Ajanvaraussivu psykologille

Enemmän kuin ajanvarausjärjestelmä psykologille: vastaanoton hallinto yhdessä kalenterissa

Psykologin iltapaperityöt koskevat harvoin itse istuntoja: mikä työnantaja tarvitsee vielä maaliskuun laskun, montako tapaamista asiakkaalla on ollut tänä vuonna, ovatko tiistai-illat tarpeeksi täynnä. Klendr vastaa tähän samasta kalenterista, johon asiakkaat varaavat, joten käytännön asiat vievät minuutteja eivätkä sekoitu terapiatyöhön.

• Laskut ja kirjanpito — istunnon PDF-lasku lähtee asiakkaalle automaattisesti tapaamisen jälkeen tai työnantajalle eräpäivän kanssa; arvonlisävero näkyy, jos olet alv-velvollinen. Kerran kuussa viet laskut CSV-tiedostona ja PDF-arkistona sekä Stripen kautta kerätyt ennakkomaksut ja poisjääntimaksut kirjanpitäjälle. Klendr valmistelee asiakirjat, kirjanpidon hoitaa kirjanpitäjä. Katso laskut ja maksut.
• Varastonhallinta — jos myyt tai jaat työkirjoja, kirjoja tai kuvakortteja, lisää ne tuotteiksi: myynti menee istunnon laskulle ja sähköposti tulee, kun niitä on enää muutama.
• Asiakasrekisteri — kaikkien istuntojen päivät, muoto, summat, väliin jääneet tapaamiset ja rivi käytännön muistiinpanoja yhdellä kortilla. Se on aikataulumerkintä, ei potilasasiakirja, ja sen voi viedä ulos.
• Raportit ja analytiikka — tulot, työtunnit, istunnot viikossa, varatuimmat muodot ja säännöllisimmät asiakkaat analytiikassa, mikä auttaa suunnittelemaan asiakasmäärää ja työnohjausta.

Miksi ajanvarausjärjestelmä psykologille madaltaa kynnystä

Monelle terapiassa vaikeinta on ensimmäinen yhteydenotto. Vieraalle soittaminen ja avun tarpeen selittäminen on iso askel, ja vastaajaan jätetty „soittakaa takaisin" jää usein siihen. Varaussivu poistaa tämän hetken: ihminen lukee sinusta, näkee istuntotyypit ja hinnat ja varaa ajan silloin, kun on valmis, vaikka keskiyöllä.

Sinulle se tarkoittaa vähemmän keskeytyksiä. Istunnon aikana puhelin on äänettömällä, ja asiakkaiden välinen kymmenen minuuttia kuluu muistiinpanoihin ja hengähdykseen, ei viestittelyyn siitä, löytyykö ensi viikolta aikaa. Varaus ilmestyy kalenteriin asiakkaan nimen, puhelinnumeron ja sähköpostin kanssa.

50 minuutin terapiatunti, viikkoasiakkaat ja etäistunnot

Useimmat terapeutit tekevät 50 minuutin istuntoja ja jättävät lyhyen tauon kirjauksille. Klendrissä ei ole erillistä puskuriasetusta, joten tee palvelusta 60 minuutin mittainen ja kirjoita kuvaukseen „istunto 50 minuuttia": asiakas tietää, mitä saa, eikä seuraavaa voi varata kirjausaikaasi.

Pitkässä terapiassa asiakkaat tulevat yleensä joka viikko samaan aikaan. Istunnon lopuksi lisäät seuraavan ajan itse muutamassa sekunnissa, tai asiakas varaa sen pysyvästä linkistä klendr.me/nimesi. Jos iltavastaanotto on vain joka toinen viikko, vuorottelevat A/B-viikot pitävät molemmat aikataulut samassa kalenterissa, ja päiväkohtainen aikataulu hoitaa pyhät ja työnohjauspäivät.

Luo „Etäistunto" omaksi palvelukseen omalla hinnalla ja kestolla vastaanottoistunnon rinnalle. Asiakas valitsee muodon heti ensimmäisessä vaiheessa, ja näet kalenterista, mikä tunti on vastaanotolla ja mikä ruudun ääressä.

