Buchungsseite für Psychologen

Mehr als Online-Terminbuchung für Psychologen: die Verwaltung deiner Praxis an einem Ort

Der Papierkram am Abend dreht sich selten um die Sitzungen selbst: Welcher Arbeitgeber braucht noch eine Rechnung für März, wie viele Termine hatte ein Klient dieses Jahr, sind die Dienstagabende voll genug? Klendr beantwortet das aus dem Kalender, in den deine Klienten ohnehin buchen, sodass die Verwaltung kurz bleibt und getrennt von der therapeutischen Arbeit.

• Rechnungen und Buchhaltung — eine PDF-Rechnung pro Sitzung geht nach der Stunde automatisch an den Klienten oder mit Zahlungsziel an einen Arbeitgeber; MwSt. steht darauf, wenn du umsatzsteuerpflichtig bist. Monatlich exportierst du die Rechnungen als CSV und PDF-Archiv, dazu Anzahlungen und Ausfallgebühren aus Stripe, für dein Steuerbüro. Klendr bereitet die Unterlagen vor, die Buchhaltung bleibt beim Steuerbüro. Mehr zu Rechnungen und Zahlungen.
• Lagerverwaltung — wenn du Arbeitshefte, Bücher oder Kartensets für die Sitzung verkaufst oder ausgibst, leg sie als Produkte an: Ein Verkauf kommt auf die Sitzungsrechnung, und wenn nur noch wenige Exemplare da sind, kommt eine E-Mail.
• Kundenkartei — Daten aller Sitzungen, Format, Beträge, ausgefallene Termine und eine Zeile praktischer Notizen auf einer Karte. Das ist ein Terminverlauf, keine klinische Dokumentation, und er lässt sich exportieren.
• Auswertungen — Einnahmen, Arbeitsstunden, Sitzungen pro Woche, die meistgebuchten Formate und deine regelmäßigsten Klienten in der Auswertung, hilfreich für die Planung von Fallzahl und Supervision.

Warum Online-Terminbuchung für Psychologen die Schwelle senkt

Für viele Menschen ist der erste Kontakt das Schwierigste an einer Therapie. Einen Fremden anzurufen und zu erklären, warum man Hilfe braucht, kostet Überwindung, und auf ein „Bitte ruf mich zurück" auf der Mailbox folgt oft nichts mehr. Eine Buchungsseite nimmt diesen Moment weg: Die Person liest über dich, sieht Sitzungsarten und Honorar und bucht, wenn sie so weit ist, auch um Mitternacht.

Für dich heißt das weniger Unterbrechungen. In der Sitzung bleibt das Telefon stumm, und die zehn Minuten danach brauchst du für Notizen und einen Atemzug, nicht für Nachrichten wie „Hast du nächste Woche etwas frei?". Der Termin steht einfach im Kalender, mit Name, Telefon und E-Mail.

Die 50-Minuten-Stunde, wöchentliche Klienten und Online-Sitzungen

Die meisten Therapeuten arbeiten mit 50-minütigen Sitzungen und einer kurzen Lücke für die Dokumentation. Eine eigene Puffereinstellung hat Klendr nicht, also leg die Leistung mit 60 Minuten an und schreib „Sitzung 50 Minuten" in die Beschreibung: Der Klient weiß, was ihn erwartet, und niemand kann in deine Schreibzeit gebucht werden.

Klienten in längerer Therapie kommen meist jede Woche zur gleichen Zeit. Am Ende der Sitzung trägst du den nächsten Termin in wenigen Sekunden selbst ein, oder der Klient bucht ihn über deinen festen Link klendr.me/dein-name. Arbeitest du nur jede zweite Woche abends, halten die wechselnden A/B-Wochen beide Pläne in einem Kalender, und der Plan für einzelne Tage deckt Feiertage und Supervisionstage ab.

Leg „Online-Sitzung" als eigene Leistung mit eigenem Preis und eigener Dauer neben der Sitzung in der Praxis an. Der Klient wählt das Format gleich im ersten Schritt, und du siehst im Kalender, welche Stunde im Raum und welche am Bildschirm stattfindet.

