Ajanvarausjärjestelmä kosmetologille

Hoitolan hallinta, ei vain ajanvarausjärjestelmä kosmetologille

Hoitopöydän ja happohyllyn välissä kosmetologi pyörittää pientä kauppaa: kotihoitotuotteita myyntiin, ammattituotteita varastoon, hoitosarjoja seurattavaksi ja kuitteja, jotka pitää joka kuu antaa kirjanpitäjälle. Klendr liittää kaiken tämän varaukseen, joka on jo kalenterissa.

• Laskut ja vienti kirjanpitoon — ihonpuhdistuksen tai kuorinnan jälkeen asiakas saa automaattisesti sähköpostiin PDF-laskun arvonlisäveroineen, ja kotiin lähtevä SPF-voide tai puhdistusvaahto lisätään siihen omana rivinään. Kerran kuussa viet laskut CSV:nä ja PDF-arkistona ja lataat Stripen ennakot kirjanpitäjälle, joka hoitaa itse kirjanpidon. Katso maksut.
• Ammattituotteiden varastonhallinta — määritä hoidolle resepti, esimerkiksi millilitrat happoliuosta, yksi alginaattinaamio ja ampulli kuorintasarjan käyntiä kohden. Kalenteri vähentää ne jokaisen varauksen jälkeen ja varoittaa sähköpostilla, ennen kuin seerumi loppuu kesken sarjan.
• Asiakasrekisteri — ihotyyppi, mitä asiakas kertoi vasta-aiheista, käytetyt tuotteet ja jokainen sarjan käynti hintoineen ja poisjäänteineen yhdellä kortilla; rekisterin voi viedä ulos.
• Raportit — myynti, kosmetiikkakulut, voitto ja tunnit hoitohuoneessa, kiireisimmät päivät sekä suosituimmat hoidot ja asiakkaat: näet, mitä yhdistelmäpuhdistus tuottaa tuotekulujen jälkeen. Avaa analytiikka.
• Varaukset ja muistutukset — verkkovaraukset, ennakkomaksut ja muistutukset päätyvät samaan kalenteriin.

Ajanvarausjärjestelmä kosmetologille: vähemmän viestejä, täydemmät päivät

Kosmetologi tekee työtä hanskat kädessä, ja asiakas makaa hoitotuolissa. Jos vastaat Instagram-viesteihin kuorinnan ja ihonpuhdistuksen välissä, naamio jää liian pitkäksi aikaa ja asiakas odottaa. Kysymykset toistuvat: kauanko yhdistelmäpuhdistus kestää, mitä se maksaa, onko lauantaina tilaa. Varaussivu vastaa niihin puolestasi.

Kasvohoidot ovat myös hyvin eripituisia. Pikahoito vie 30 minuuttia, yhdistelmäpuhdistus naamion kanssa puolitoista tuntia. Kun ajat sovitaan viesteillä, päivään jää tyhjiä rakoja. Klendrissä jokaisella hoidolla on oma kestonsa, joten kalenteri tarjoaa vain aikoja, joihin koko hoito mahtuu, eikä kahta asiakasta voi varata samaan aikaan.

Linkin voi lisätä Instagramin biohon, WhatsApp-tilaan ja Google-profiiliin tai tulostaa QR-koodina vastaanottotiskille. Asiakkaat varaavat myöhään illalla tai bussissa, ilman sovellusta ja ilman tiliä.

Ensin konsultaatio, sitten hoitosarja

Moni kosmetologi haluaa nähdä ihon ennen ensimmäistä kuorintaa. Lisää konsultaatio omaksi palvelukseen, 20–30 minuuttia, ja anna sille selkeä nimi, esimerkiksi "Ihokonsultaatio uusille asiakkaille". Silloin uudet asiakkaat aloittavat siitä, ja kanta-asiakkaat varaavat suoraan tutun hoidon.

Kuorinnat ja ihonpuhdistukset tehdään yleensä 4–6 kerran hoitosarjana kahden–neljän viikon välein. Helpoin rytmi: käynnin lopuksi kirjaat seuraavan ajan suoraan kalenteriin, kun asiakas on vielä paikalla, tai hän varaa sen itse samasta linkistä. Asiakaskorttiin merkitset, monesko sarjan kerta oli kyseessä, ja suunnitelma pysyy kasassa kiireisimpänäkin kuukautena.

