Ajanvarausjärjestelmä kiropraktikolle

Enemmän kuin ajanvarausjärjestelmä kiropraktikolle: vastaanoton talous yhdessä kalenterissa

Kahdenkymmenen lyhyen käynnin jälkeen kiropraktikkoa odottaa toinen työvuoro: kuka maksoi, millaisen laskun asiakkaan työnantaja tarvitsee, montako rullaa hoitopöydän paperia on jäljellä, mikä viikko jäi hiljaiseksi. Klendrissa kaikki tämä on samassa kalenterissa, johon asiakkaat varaavat, ja jokainen varaus tietää jo palvelun, hinnan ja kuluneet tarvikkeet.

• Laskutus ja kirjanpito — PDF-lasku (arvonlisäverolla, jos olet ALV-rekisterissä) lähtee asiakkaalle automaattisesti käynnin jälkeen, eräpäivän ja viivästyskoron kanssa, jos yritys maksaa työntekijänsä käynnit. Kerran kuussa viet kaikki laskut CSV:nä ja PDF-arkistona sekä Stripen ennakkomaksut kirjanpitäjälle: Klendr tekee aineiston, kirjanpito pysyy hänellä. Lue laskuista ja maksuista.
• Varastonhallinta — määritä palvelulle tarvikekulutus, esimerkiksi yksi pääosan suoja ja metri pöytäpaperia käsittelyä kohden, ja jokainen varaus kirjaa ne pois. Myydyn niskatyynyn tai ristiselkätyynyn lisäät laskulle, ja kun saldo on vähissä, Klendr lähettää sähköpostin.
• Asiakasrekisteri — asiakkaan kortilla kaikki käynnit, palvelut, summat, väliin jääneet ajat ja omat työmuistiinpanosi; koko rekisterin voi viedä ulos.
• Raportit ja analytiikka — liikevaihto, tarvikekulut, voitto, työtunnit, kuormitus viikonpäivittäin ja varatuimmat käyntityypit analytiikassa: näet, kannattavatko lauantaiaamut ja ylimääräiset vartin ajat.

Miksi ajanvarausjärjestelmä kiropraktikolle sopii täyteen päivään

Kiropraktikon päivä koostuu lyhyistä käynneistä. Kun asiakasta kohden on 15–20 minuuttia, iltaan mennessä käy parikymmentä ihmistä, ja puhelu seuraavan ajan sopimiseksi kestää lähes yhtä kauan kuin itse käsittely. Jokainen vastattu puhelu on asiakas, joka odottaa pöydällä; jokainen vastaamaton on jäykkäniskainen ihminen, joka varaa muualta.

Varaussivulla asiakas sopii ajan itse. Hän avaa klendr.me/nimesi Google Mapsista tai viestistä, jonka lähetit ensikäynnin jälkeen, näkee lähipäivien vapaat ajat ja varaa neljässä vaiheessa ilman sovellusta ja salasanaa. Sinä näet vain lopputuloksen: uuden lohkon kalenterissa.

Lyhyet käsittelyt ja pidempi ensikonsultaatio

Luo jokainen käyntityyppi palveluksi tarkalla kestolla: jatkokäsittely 15 minuuttia, peruskäynti 20 minuuttia, käynti pehmytkudoskäsittelyllä 30 minuuttia. Kalenteri tarjoaa vain alkamisajat, joihin koko käynti mahtuu, joten kaksi asiakasta ei osu samalle vartille, ja myöhästyjän voit siirtää vetämällä.

Uusi asiakas tarvitsee muutakin kuin käsittelyn: kysymyksiä vaivasta, tutkimuksen ja selityksen siitä, mitä ehdotat. Tee tälle oma 40–45 minuutin palvelu ja kirjoita kuvaukseen ”uudet asiakkaat aloittavat tästä”. Vakioasiakkaat näkevät vieressä lyhyet käynnit ja valitsevat ne.

Kun asiakas peruu aamulla, aika palaa varaussivulle itsestään. Täyttääksesi sen nopeammin käytä toimintoa kopioi vapaat ajat: Klendr tekee päivän vapaista ajoista lyhyen tekstin, jonka liität WhatsAppiin niille, jotka pyysivät aikaisempaa aikaa.

