Ajanvarausjärjestelmä kauneushoitolalle ja koko tiimille

Enemmän kuin ajanvaraus: kauneushoitolan kirjanpito, varasto ja raportit yhdessä

Jokaisen hoitolan varauksen takana on lisää työtä: lasku, muutama gramma väriä tai geelipohjaa, asiakaskortti ja rivi kuukausiraportissa. Klendr liittää ne itse varaukseen, joten vastaanotto ei näppäile päivää Exceliin ja omistaja näkee koko yrityksen — kaikki tekijät ja palvelualueet — yhdeltä näytöltä.

• Laskut ja kirjanpito — käynnin jälkeen asiakkaalle lähtee automaattisesti PDF-lasku ALV:lla ja hoitolan tiedoilla, teki työn kuka tahansa, eräpäivän ja viivästyskoron kera. Kuun lopussa viet kaikki laskut CSV:nä ja PDF-arkistona kirjanpitäjälle, lisäksi Stripen ennakkomaksut. Kirjanpito-ohjelmaa Klendr ei korvaa, mutta aineisto on valmiina. Lue laskuista ja ennakkomaksusta.
• Varastonhallinta — yksi yhteinen varasto koko tiimille: hiusväri ja hapete, geelilakka, kulmaväri, vaha, kertakäyttöpyyhkeet. Palveluun liitetään materiaaliresepti, ja jokainen manikyyri tai tyviväri vähentää oman osuutensa itse. Shampoon tai käsivoiteen myyt laskun kautta, ja ilmoitus vähäisestä saldosta tulee ennen kiireistä lauantaita.
• Asiakasrekisteri — yksi kortti asiakasta kohden kaikilla tekijöillä: kuka leikkasi, kuka teki kynnet, paljonko hän maksoi, jäikö käynti väliin, muistiinpanot kuten värikaava tai geeliallergia. Rekisterin voi viedä milloin tahansa.
• Raportit ja analytiikka — myynti, materiaalikulut, voitto ja tehdyt tunnit tekijöittäin, kuormitus päivittäin, suosituimmat palvelut ja asiakkaat. Näet, mikä tuoli tuottaa eniten tunnissa ja kannattaisiko palkata toinen kynsiteknikko. Katso raportit.

Yksi kalenteri kaikille tekijöille ja palvelualueille

Viiden tai kuuden työpisteen hoitolassa vastaanoton paperikalenteri lakkaa toimimasta sillä hetkellä, kun kaksi ihmistä soittaa yhtä aikaa. Kampaaja pitää asiakkaansa Instagramissa, kynsiteknikko WhatsAppissa, ja vastaanotto kokoaa kaikkea yhteen koko aamupäivän. Tuloksena on päällekkäisiä varauksia ja unohtuneita asiakkaita.

Tiimi-paketissa kaikki työskentelevät yhteisessä kalenterissa. Jokaisella tekijällä on oma sarakkeensa omine työaikoineen, taukoineen ja vapaapäivineen, ja vastaanotto näkee koko päivän yhdellä silmäyksellä: kuka on vapaana kello 14, mihin mahtuu 30 minuutin kulmien muotoilu, mikä tuoli jää torstaiaamuna tyhjäksi.

Tekijä, joka työskentelee vain tiistaisin ja perjantaisin tai vuorottelee viikkoja kollegan kanssa, asettaa sen kerran — A/B-viikot ja päiväkohtaiset aikataulut ovat valmiina. Hoitolan sivu näyttää täsmälleen ne tunnit, jolloin henkilö oikeasti on töissä.

Hoitolan sivu, jolla asiakas valitsee tekijän

Hoitolasi saa yhden linkin, klendr.me/hoitolasi, Instagramiin, Googleen ja oven viereen QR-koodiksi. Asiakas avaa sen, valitsee palvelualueen — hiukset, kynnet, kulmat, iho —, sitten palvelun ja lopuksi tietyn tekijän tai yksinkertaisesti ensimmäisen vapaan ajan.