Eingebaute Videoanrufe hat Klendr nicht. Die Sitzung führst du im Tool, das du schon nutzt, etwa Zoom, Google Meet oder Teams, und den Link schickst du dem Klienten selbst, zum Beispiel per E-Mail, sobald die Buchung da ist. Mit der Synchronisierung mit Google Calendar oder Apple Calendar steht die Sitzung neben deinen privaten Terminen, und du kannst den Link dort am Eintrag hinterlegen.

Diskretion auf der Buchungsseite und in der Kundenkartei

Die Buchungsseite zeigt nur freie Zeiten. Ein Klient sieht nie, wer sonst gebucht hat oder weshalb, und zum Buchen braucht niemand ein Konto: Name und Telefon reichen, die E-Mail ist freiwillig.

In der Kundenkartei kannst du kurze Arbeitsnotizen führen und die Besuchshistorie sehen. Das sind deine eigenen Notizen in einem Terminplaner, keine Patientenakte und keine klinische Dokumentation. Schreib also nur auf, was du für die Planung wirklich brauchst, etwa „lieber online am Donnerstag" oder „Rechnung an den Arbeitgeber". Ausführliche Fallnotizen bleiben dort, wo du sie heute führst. Die Klientenliste lässt sich jederzeit exportieren.

Kurzfristige Absagen und ausgefallene Sitzungen

Eine leere Stunde kostet eine Einzelpraxis ein volles Honorar. Eine Erinnerung per E-Mail und SMS am Vortag gibt dem Klienten Zeit, die Sitzung über den Link in der Bestätigungsmail zu verschieben, statt einfach nicht zu erscheinen, und die frei gewordene Stunde öffnet sich auf deiner Buchungsseite für jemanden, der wartet.

Hast du eine Ausfallregelung, unterstützt Klendr sie über Stripe. Du wählst für das ganze Konto einen von zwei Modi: eine Anzahlung, bei der ein Prozentsatz des Preises bei der Buchung eingezogen und bei Absage erstattet wird, oder eine Ausfallgebühr, bei der die Karte hinterlegt und der Prozentsatz nur belastet wird, wenn der Klient nicht kommt. Mehr dazu unter Zahlungen.

Was deine Praxis in Klendr bekommt

Alles läuft im Browser auf Handy oder Laptop, für Android gibt es eine App bei Google Play.

• Eine ruhige Buchungsseite — Foto, kurze Vorstellung, Sitzungsarten und Honorare unter einem Link für Website, Google-Profil und Therapeutenverzeichnisse. So funktioniert die Buchungsseite.
• Erinnerungen in der Sprache des Klienten — Bestätigung sofort und Erinnerung am Vortag per E-Mail und SMS. Details unter Benachrichtigungen.
• Kalender für Stammklienten — Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Pausen, Urlaub, A/B-Wochen und Termine per Ziehen verschieben. Mehr zum Kalender.
• Auf deiner Website — das Buchungsformular per WordPress-Plugin, Wix, Shopify oder Tilda einbinden.

Beispiel-Preisliste einer psychologischen Praxis in Klendr

So sehen Sitzungsarten auf der Buchungsseite einer Praxis aus. Die Dauer enthält die Lücke für Notizen, damit der Kalender diese Zeit immer freihält.

Die Preise sind nur ein Anhaltspunkt fürs Baltikum, jede Praxis legt ihre eigenen fest.

So startest du die Online-Terminbuchung in deiner Praxis

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   Registrieren

   Dein Konto steht in wenigen Minuten. Deine Praxis testet die ersten 14 Tage kostenlos, eine Karte brauchst du nicht.

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   Sitzungen beschreiben

   Lege Erstgespräch, Einzel-, Online- und Paarsitzung mit Dauer, Preis und ein paar ruhigen Worten an.

3. 3
   Sprechzeiten festlegen

   Markiere Praxistage, Pausen zwischen den Sitzungen, Supervisionstage und Urlaub.

4. 4
   Erinnerungen und Absagen klären

   Schalte SMS-Erinnerungen ein und, wenn deine Regelung es vorsieht, Anzahlung oder Ausfallgebühr.

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   Link veröffentlichen

   Setz klendr.me/dein-name auf deine Website, ins Google-Profil und in Verzeichnisse.

Fragen zum Terminplaner für Psychologen