Ajanvarausjärjestelmä kampaamolle

Enemmän kuin ajanvaraus: kampaamon hallinto yhdessä kalenterissa

Usein kampaajalla on erikseen varaussovellus, paperinen värivihko, Excel kirjanpitäjää varten ja hylly, jonka sisältö lasketaan silmämääräisesti. Klendrissä jokainen varaus päivittää ne kaikki kerralla: kun leikkaus tai värjäys merkitään tehdyksi, lasku, varastosaldo, asiakaskortti ja kuukauden luvut päivittyvät yhdessä.

• Kirjanpito ja laskut — arvonlisäverollinen PDF-lasku lähtee asiakkaalle automaattisesti käynnin jälkeen, tilisiirtoa varten eräpäivällä; kuun lopussa lataat kaikkien laskujen CSV:n ja PDF-arkiston sekä Stripen ennakkomaksuraportin kirjanpitäjälle. Klendr tuottaa aineiston, varsinaisen kirjanpidon hoitaa edelleen kirjanpitäjäsi. Laskut ja ennakko
• Varastonhallinta — palveluun liitetään materiaalien resepti, esimerkiksi tyvivärjäykseen yksi väriputki, hapete ja annos sidoshoitoa, ja jokainen varaus vähentää sen varastosta; tiskiltä myyty shampoo tai hiuskiinne kulkee laskun kautta, ja sähköposti vähäisestä saldosta tulee ennen kuin putket loppuvat
• Asiakasrekisteri — kaikki käynnit, palvelut, summat ja käymättä jääneet ajat samassa kortissa värireseptin ja allergiatestin merkinnän vieressä; koko rekisterin voi viedä yhdellä klikkauksella
• Analytiikka ja raportit — myynti, värikulut, voitto, tehdyt tunnit, kiireisimmät viikonpäivät sekä suosituimmat palvelut ja asiakkaat; näet heti, kannattaako keratiinihoito vielä tuotekulujen jälkeen. Kampaamon analytiikka
• Ajanvaraus ja muistutukset — varaussivu, tekstiviestimuistutukset ja ennakkomaksu toimivat samassa järjestelmässä, eivät erillisessä ohjelmassa

Miksi kampaamo tarvitsee ajanvarauksen verkossa

Varauspyynnöt tulevat juuri silloin, kun kädessä on sakset tai värisivellin ja tuolissa istuu asiakas. Vastaaminen keskeyttää työn, vastaamatta jättäminen tarkoittaa, että asiakas varaa naapurikampaamosta. Varaussivulla asiakas näkee vain todella vapaat ajat ja vahvistaa varauksen neljässä vaiheessa ilman sovellusta ja tunnuksia.

Jaat yhden linkin — klendr.me/nimesi — Instagramin biossa, WhatsAppin tilassa ja Googlen yritysprofiilissa tai tulostat QR-koodin vastaanottoon ja jokaisen peilin viereen. Jos kampaamolla on kotisivut, varauslomakkeen saa niille WordPress-lisäosalla tai Wixin, Shopifyn ja Tildan upotuskoodilla.

45 minuutin leikkaus ja 3 tunnin balayage samassa kalenterissa

Kampaamopalveluiden kestot vaihtelevat moninkertaisesti. Latvojen tasaus vie 45 minuuttia, tyviväri noin kaksi tuntia ja balayage sävytyksineen kolme tuntia tai enemmän. Klendrissä jokaisella palvelulla on oma kesto ja hinta, joten järjestelmä tarjoaa balayagea vain sinne, mihin kolme vapaata tuntia oikeasti mahtuu, ja lyhyet leikkaukset täyttävät värjäysten väliin jäävät aukot.

Asiakas voi yhdistää samaan varaukseen useita palveluita — värin, leikkauksen ja föönauksen — ja kalenteri varaa koko ajan. Päivä-, viikko- ja kuukausinäkymä, varauksen siirto vetämällä ja oma väri jokaiselle palvelulle, jotta pitkät värjäykset erottuvat heti. Tauot, vapaapäivät, lomat, vuorottelevat A/B-viikot ja yksittäisten päivien poikkeavat ajat asetat ajanvarauskalenterissa, ja päällekkäiset varaukset on estetty.