Klendrissä ei ole sisäänrakennettuja videopuheluita. Pidät istunnon välineessä, jota jo käytät, kuten Zoomissa, Google Meetissä tai Teamsissa, ja lähetät kokouslinkin asiakkaalle itse, esimerkiksi sähköpostilla varauksen tultua. Google Calendar- tai Apple Calendar -synkronoinnilla istunto näkyy omien menojesi vieressä, ja linkin voi liittää tapahtumaan siellä.

Hienotunteisuus varaussivulla ja asiakaskortilla

Varaussivu näyttää vain vapaat ajat. Asiakas ei koskaan näe, kuka muu on varannut tai miksi, eikä varaamiseen tarvita tiliä: nimi ja puhelin riittävät, sähköposti on vapaaehtoinen.

Asiakaskortilla voit pitää lyhyitä työmuistiinpanoja ja nähdä käyntihistorian. Ne ovat omia muistiinpanojasi ajanvarausohjelmassa, eivät potilaskertomus eivätkä kliininen dokumentaatio, joten kirjaa vain se, mitä suunnitteluun todella tarvitset, kuten „mieluiten etänä torstaisin" tai „lasku työnantajalle". Yksityiskohtaiset muistiinpanot pysykööt siellä, missä pidät ne nyt. Asiakasluettelon voi viedä ulos milloin tahansa.

Myöhäiset peruutukset ja väliin jääneet istunnot

Tyhjä tunti maksaa yksin toimivalle terapeutille koko palkkion. Muistutus sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä antaa asiakkaalle aikaa siirtää istunto vahvistusviestin linkistä sen sijaan, että hän vain jäisi tulematta, ja vapautunut tunti aukeaa varaussivulle seuraavalle.

Jos sinulla on peruutusehdot, Klendr tukee niitä Stripen kautta. Valitset koko tilille toisen kahdesta tilasta: ennakkomaksu, jossa prosentti hinnasta veloitetaan varattaessa ja palautetaan peruutuksessa, tai maksu käyttämättä jätetystä ajasta, jossa kortti tallennetaan ja prosentti veloitetaan vain, jos asiakas ei tule. Lisää kohdassa maksut.

Mitä yksityisvastaanotto saa Klendristä

Kaikki toimii puhelimen tai läppärin selaimessa, ja Androidille on sovellus Google Playssa.

• Rauhallinen varaussivu — kuva, lyhyt esittely, istuntotyypit ja hinnat yhden linkin takana kotisivulle, Google-profiiliin ja terapeuttihakemistoihin. Katso, miten varaussivu toimii.
• Muistutukset asiakkaan kielellä — vahvistus heti ja muistutus edellisenä päivänä sähköpostilla ja tekstiviestillä. Lisää ilmoituksista.
• Kalenteri vakioasiakkaille — päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä, tauot, loma, A/B-viikot ja istunnon siirto vetämällä. Kaikki kalenterista.
• Omalle sivustolle — varauslomake WordPress-lisäosalla, Wixillä, Shopifylla tai Tildalla.

Esimerkki psykologin hinnastosta Klendrissä

Tältä istuntotyypit näyttävät terapeutin varaussivulla. Kesto sisältää kirjaustauon, joten kalenteri pitää sen ajan aina vapaana.

Hinnat ovat vain suuntaa-antavia Baltian maille, jokainen vastaanotto asettaa omansa.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön vastaanotollasi

1. 1
   Rekisteröidy

   Tili syntyy muutamassa minuutissa. Vastaanottosi ensimmäiset 14 päivää Klendrissä ovat ilmaisia, eikä korttia kysytä.

2. 2
   Kuvaa istunnot

   Lisää ensikäynti, yksilö-, etä- ja pari-istunto kestoineen, hintoineen ja parilla rauhallisella lauseella.

3. 3
   Aseta vastaanottoajat

   Merkitse vastaanottopäivät, tauot istuntojen välissä, työnohjauspäivät ja lomat.

4. 4
   Päätä muistutuksista ja peruutuksista

   Ota tekstiviestimuistutukset käyttöön ja tarvittaessa ennakkomaksu tai maksu käyttämättä jätetystä ajasta.

5. 5
   Julkaise linkki

   Lisää klendr.me/nimesi kotisivulle, Google-profiiliin ja hakemistoihin.

Kysymyksiä psykologin ajanvarausohjelmasta