Ajanvarausjärjestelmä fysioterapeutille

Enemmän kuin ajanvaraus: fysioterapiavastaanoton kirjanpito ja varasto yhdessä kalenterissa

Yksityinen vastaanotto on muutakin kuin aikataulu. Laskut pitää lähettää, jonkun on huomattava, että kinesioteippi on loppumassa, muistettava, miten hoitojakson kuusi käyntiä sujuivat, ja tiedettävä, kattoiko kuukausi huoneen vuokran. Klendrissä kaikki tämä liittyy samoihin varauksiin, jotka ovat jo kalenterissa, joten mitään ei tarvitse kirjata kahteen kertaan.

• Kirjanpito ja laskut — käynnin jälkeen asiakas saa automaattisesti PDF-laskun, jossa on arvonlisävero silloin kun sitä peritään (esimerkiksi myydyistä kuminauhoista), sekä halutessasi eräpäivä ja viivästyskorko; laskun voi toimittaa vaikkapa vakuutusyhtiölle. Kirjanpitäjä saa kuukauden laskut CSV-muodossa ja PDF-arkistona, Stripen kautta tulleet ennakkomaksut mukaan lukien. Klendr tuottaa aineiston, itse kirjanpidon hoitaa edelleen kirjanpitäjä. Katso maksut ja laskut.
• Varastonhallinta — kinesioteippi, hierontavoide ja kertakäyttöiset hoitopöydän suojat lisätään tarvikkeiksi ja liitetään palveluun, joten jokainen teippaus vähentää varastosta oman teippinsä. Kuminauhat, foam rollerit ja hierontapallot myyt samalla laskulla, ja sähköposti kertoo, kun rulla tai laatikko on melkein tyhjä.
• Asiakasrekisteri ja historia — kuntoutusjakson jokainen käynti, palvelu, maksettu summa, väliin jääneet käynnit ja työmuistiinpanosi (ei potilaskertomus) samalla asiakaskortilla; rekisterin voi viedä ulos milloin tahansa.
• Raportit ja analytiikka — myynti, materiaalikulut, voitto ja tehdyt tunnit terapeuteittain, viikonpäivien kuormitus, varatuimmat palvelut ja vakioasiakkaat. Lisää analytiikasta.

Miksi ajanvarausjärjestelmä fysioterapeutille vapauttaa illat

Fysioterapia on käsillä tehtävää työtä. Kun mobilisoit jäykkää olkapäätä tai seuraat, miten asiakas kyykkää polvileikkauksen jälkeen, puhelin värisee taskussa, ja jokainen vastaamaton puhelu on kipeä ihminen, joka soittaa heti seuraavalle vastaanotolle Google Mapsista. Viimeisen asiakkaan jälkeen soittelet takaisin sen sijaan, että lähtisit kotiin.

Varaussivu vastaa tavallisiin kysymyksiin itse: onko tiistaina töiden jälkeen aikaa, kauanko ensikäynti kestää, mitä se maksaa. Asiakas avaa linkin, näkee vain oikeasti vapaat ajat ja varaa neljässä vaiheessa ilman sovellusta ja tunnuksia. Vahvistus lähtee heti sähköpostiin ja käynti näkyy kalenterissasi.

Ensikäynti, jatkokäynnit ja hoitojakso

Ensimmäinen käynti on erilainen kuin muut: esitiedot, liiketestit, ensimmäinen hoito ja harjoitusohjelma. Se vie helposti 60 minuuttia, jatkokäynti mahtuu 30–45 minuuttiin. Tee niistä erilliset palvelut omalla kestolla ja hinnalla ja kokoa ne samaan palveluryhmään. Kirjoita ensikäynnin kuvaukseen ”ensimmäistä kertaa tuleville”, niin jokainen valitsee oikean ajan.

Jos uusi asiakas silti varaa 30 minuutin jatkokäynnin, avaa varaus ja vaihda palvelu, jolloin kalenteri varaa pidemmän ajan. Klendrissä ei ole erillistä puskuria asiakkaiden välillä, joten jos kirjoitat merkinnät jokaisen hoidon jälkeen, laske ne minuutit palvelun kestoon.

Kuntoutus loppuu harvoin yhteen käyntiin. Tyypillinen jakso on 6–10 kertaa, kerran tai kahdesti viikossa. Hoidon lopussa, kun asiakas laittaa kenkiä jalkaan, vedät seuraavan käynnin kalenteriin, tai asiakas varaa sen myöhemmin itse pysyvästä linkistäsi klendr.me/nimesi. Asiakaskortin käyntihistoria näyttää, montako jakson kertaa on takana.

