Online-Terminbuchung für Physiotherapie-Praxen

Mehr als Online-Terminbuchung: Buchhaltung und Lager der Physiotherapie-Praxis in einem Kalender

Eine Privatpraxis besteht nicht nur aus Terminen. Rechnungen müssen raus, jemand muss merken, dass das Kinesio-Tape knapp wird, sich an die sechs Sitzungen einer Serie erinnern und wissen, ob der Monat die Raummiete eingespielt hat. In Klendr hängt das alles an denselben Terminen, die schon im Kalender stehen, also tippst du nichts doppelt ein.

• Buchhaltung und Rechnungen — nach der Behandlung bekommt der Selbstzahler automatisch eine PDF-Rechnung, mit MwSt. dort, wo sie anfällt (etwa auf verkaufte Bänder), auf Wunsch mit Zahlungsfrist und Verzugszinsen; die kann er zum Beispiel bei seiner Zusatzversicherung einreichen. Am Monatsende exportierst du alle Rechnungen als CSV und PDF-Archiv, dazu die Anzahlungen aus Stripe, für deine Steuerberatung. Klendr liefert die Unterlagen, die Buchhaltung selbst bleibt dort. Mehr zu Zahlungen und Rechnungen.
• Lagerverwaltung — Kinesio-Tape, Massagecreme und Einmalauflagen für die Liege legst du als Verbrauchsmaterial an und verknüpfst sie mit der Leistung, so bucht jedes Tapen sein Tape automatisch ab. Widerstandsbänder, Faszienrollen und Massagebälle verkaufst du über dieselbe Rechnung, und eine E-Mail meldet dir, wenn Rolle oder Karton fast leer ist.
• Kundenkartei mit Historie — jede Sitzung einer Reha-Serie, Leistung, bezahlter Betrag, verpasste Termine und deine Arbeitsnotizen (keine Patientenakte) auf einer Karteikarte; die Kartei lässt sich jederzeit exportieren.
• Auswertungen — Umsatz, Materialkosten, Gewinn und geleistete Stunden pro Therapeutin, starke und schwache Wochentage, die meistgebuchten Leistungen und Stammpatienten. Siehe Auswertungen.

Warum Online-Terminbuchung für Physiotherapie deine Abende frei macht

Physiotherapie ist Handarbeit. Während du eine steife Schulter mobilisierst oder jemandem nach der Knie-OP beim Kniebeugen zusiehst, vibriert das Handy in der Tasche, und jeder verpasste Anruf ist ein Mensch mit Schmerzen, der gleich die nächste Praxis auf Google Maps anruft. Nach dem letzten Patienten telefonierst du zurück, statt Feierabend zu machen.

Eine Buchungsseite beantwortet die üblichen Fragen selbst: Ist Dienstag nach der Arbeit noch etwas frei, wie lange dauert der erste Termin, was kostet er. Der Patient öffnet deinen Link, sieht nur echte freie Zeiten und bucht in vier Schritten, ohne App und ohne Konto. Die Bestätigung geht sofort per E-Mail raus, der Termin steht in deinem Kalender.

Erstbefundung, Folgetermine und Behandlungsserien

Der erste Termin ist anders als alle weiteren: Anamnese, Bewegungstests, erste Behandlung und Übungsplan. Das sind schnell 60 Minuten, ein Folgetermin passt in 30 oder 45. Lege beides als eigene Leistungen mit eigener Dauer und eigenem Preis an und fasse sie in einer Gruppe zusammen. In die Beschreibung der Erstbefundung schreibst du „für alle, die zum ersten Mal kommen“, dann wählt jeder den passenden Slot.

Bucht ein neuer Patient trotzdem einen 30-minütigen Folgetermin, öffnest du den Termin und tauschst die Leistung, dann blockiert der Kalender die längere Zeit. Einen eigenen Puffer zwischen Patienten gibt es in Klendr nicht. Wenn du nach jeder Behandlung dokumentierst, rechne diese Minuten in die Dauer der Leistung ein.

Reha ist selten nach einem Termin vorbei. Typisch sind sechs bis zehn Behandlungen, ein- oder zweimal pro Woche. Am Ende der Behandlung, während der Patient die Schuhe anzieht, ziehst du den nächsten Termin in den Kalender, oder er bucht ihn später selbst über deinen festen Link klendr.me/dein-name. Die Besuchshistorie in der Kundenkarte zeigt, wie viele Termine der Serie schon erledigt sind.