Jokaiselle tekijälle määritetään vain ne palvelut, joita hän oikeasti tekee. Koloristia ei tarjota jalkahoitoon, ja uusi nuorempi kampaaja voi aloittaa helpoilla leikkauksilla, kun vaativat värjäykset jäävät kokeneille. Yhteen varaukseen mahtuu useita palveluita: manikyyri ja heti perään pedikyyri tai leikkaus ja föönaus varataan kerralla.

Vahvistus ja muistutukset lähtevät automaattisesti asiakkaan kielellä, ja sähköpostin linkistä asiakas siirtää tai peruu juuri tämän käynnin itse soittamatta vastaanottoon. Katso, miten varaussivu toimii.

Useita toimipisteitä ja ylläpitäjän rooli

Jos hoitolalla on toinen toimipiste, lisää se uutena osoitteena. Tekijän voi liittää yhteen tai molempiin osoitteisiin — esimerkiksi maanantaisin keskustassa ja torstaisin lähiöstudiossa —, ja asiakas näkee oikean osoitteen varatessaan ja vahvistuksessa.

Omistajan ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Ylläpitäjä hoitaa koko hoitolan kalenteria, asiakkaita ja laskuja, ja omistaja pysyy tilin pääkäyttäjänä. Jos omistaja itse tekee vielä asiakastöitä, myös hänelle voi varata ajan.

Klendrin ominaisuudet kauneushoitolalle

Kaikki toimii selaimessa puhelimella ja tietokoneella sekä Android-sovelluksessa — vastaanotossa, työpisteellä ja kotona.

• Yhteinen kalenteri — päivä, viikko ja kuukausi kaikille tekijöille, värit palveluittain, vedä ja pudota sekä suoja päällekkäisiltä varauksilta. Lisää kalenterista.
• Muistutukset sähköpostilla ja tekstiviestillä — vahvistus heti varauksen jälkeen ja muistutus edellisenä päivänä asiakkaan kielellä. Katso ilmoitukset.
• Ennakkomaksu tai saapumatta jäämisen maksu — yksi prosentti koko hoitolalle Stripen kautta: varatessa tai vain, jos asiakas ei tule. Lisää maksuista.
• Sähköpostikampanjat — joulukuun vapaat ajat kaikille asiakkaille tai vain suomen- tai englanninkielisille, peruutuslinkin kanssa.
• Upotus verkkosivuille — hoitolan ajanvaraus suoraan omalle sivullesi WordPress-lisäosalla, Wixillä, Shopifylla tai Tildalla.

Esimerkkihinnasto kauneushoitolalle Klendrissä

Tältä monipuolisen hoitolan palveluvalikko näyttää varaussivulla. Jokaisella rivillä on oma kestonsa, ja se ratkaisee, minkä tekijän ja ajan asiakas näkee.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltian alueelta — jokainen hoitola päättää omat hintansa.

Näin otat kauneushoitolan ajanvarauksen käyttöön 5 vaiheessa

1. 1
   Luo hoitolan tili

   Rekisteröidy rekisteröitymissivulla — 14 päivää ilmaiseksi ilman korttia — ja valitse usealle tekijälle Tiimi-paketti.

2. 2
   Lisää palvelualueet ja palvelut

   Ryhmittele palvelut: hiukset, kynnet, kulmat, iho — todellisilla kestoilla, hinnoilla ja kuvilla.

3. 3
   Kutsu tekijät

   Lisää jokainen tekijä, aseta työajat ja määritä vain hänen palvelunsa. Toinen toimipiste? Lisää sekin.

4. 4
   Ota muistutukset ja ennakkomaksu käyttöön

   Muistutukset toimivat automaattisesti; yhdistä Stripe, jos hoitola haluaa ennakkomaksun tai maksun saapumatta jääneistä käynneistä.

5. 5
   Julkaise hoitolan linkki

   Lisää klendr.me/hoitolasi Instagramiin ja Googleen, tulosta QR-koodi sisäänkäynnille ja upota ajanvaraus verkkosivuille.

Kauneushoitolan ajanvarausjärjestelmä: usein kysyttyä