Halutessasi voit varata koko sarjan ajat heti etukäteen: lisää kalenteriin peräkkäin neljästä kuuteen aikaa sopivin välein. Asiakas saa muistutuksen ennen jokaista käyntiä ja näkee aikansa vahvistusviesteistä.

Pohjoisessa happokuorintojen kausi kestää syksystä alkukevääseen, kun aurinko paistaa matalalta. Kalenterissa voit avata noille kuukausille lisäiltoja, asettaa yksittäisille päiville omat aukioloajat ja sulkea päiviä koulutusta tai lomaa varten. Asiakkaat näkevät muutoksen varaussivulla heti.

Asiakaskortti: ihotyyppi, vasta-aiheet, käytetyt tuotteet

Ennen jokaista hoitoa pitää muistaa, millainen tämän asiakkaan iho on ja millä viimeksi työskentelit. Asiakaskortissa on vapaamuotoiset muistiinpanot: ihotyyppi, mitä asiakas kertoi allergioista tai vasta-aiheista, mitä tuotetta ja millä pitoisuudella käytit, miten iho reagoi. Vieressä näkyy käyntihistoria koko sarjan päivämäärineen ja palveluineen.

Klendr on ajanvarauskalenteri ja asiakasrekisteri, ei potilastietojärjestelmä. Muistiinpanot auttavat valmistautumaan käyntiin, ja päätökset hoidosta teet aina itse. Asiakaslistan voit viedä ulos milloin tahansa.

Ennakkomaksu ja muistutukset: vähemmän tyhjiksi jääviä aikoja

Tyhjäksi jäänyt puolentoista tunnin aika yhdistelmäpuhdistukselle on menetetty ilta. Ennakkomaksulla verkossa Stripen kautta asiakas maksaa osan hinnasta varatessaan: prosentti on sama koko tilille, joten pitkästä hoidosta ennakko on suurempi. Jos hän peruu ajoissa, ennakkomaksu palautetaan.

Asiakas saa vahvistuksen sähköpostiin heti varauksen jälkeen ja päivää ennen käyntiä muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä omalla kielellään. Jos suunnitelmat muuttuvat, asiakas siirtää tai peruu ajan itse viestin linkistä, ja aika vapautuu toiselle. Lisää muistutussivulla.

Mitä muuta Klendr antaa kosmetologille

Varausten lisäksi muutama työkalu hoitaa kosmetologin hoitohuoneen arkirutiinit.

• [Varaussivu](features/booking) — hoidot ryhmissä: ihonpuhdistukset, kuorinnat, kasvohoidot ja lisäpalvelut, kuvien ja hintojen kanssa. Alginaattinaamion voi lisätä ihonpuhdistukseen samassa varauksessa.
• Kalenterisynkronointi — varaukset näkyvät puhelimesi Google- tai Apple-kalenterissa.
• Tiimi-paketti — jos jaat hoitolan hierojan tai kulmastylistin kanssa, saatte yhteisen kalenterin ja yhden hoitolan sivun.
• Omat verkkosivut — varauslomakkeen saa sivuille WordPress-lisäosalla sekä Wixiin, Shopifyhin ja Tildaan.

Esimerkki kosmetologin hinnastosta Klendrissä

Tältä hoidot näyttävät varaussivullasi. Kesto on yhtä tärkeä kuin hinta: siitä riippuu, mitä vapaita aikoja kalenteri tarjoaa.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta; sinä päätät omat hintasi ja kestosi.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön hoitolassa 5 vaiheessa

1. 1
   Luo tili

   Rekisteröidy ja saat 14 päivää ilmaiseksi ilman korttia. Valitse kieli ja maa.

2. 2
   Lisää hoidot

   Syötä konsultaatio, ihonpuhdistukset, kuorinnat ja kasvohoidot kestoineen ja hintoineen ja ryhmittele ne.

3. 3
   Aseta työajat

   Merkitse työpäivät, tauot ja vapaapäivät. Jos työskentelet vuoroviikoin kahdessa paikassa, käytä A/B-viikkoja.

4. 4
   Ota käyttöön ennakkomaksu ja muistutukset

   Yhdistä Stripe pitkien hoitojen ennakkomaksuja varten ja kytke tekstiviestimuistutukset käyntiä edeltävälle päivälle.

5. 5
   Jaa linkki

   Lisää klendr.me/nimesi Instagramiin, WhatsAppiin ja Google-profiiliin ja tulosta QR-koodi hoitohuoneeseen.

Kysymyksiä kosmetologin ajanvarausjärjestelmästä