Jeder Termin der Serie bekommt seine eigene Erinnerung per E-Mail und SMS am Vortag, in der Sprache des Patienten. Kommt etwas dazwischen, verschiebt oder storniert der Patient genau diesen Termin über den Link in der E-Mail, und die frei gewordene Zeit ist sofort für andere buchbar. Vorausbezahlte Pakete gibt es in Klendr nicht, die Serie rechnest du also weiter so ab wie bisher.

Arbeitsnotizen statt Patientenakte

In der Kundenkarte kannst du neben der Besuchshistorie kurze Arbeitsnotizen führen: „rechtes Knie, 8 Wochen nach Kreuzband-OP, noch kein Laufen, Heimübungen 1–4“. Bucht der Patient wieder, hast du die Notiz vor Augen, bevor er zur Tür hereinkommt.

Klendr ist ein Buchungstool mit Notizblock, keine Software für Patientenakten, und erhebt keinen Anspruch, Vorgaben für medizinische Dokumentation zu erfüllen. Wenn deine Arbeit eine offizielle Patientenakte verlangt, führe sie im dafür vorgesehenen System. In Klendr schreibst du nur auf, was du zum Planen und Durchführen des Termins brauchst.

Praxis mit mehreren Therapeuten und Räumen

Im Team-Tarif hat jede Physiotherapeutin ihren eigenen Plan im gemeinsamen Kalender, die Praxis hat eine Buchungsseite, und der Patient wählt eine Therapeutin oder einfach den nächsten freien Termin. Mehrere Adressen werden ebenfalls unterstützt: Wer in zwei Praxen arbeitet, wird nur dort angeboten, wo er an dem Tag wirklich ist.

Klendr plant Zeit nach Therapeuten, nicht nach Räumen. Teilen sich zwei einen Behandlungsraum, teilt ihr ihn nach Tagen auf oder nutzt abwechselnde A/B-Wochen, damit sich die Zeiten nie überschneiden.

Was eine Physiotherapie-Praxis in Klendr bekommt

Zwischen zwei Patienten siehst du den nächsten Termin im Handy-Browser oder in der Android-App aus Google Play.

• Buchungsseite — dein Link im Google-Profil, auf der Praxis-Website und als QR-Code am Empfang. So funktioniert die Online-Buchung.
• Erinnerungen — Bestätigung sofort und Erinnerung am Vortag per E-Mail und SMS, damit eine einstündige Erstbefundung nicht leer bleibt. Mehr unter Benachrichtigungen.
• Kalender — Tag, Woche, Monat, Pausen, Urlaub, Pläne für einzelne Daten und Drag-and-drop. Alles zum Kalender.
• Anzahlung oder Ausfallgebühr — ein Prozentsatz für das ganze Konto, per Stripe bei der Buchung oder nur bei Nichterscheinen eingezogen. Mehr zu Zahlungen.
• Synchronisierung mit Google Calendar und Apple Calendar — Patienten neben deinen privaten Terminen.

Beispiel-Preisliste einer Physiotherapie-Praxis in Klendr

So sehen die Leistungen einer Privatpraxis auf der Buchungsseite aus. Die Dauer sagt dem Kalender, wie viel Zeit er für jeden Termin frei hält.

Die Preise sind Beispiele für das Baltikum; jede Praxis legt ihre Leistungen, Dauer und Preise selbst fest.

So startest du Online-Terminbuchung in deiner Praxis

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   Konto anlegen

   Die Registrierung dauert ein paar Minuten, und das ganze Praxis-Setup testest du 14 Tage ohne Kreditkarte.

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   Erst- und Folgetermine anlegen

   Lege Erstbefundung, Folgetermine und weitere Behandlungen mit Dauer, Preis und kurzer Beschreibung an, für wen sie gedacht sind.

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   Sprechzeiten eintragen

   Trage Arbeitstage, Mittagspause, Urlaub und die Tage in einer anderen Praxis ein. Im Team pflegt jede Therapeutin ihre eigenen Zeiten.

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   Erinnerungen einschalten

   Schalte Erinnerungen per E-Mail und SMS ein und entscheide, ob du eine Anzahlung oder eine Ausfallgebühr willst.

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   Link teilen

   Setze den Link ins Google-Profil und auf die Website, schick ihn Patienten nach dem ersten Termin und druck einen QR-Code für den Empfang.

Fragen zum Terminplaner für Physiotherapeuten