Jokainen jakson käynti saa oman muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä, asiakkaan kielellä. Jos jotain tulee väliin, asiakas siirtää tai peruu juuri sen käynnin sähköpostin linkistä, ja vapautunut aika näkyy heti muille. Ennakkoon maksettuja paketteja Klendrissä ei ole, joten laskuta jakso kuten nytkin.

Työmuistiinpanot, ei potilaskertomus

Asiakaskortille voit käyntihistorian viereen kirjoittaa lyhyitä työmuistiinpanoja: ”oikea polvi, 8 viikkoa eturistisideleikkauksesta, ei vielä juoksua, kotiliikkeet 1–4”. Kun asiakas varaa uudelleen, merkintä on edessäsi ennen kuin hän astuu ovesta.

Klendr on ajanvarausjärjestelmä muistioineen, ei potilastietojärjestelmä, eikä se väitä täyttävänsä potilasasiakirjoille asetettuja vaatimuksia. Jos työsi edellyttää virallisia potilasasiakirjoja, pidä ne niitä varten tehdyssä järjestelmässä. Klendriin kirjoita vain se, mitä tarvitset käynnin suunnitteluun ja toteutukseen.

Vastaanotto, jossa on useita terapeutteja ja huoneita

Tiimi-paketissa jokaisella fysioterapeutilla on oma aikataulu yhteisessä kalenterissa, vastaanotolla on yksi varaussivu, ja asiakas valitsee terapeutin tai vain ensimmäisen vapaan ajan. Myös useita osoitteita tuetaan, joten kahdessa toimipisteessä työskentelevää terapeuttia tarjotaan vain siellä, missä hän kyseisenä päivänä oikeasti on.

Klendr suunnittelee ajan terapeuttien, ei huoneiden mukaan. Jos kaksi terapeuttia jakaa saman hoitohuoneen, jakakaa se päivittäin tai käyttäkää vuorottelevia A/B-viikkoja, jotta ajat eivät mene päällekkäin.

Mitä fysioterapiavastaanotto saa Klendristä

Kahden asiakkaan välissä näet seuraavan varauksen puhelimen selaimessa tai Google Playn Android-sovelluksessa.

• Varaussivu — linkki Google-profiilissa, vastaanoton verkkosivuilla ja QR-koodina vastaanotossa. Katso, miten ajanvaraus verkossa toimii.
• Muistutukset — vahvistus heti ja muistutus edellisenä päivänä sähköpostilla ja tekstiviestillä, jotta tunnin ensikäynti ei jää tyhjäksi. Lue ilmoituksista.
• Kalenteri — päivä, viikko, kuukausi, tauot, lomat, yksittäisten päivien aikataulut ja vedä ja pudota. Kaikki kalenterista.
• Ennakkomaksu tai peruuttamattoman käynnin maksu — yksi prosentti koko tilille, veloitetaan Stripen kautta varattaessa tai vain, jos asiakas ei tule. Lisää maksuista.
• Synkronointi Google Calendarin ja Apple Calendarin kanssa — asiakkaat omien menojesi vieressä.

Esimerkki fysioterapeutin hinnastosta Klendrissä

Näin yksityisen vastaanoton palvelut näkyvät varaussivulla. Kesto kertoo kalenterille, kuinka paljon aikaa jokaiselle käynnille pidetään vapaana.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta; jokainen vastaanotto päättää itse palvelut, kestot ja hinnat.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön vastaanotollasi

1. 1
   Luo tili

   Rekisteröityminen vie pari minuuttia, ja koko vastaanoton asetuksia voi kokeilla 14 päivää ilman korttia.

2. 2
   Lisää ensi- ja jatkokäynnit

   Luo ensikäynti, jatkokäynnit ja muut hoidot kestolla, hinnalla ja lyhyellä kuvauksella siitä, kenelle kukin on tarkoitettu.

3. 3
   Aseta vastaanottoajat

   Merkitse työpäivät, lounastauko, lomat ja päivät toisessa toimipisteessä. Tiimissä jokainen terapeutti asettaa omat aikansa.

4. 4
   Ota muistutukset käyttöön

   Kytke sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset päälle ja päätä, haluatko ennakkomaksun vai maksun peruuttamattomasta käynnistä.

5. 5
   Jaa linkki

   Lisää linkki Google-profiiliin ja verkkosivuille, lähetä se asiakkaille ensikäynnin jälkeen ja tulosta QR-koodi vastaanottoon.

Kysymyksiä fysioterapeutin ajanvarausohjelmasta