Ajanvarausjärjestelmä kulmastudiolle

Kulmastudion kirjanpitoaineisto ja varasto varaussivun takana

Kulmastudio myy aikaa kahdessa koossa: paljon 15 euron muotoiluja ja muutama 250 euron puuterikulmakerta. Molemmista syntyy papereita, molemmat kuluttavat tuotteita ja molemmat kuuluvat asiakkaille, jotka palaavat vuosia. Klendr kirjaa kaiken suoraan varauksesta ilman erillistä taulukkoa.

• Aineisto kirjanpitoon — kun käsittely päättyy, asiakkaalle lähtee automaattisesti PDF-lasku arvonlisäveroineen, tarvittaessa eräpäivällä ja viivästyskorolla. Kirjanpitäjälle on kuukausittain CSV ja kaikkien laskujen PDF-arkisto sekä Stripen kestopigmentointiennakot. Kyse on myynnin seurannasta, ei kirjanpito-ohjelmasta. Lue maksuista.
• Hennan, värien ja pigmenttien varastonhallinta — anna jokaiselle palvelulle resepti: henna tai väri hapettimen kanssa värjäykseen, laminointiaineet kohotukseen, pigmentti ja neulamoduuli puuterikulmiin. Kalenteri vähentää ne jokaisella käynnillä, asiakkaalle myyty kulmageeli tai pigmentoinnin jälkihoitobalsami menee laskulle ja vähäisestä saldosta tulee sähköposti.
• Asiakasrekisteri — jokainen muotoilu, laminointi ja jälkikorjaus hintoineen, päivineen ja väliin jääneine käynteineen yhdellä kortilla, sekoitusta ja kulmakarttaa koskevien muistiinpanojesi vieressä.
• Raportit — myynti, tuotekulut, voitto ja työtunnit, kiireisimmät päivät sekä kannattavimmat palvelut ja asiakkaat. Vertaa iltapäivää täynnä muotoiluja yhteen pigmentointikertaan euroina tunnissa. Katso analytiikka.

Ajanvaraus verkossa kulmille: 20 minuutista kolmeen tuntiin

Kulmastylistin päivä on palapeli. Kello 10 ja 13 välille mahtuu kuusi muotoilua, yksi hennakulmat ja yksi laminointi, ja iltapäivä pitää pitää vapaana puuterikulmille. Jos varaukset tulevat Instagram-viesteinä, lyhyiden käyntien väliin jäävät aukot katoavat ja pitkää käyntiä joutuu suojelemaan käsin.

Klendrissä jokaisella palvelulla on oma kestonsa. Muotoilu vie kalenterista tasan 20 minuuttia, kestopigmentointi koko aikansa ja halutessasi myös valmistelun. Asiakas näkee vain ajat, joihin valittu palvelu oikeasti mahtuu, joten kukaan ei ahda 2,5 tunnin pigmentointia puolen tunnin rakoon.

Mitä kulmastudio saa Klendristä

Kaikki toimii selaimessa puhelimella ja tietokoneella, ja Androidille on sovellus Google Playssa.

• Varaussivu verkossa — yksi linkki klendr.me/nimesi Instagramin bioon, WhatsAppiin ja Google-profiiliin. Asiakas valitsee ”Kulmien laminointi + värjäys”, näkee vapaat ajat ja varaa neljässä vaiheessa ilman sovellusta ja tiliä. Lue lisää varaussivusta.
• Useampi palvelu samalla varauksella — muotoilu ja henna tai laminointi ja värjäys yhdellä kertaa, kesto lasketaan yhteen automaattisesti.
• Muistutukset — vahvistus sähköpostiin heti ja muistutus käyntiä edeltävänä päivänä sähköpostilla ja tekstiviestillä asiakkaan kielellä. Ajan voi siirtää tai perua itse viestin linkistä. Katso ilmoitukset.
• Kalenteri — päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä, väri palvelun mukaan, varauksen raahaus, tauot ja vapaapäivät. Lisää kalenterisivulla.
• Synkronointi Google Calendarin ja Apple Calendarin kanssa, jotta omat menot ja varaukset eivät mene päällekkäin.

