Buchungssystem für Spas rechnet

Ein Spa verkauft Zeit in großen Stücken. Eine Buchung kann 150 Minuten Raum, Therapeutin und einen Stapel Handtücher binden, und ein leerer Samstagnachmittag lässt sich nicht zweimal verkaufen. Trotzdem kommen die meisten Anfragen noch per Instagram-Nachricht — „zwei Personen, Samstag gegen 14 Uhr, etwas Entspannendes“ — und die Antwort kommt Stunden später, weil im ruhigen Behandlungsraum niemand ans Telefon geht.

Auf der Online-Buchungsseite sieht der Gast deine Rituale mit Fotos, Preisen und Dauer, wählt eins aus und sieht nur die Zeiten, in die es wirklich passt. Der Gast braucht dafür vier Schritte und weder App noch Kundenkonto. Dein Team findet den Termin im Kalender, und der Gast hat die Bestätigungsmail schon im Postfach.

Rituale von 90–180 Minuten und Behandlungen für Paare

Lege jedes Ritual als eine Leistung mit voller Dauer an und beschreibe die Schritte: „Fußbad, Salzpeeling, Algenpackung, Ruhe mit Tee — 150 Minuten“. Der Kalender hält die ganze Zeit als einen Block, sodass niemand eine kurze Behandlung in die Mitte quetscht. Brauchen Gäste Zeit zum Umziehen und Duschen, rechne sie in die Dauer ein und schreib es dazu.

Gäste, die ihren Besuch lieber selbst zusammenstellen, können mehrere Leistungen in einen Termin legen — Hamam, dann Peeling, dann Fußritual — und Klendr addiert die Minuten. Halbtagesprogramme mit 180 Minuten funktionieren genauso; in der Wochenansicht siehst du sofort, an welchen Tagen schon lange Buchungen stehen und wo noch eine dreistündige Lücke frei ist.

Ein Ritual für zwei ist eine eigene Leistung mit eigenem Preis — „Ritual für zwei, 120 Minuten, €260“ — und keine zwei Buchungen, die jemand von Hand zusammenführen muss. Das Paar bucht einmal, bekommt eine Bestätigung und eine Erinnerung, und der Kalender blockt die Paar-Suite für das ganze Ritual.

Jeder Termin in Klendr liegt in genau einem Kalender. Arbeiten zwei Therapeuten in der Paar-Suite, buche das Ritual im Kalender der Suite oder der leitenden Therapeutin und blocke dieselben Stunden im Kalender der zweiten Person mit einer Pause. Schreib es auch in die Beschreibung — „zwei Therapeuten, ein Raum“ —, damit die Gäste wissen, was sie erwartet.

Mehrere Räume und Therapeuten im Tarif Team

Im Tarif Team hat das Spa einen gemeinsamen Kalender und eine Buchungsseite für alle. Viele legen jede Therapeutin als Teammitglied an; andere legen die Räume an — „Hamam“, „Paar-Suite“, „Behandlungsraum 2“ —, wenn der Raum der Engpass ist. Jedes Mitglied hat eigene Zeiten, so kann der Hamam nur am Wochenende offen sein, während die Behandlungsräume die ganze Woche laufen.

Doppelbuchungen sind in jedem Kalender gesperrt, und du legst fest, welche Leistungen jedes Mitglied anbietet: Rituale für zwei nur in der Paar-Suite, Schaumpeeling nur im Hamam. Betreibst du zusätzlich einen Spa-Bereich in einem Hotel am anderen Ende der Stadt, unterstützt Team mehrere Standorte, und jede Therapeutin ist ihrem Arbeitsort zugeordnet.

Was dein Spa in Klendr bekommt

Der Empfang sieht den ganzen Tag am Computer, die Therapeuten schauen auf dem Handy nach dem nächsten Gast — im Browser oder in der Android-App.

• Buchungsseite mit Fotos — Rituale mit Bildern, Preisen und Dauer auf klendr.me/dein-spa, in Instagram, auf Google Maps und auf deiner Website über das WordPress-Plugin, Wix, Shopify oder Tilda.
• Anzahlung für lange Rituale — über Stripe wird bei der Buchung ein Prozentsatz eingezogen oder die Karte für eine No-Show-Gebühr gespeichert. Ein Prozentsatz gilt fürs ganze Konto, bei Stornierung wird die Anzahlung erstattet. Mehr zu Zahlungen.
• Erinnerungen — Bestätigungsmail sofort und Erinnerung per E-Mail und SMS am Vortag, in der Sprache des Gastes. Mehr zu Benachrichtigungen.
• Gemeinsamer Kalender — Tag, Woche und Monat, Farbe pro Leistung, Drag & Drop, Pausen, Urlaub und A/B-Wochen. Sieh dir den Kalender an.

Feiertage, Wochenenden und Gutscheine

Die Nachfrage im Spa kommt in Wellen: Valentinstag, Muttertag, die Wochen vor Weihnachten und jeder Samstagnachmittag. Öffne für diese Daten zusätzliche Stunden über den Plan für einzelne Daten und schick ein paar Wochen vorher eine E-Mail-Kampagne — „Rituale für zwei im Februar: freie Termine“ — an alle Gäste, ausgewählte oder nach Sprache. Jede Mail hat einen Abmeldelink.

Gutscheine oder Geschenkkarten verkauft Klendr nicht, ein Bonuspunkte-Programm gibt es auch nicht. Verkaufst du Gutscheine am Empfang oder im eigenen Webshop, mach das weiter; meldet sich die beschenkte Person, buchst du das Ritual selbst in den Kalender oder schickst ihr deinen Buchungslink und notierst die Gutscheinnummer in der Gästekarte.

Beispiel-Preisliste für ein Spa in Klendr

So sehen Spa-Rituale auf der Buchungsseite aus. Die Dauer ist die Zeit, in der der Raum belegt ist — ein Programm mit 180 Minuten blockt den Nachmittag, und nichts anderes landet darin.

Die Preise sind Beispiele aus dem Baltikum; dein Spa legt Rituale, Dauer und Preise selbst fest.

So startest du die Online-Buchung in deinem Spa

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   Kostenlosen Test starten

   Eröffne ein Konto auf klendr.me: zwei Wochen gratis, Kartendaten werden nicht abgefragt.

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   Rituale beschreiben

   Lege jedes Ritual und jede Behandlung mit voller Dauer, Preis, Fotos und den Schritten in der Beschreibung an; Rituale für zwei als eigene Leistungen.

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   Team oder Räume anlegen

   Im Tarif Team lädst du Therapeuten ein oder legst Räume als Mitglieder an und gibst jedem Zeiten und Leistungen.

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   Lange Buchungen absichern

   Schalte SMS-Erinnerungen und Anzahlung oder No-Show-Gebühr ein, damit ein 150-Minuten-Ritual nicht leer bleibt.

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   Buchungsseite teilen

   Setz den Link in Instagram, Google Maps und auf deine Website — und in die Mail an alle mit Gutschein.

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