Väriresepti ja käyntihistoria asiakaskortilla

Jokainen varaus luo tai päivittää asiakaskortin. Muistiinpanoihin kirjoitat reseptin — esimerkiksi ”7.1 + 8.1, 1:1,5 6 % hapetteella, 35 min” — sekä tiedon herkästä päänahasta tai allergiatestistä. Seuraavalla kerralla avaat kortin ennen asiakkaan tuloa ja sekoitat saman sävyn arvailematta tai paperivihkoa selaamatta.

Leikkaus- ja väriasiakas palaa yleensä 6–8 viikon välein. Käyntihistoriasta näet, milloin asiakas kävi viimeksi ja mitä tehtiin, joten seuraavan ajan voi ehdottaa jo kassalla ja merkitä suoraan kalenteriin. Asiakas voi myös varata uudelleen itse saman linkin kautta. Asiakasrekisterin voi viedä ulos milloin tahansa.

Ennakkomaksu ja muistutukset pitkiin palveluihin

Väliin jäänyt otsatukan tasaus harmittaa. Väliin jäänyt kolmen tunnin värjäys on puoli työpäivää, usein vielä juuri tälle asiakkaalle tilatun värin kanssa. Varauksen yhteydessä voit pyytää Stripen kautta ennakkomaksun: se on prosentti varauksen summasta, joten balayage on paremmin turvattu kuin nopea leikkaus. Ennakon voi rajata uusiin asiakkaisiin, sille voi asettaa ilmaisen peruutusajan ja sen voi hyvittää varauskortilta. Katso, miten ennakkomaksu toimii.

Loput hoitavat muistutukset. Asiakas saa heti varauksen jälkeen vahvistuksen sähköpostiin ja päivää ennen käyntiä muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä omalla kielellään. Jos suunnitelmat muuttuvat, asiakas siirtää tai peruu ajan viestin linkistä, ja aika vapautuu jollekulle toiselle. Lue lisää tekstiviestimuistutuksista.

Mitä Klendr antaa kampaajalle ja kampaamon tiimille

Tiimi-paketissa jokaisella kampaajalla on oma työvuorolista ja palveluluettelo, kampaamolla yhteinen kalenteri ja yksi varaussivu. Asiakas valitsee tietyn kampaajan tai pelkän palvelun ja ajan. Jos toimipisteitä on useampi, jokainen kampaaja työskentelee niissä, jotka sinä määrität.

Hallinnon lisäksi kaikki olennainen kampaamon ajanvarausohjelmasta:

• Varaussivu verkossa — palvelut kuvilla, hinnalla ja kestolla, vain vapaat ajat näkyvissä; miten varaussivu toimii
• Kalenteri — päivä, viikko, kuukausi, siirto vetämällä, suoja päällekkäisiltä varauksilta
• Tekstiviestimuistutukset — päivää ennen käyntiä asiakkaan kielellä, lisäksi vahvistus sähköpostiin
• Ennakko värjäyksiin — Stripe-ennakkomaksu prosenttina varauksesta, hyvitettävissä
• Google Calendar -synkronointi — kampaamon varaukset Googlen tai Applen kalenterissa
• Puhelin ja tietokone — toimii selaimessa, Android-sovellus Google Playssa

Esimerkki kampaamon hinnastosta Klendrissä

Tältä hinnasto näyttää varaussivullasi. Kesto on yhtä tärkeä kuin hinta: sen perusteella Klendr sijoittaa jokaisen varauksen aikatauluun.

Hinnat ovat esimerkkejä Virosta ja Baltiasta — jokainen kampaamo asettaa omat hintansa ja kestonsa.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön kampaamossa 5 vaiheessa

1. 1
   Luo tili

   Rekisteröidy ja käytä 14 päivää ilmaiseksi ilman korttia. Valitse kieli ja kampaamon nimi linkkiä varten.

2. 2
   Lisää palvelut todellisilla kestoilla

   Syötä leikkaukset, värjäykset ja hoidot rehellisillä ajoilla — balayage kestää kolme tuntia, ei yhtä. Halutessasi lisää kuvia töistäsi.

3. 3
   Aseta työajat

   Merkitse työpäivät, tauot ja lomat. Jos teet vuorottelevia viikkoja tai poikkeavia päiviä, aseta nekin.

4. 4
   Ota muistutukset ja ennakko käyttöön

   Kytke tekstiviestimuistutukset päälle ja yhdistä Stripe, jos haluat ennakkomaksun pitkistä värjäyksistä.

5. 5
   Jaa linkki

   Lisää linkki Instagramiin, WhatsAppiin ja Googleen, tulosta QR-koodi peilien viereen ja upota lomake kotisivuille.

Usein kysyttyä