Kulmien kestopigmentointi: konsultaatio, ennakkomaksu ja korjauskäynti

Kestopigmentoinnissa peruuttamaton poisjäänti maksaa eniten: kolme tuntia työpäivästä ja yhdelle ihmiselle valmistellut pigmentit. Klendr voi ottaa varauksen yhteydessä ennakkomaksun verkossa Stripen kautta prosentteina varauksen summasta, joten 250 euron puuterikulmista ennakkomaksu on automaattisesti paljon suurempi kuin 15 euron muotoilusta. Sen voi pyytää vain uusilta asiakkailta, maksuttoman peruutusajan voi määrittää ja maksun voi palauttaa varauskortilta. Toinen tapa on poisjääntimaksu: kortti tallennetaan ja prosenttiosuus veloitetaan vain, jos asiakas ei saavu. Lisää maksujen sivulla.

Maksuttoman 20 minuutin konsultaation ja lyhyen allergiatestin voi lisätä omina palveluinaan: uusi asiakas varaa ensin ne ja varsinaisen käynnin vasta, kun muoto ja sävy on sovittu. Korjauskäynti 4–6 viikon päästä on myös oma palvelunsa. Varaa se heti ensimmäisen käynnin jälkeen, kun asiakas on vielä tuolissa, ja edellisenä päivänä lähtevä muistutus hoitaa loput.

Asiakasrekisteri: muoto, sävy ja allergiat

Jokaisella asiakkaalla on kortti, jossa on käyntihistoria ja omat muistiinpanosi. Kirjaa värisekoitus, hennan sävy, laminointiaineen vaikutusaika, kulmien mittaukset ja allergiatestin tulos. Seuraavalla kerralla avaat varauksen ja näet kaiken ennen kuin asiakas istuu alas.

Kestopigmentoinnissa historia on vielä tärkeämpi: pigmentti, neula ja ensimmäisen käynnin päivämäärä kertovat, mitä tehdä korjauskäynnillä ja vuoden päästä tehtävässä päivityksessä. Asiakasrekisterin voi viedä ulos milloin tahansa.

Kanta-asiakkaat, tiimi ja studion varaussivu

Muotoilu ja värjäys toistuvat 4–6 viikon välein, henna ja laminointi noin 6–8 viikon välein. Sen sijaan, että kanta-asiakas kysyisi viestillä ”milloin pääsisin taas?”, hän avaa saman linkin ja varaa seuraavan ajan itse minuutissa, vaikka kello 23. Aamulla näet uuden varauksen kalenterissa.

Jos jaat studion ripsistylistin tai toisen kulmastylistin kanssa, Tiimi-paketti antaa yhteisen kalenterin, yhden studion varaussivun, jolta asiakas valitsee tekijän, sekä useamman osoitteen, jos työskentelet kahdessa paikassa. Jokaisella on omat palvelunsa ja työaikansa. Vuorottelevat A/B-viikot auttavat, kun teet yhden viikon aamuvuoroa ja seuraavan iltavuoroa.

Sama pätee sesonkeihin: ennen juhannusta, pikkujouluja ja häitä kulmat varataan viikkoja etukäteen, ja silloin varaussivu täyttää kalenterin ilman, että vastaat jokaiseen viestiin erikseen.

Esimerkkihinnasto kulmastudiolle Klendrissä

Näin palvelut näkyvät varaussivulla. Kesto ei ole koriste: sen perusteella asiakas näkee vapaat ajat.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta — palvelut, ajat ja hinnat määrität itse.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön kulmastudiossa

1. 1
   Rekisteröidy

   Tili syntyy parissa minuutissa. Kokeilujakso on 14 päivää, eikä korttia tarvita.

2. 2
   Lisää palvelut

   Syötä jokainen palvelu kestoineen ja hintoineen: muotoilu, värjäys, henna, laminointi, konsultaatio, testi, pigmentointi ja korjauskäynti.

3. 3
   Aseta työajat

   Työpäivät, tauot ja vapaapäivät. Jos teet pigmentointia vain tiettyinä päivinä, käytä päiväkohtaista aikataulua.

4. 4
   Ota ennakkomaksu käyttöön

   Yhdistä Stripe ja valitse ennakkomaksun prosentti tai poisjääntimaksu, joka veloitetaan vain, jos asiakas ei tule. Kalliista pigmentoinnista ennakkomaksu on itsestään suurempi.

5. 5
   Jaa linkki

   Lisää klendr.me/nimesi Instagramin bioon, WhatsApp-tilaan ja Google-profiiliin tai tulosta QR-koodi peilin viereen.

Kulmastylistien kysymyksiä