Muistutukset ja suoja peruuttamattomia käyntejä vastaan

15 minuutin käynti unohtuu helposti. Klendr lähettää vahvistuksen sähköpostiin heti varauksen jälkeen ja muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä, asiakkaan kielellä. Jos aika ei enää sovi, asiakas siirtää tai peruu juuri tämän varauksen sähköpostin linkistä sen sijaan, että jäisi vain pois.

Niitä varten, jotka silti jättävät tulematta, on maksu Stripen kautta. Valitset koko tilille yhden tavan: ennakkomaksu, jossa prosentti veloitetaan varattaessa, tai maksu peruuttamattomasta käynnistä, jossa kortti tallennetaan ja prosentti veloitetaan vain, jos asiakas ei saavu. Prosentti koskee kaikkia varauksia, ei yksittäisiä palveluita.

Vakioasiakkaat, muistiinpanot ja tiedotteet

Moni kiropraktikon asiakas käy vuosia muutaman viikon välein. Asiakaskortti näyttää jokaisen käynnin ja lyhyet työmuistiinpanosi, kuten ”niskaan mieluummin aktivaattori, istumatyö”. Klendr on ajanvarausjärjestelmä, ei potilaskertomus: kirjoita vain se, mitä käyntiin tarvitset, ja pidä viralliset asiakirjat siellä, missä työsi niitä edellyttää.

Automaattisia ”aika seuraavalle käynnille” -viestejä Klendr ei lähetä. Voit kuitenkin lähettää sähköpostin kaikille asiakkaille, valituille tai yhdelle kieliryhmälle, esimerkiksi kun joulukuussa tulee lauantaiaikoja tai lähdet lomalle. Asiakas voi perua tilauksen yhdellä klikkauksella.

Mitä kiropraktiikan vastaanotto saa Klendristä

Kalenteri aukeaa selaimessa sekä vastaanoton tietokoneella että puhelimessa, ja myös Android-sovelluksessa.

• Varaussivu — yksi linkki Google Mapsiin, verkkosivuille ja QR-koodiksi vastaanoton tiskille. Katso, miten varaussivu toimii.
• Kalenteri täyteen päivään — päivä, viikko, kuukausi, lisätunnit yksittäisinä päivinä, A/B-viikot ja vedä ja pudota. Lisää kalenterista.
• Sähköposti- ja tekstiviestimuistutukset — vahvistus heti, muistutus edellisenä päivänä, linkki ajan siirtoon. Katso ilmoitukset.
• Ennakkomaksu tai maksu peruuttamattomasta käynnistä — yksi prosentti tilille, veloitus Stripen kautta. Tarkemmin maksuista.
• Tiimi-paketti — useampi kiropraktikko, yhteinen kalenteri, yksi varaussivu ja useita osoitteita.

Esimerkki kiropraktikon hinnastosta Klendrissä

Näin kiropraktikon palvelut näkyvät varaussivulla. Näin lyhyillä käynneillä kesto ratkaisee, montako asiakasta tuntiin mahtuu.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta; jokainen kiropraktikko päättää itse palvelut, kestot ja hinnat.

Näin kiropraktikko ottaa ajanvarauksen käyttöön

1. 1
   Avaa tili

   Rekisteröinti vie pari minuuttia, ja 14 päivän ajan voit pyörittää vastaanottoa Klendrissä ennen kuin päätät maksaa.

2. 2
   Lisää konsultaatio ja lyhyet käynnit

   Luo konsultaatio ja jokainen käsittelyn kesto erillisiksi palveluiksi hinnan ja rivin kanssa siitä, kenen ne kuuluu varata.

3. 3
   Syötä vastaanottoajat

   Aseta työpäivät, tauot ja lomat sekä yksittäiset päivät lisä- tai lyhyemmillä tunneilla.

4. 4
   Valitse muistutukset ja suoja

   Kytke tekstiviestimuistutukset päälle ja valitse ennakkomaksu, maksu peruuttamattomasta käynnistä tai ei kumpaakaan.

5. 5
   Jaa linkki

   Lisää se Google-profiiliin ja verkkosivuille ja lähetä jokaiselle asiakkaalle ensikonsultaation jälkeen, jotta seuraava käynti varataan ilman puhelua.

Kysymyksiä kiropraktikon ajanvarausohjelmasta