Varaussivu yksityisopettajalle

Enemmän kuin ajanvarausjärjestelmä yksityisopettajalle: tunnit, laskut ja raportit samassa kalenterissa

Yksityisopettajan paperityöt asuvat yleensä vihossa ja päässä: kuka maksoi maaliskuun, mikä perhe on vielä kahden tunnin velkaa, montako tuntia tällä jaksolla meni yo-kokeeseen valmistautumiseen. Klendrissä jokainen varattu tunti on samalla kirjanpidon merkintä, joten paperit kertyvät itsestään sillä aikaa kun selität murtolukuja.

• Laskutus ja kirjanpito — PDF-lasku arvonlisäverolla vanhemmalle jokaisen tunnin jälkeen tai yksi koko kuukaudelta, eräpäivällä ja viivästyskorolla. Kuun lopussa viet kaikki laskut CSV-tiedostona ja PDF-arkistona kirjanpitäjälle. Klendr valmistelee tositteet, kirjanpidon hoitaa kirjanpitäjäsi. Katso maksut ja laskut.
• Varastonhallinta — jos myyt yo-kokeen harjoituskirjoja tai tulostettuja tehtäväpaketteja, lisää ne tuotteiksi, liitä laskulle ja saat sähköpostin, kun jäljellä on kaksi kappaletta.
• Oppilasrekisteri ja historia — kaikki tunnit, aiheet, maksetut summat ja poissaolot yhdellä kortilla: ”Mark, 8. luokka, 14 tuntia, avoinna 44 €”.
• Raportit — tulot kuukausittain, pidetyt tunnit, kiireisimmät viikonpäivät ja useimmin varaavat oppilaat, katso analytiikka.
• Ajanvaraus ja muistutukset — klendr.me/oma-nimi vanhempien ryhmään, vahvistus heti ja tekstiviesti edellisenä iltana, tuntikalenteri koululomineen sekä synkronointi Google- ja Apple-kalenterin kanssa. Toimii selaimessa ja Android-sovelluksessa.

Miksi ajanvarausjärjestelmä yksityisopettajalle säästää iltasi

Yksityistunnit sovitaan yleensä kello 19 ja 22 välillä, kun vanhemmat vihdoin avaavat Wilman. Silloin sinä opetat, ja viestit kasautuvat: ”Onko tiistaina treenien jälkeen aikaa?”, ”Voiko torstain siirtää?”, ”Paljonko maksaa yo-kokeeseen valmentautuminen?”. Kun ehdit vastata, perhe on jo löytänyt toisen opettajan.

Varaussivu vastaa näihin kysymyksiin tuntien aikana. Vanhempi avaa linkin, näkee vain oikeasti vapaat ajat ja varaa neljässä vaiheessa ilman sovellusta tai tiliä. Tunti ilmestyy heti kalenteriisi ja vanhempi saa vahvistuksen sähköpostiin.

Vanhempi varaa, lapsi tulee tunnille

Koululaisten kohdalla varaajana ja maksajana on yleensä äiti tai isä, mutta pöydän ääressä istuu seitsemäsluokkalainen. Klendrissä vanhempi varaa omalla nimellään, puhelinnumerollaan ja sähköpostillaan, joten vahvistukset ja muistutukset menevät aikuiselle, joka suunnittelee perheen viikon. Asiakaskorttiin kirjoitat: ”Eetu, 8. lk, ensimmäisen asteen yhtälöt, koe 14.3.”.

Kortissa näkyy koko tuntihistoria, joten ennen tuntia tiedät, milloin edellinen oli ja mitä sovittiin. Jos sisarukset opiskelevat luonasi, pidä heidät erillisinä muistiinpanoina tai omina kortteinaan, kumpi tuntuu selkeämmältä. Rekisterin voi viedä ulos milloin tahansa. Kun sama perhe palaa seuraavana lukuvuonna, näet heti, mitä viime keväänä harjoiteltiin ja missä jäi vaikeuksia.

Etätunti ja lähitunti ovat eri palveluja

Moni yksityisopettaja opettaa päivällä kotona ja illalla etänä tai toisen kaupungin oppilaille. Luo kaksi palvelua, ”Matematiikka 60 min, lähi” ja ”Matematiikka 60 min, etä”, omilla hinnoillaan, niin vanhempi valitsee muodon suoraan varaussivulla. Kuvaukseen lisäät osoitteen tai tekstin ”etänä, lähetän linkin”.

Klendrissä ei ole sisäänrakennettua videopuhelua. Tunti pidetään Zoomissa, Google Meetissä tai Teamsissa, ja linkin lähetät oppilaalle itse, vaikkapa WhatsAppissa edellisenä iltana. 45, 60 tai 90 minuutin tunti varaa kalenterista juuri sen verran aikaa, joten etätunti ei osu lähitunnin päälle.

Ennen kokeita: lisää aikoja ja nopeampi varaus

Ennen ylioppilaskokeita keväällä ja syksyllä kaikki muistavat valmennuksen samaan aikaan, ja viiden oppilaan opettaja saa yhtäkkiä viisitoista kyselyä. Avaa lisäaikoja vain näille viikoille yksittäisten päivien aikataululla, esimerkiksi helmikuun lauantaiaamupäivät. Ne näkyvät varaussivulla, ja tavallinen viikkosi pysyy ennallaan.

Jotta uudet ajat täyttyvät, lähetä Klendristä sähköposti oppilaiden perheille: ”Lisäaikoja yo-valmennukseen, varaa linkistä”. Jos joku kysyy viestisovelluksessa, kopioi vapaat aikasi tekstinä ja liitä keskusteluun. Kesällä merkitse loma, jotta heinäkuulle ei tule varauksia. Syyslukukauden alussa avaat tavallisen viikkosi taas, ja vanhat perheet löytävät saman linkin kuin keväällä.

Peruttu tuntia ennen? Poissaolot ja maksaminen

Tuntia ennen alkua peruttu oppitunti on aika, jota et enää myy kenellekään. Edellisenä päivänä tuleva muistutus sähköpostilla ja tekstiviestillä antaa perheelle mahdollisuuden siirtää tunti viestin linkistä sen sijaan, että oppilas jäisi vain tulematta. Vapautunut aika avautuu heti uudelleen varaussivullesi.

Tiukempia sääntöjä varten ota käyttöön maksu Stripen kautta. Valitset koko tilille yhden tavan: ennakkomaksu eli prosentti tunnin hinnasta veloitetaan varattaessa, tai poissaolomaksu, jossa kortti tallennetaan ja prosentti veloitetaan vain, jos oppilas ei tule. Tuntipaketteja Klendr ei myy, mutta voit lähettää vanhemmille PDF-laskun esimerkiksi kuukauden tunneista.

Esimerkkihinnasto yksityisopettajalle Klendrissä

Tältä tunnit näyttävät varaussivulla. Kesto kertoo kalenterille, kuinka pitkä aika varataan, jotta 90 minuutin koevalmennus ja seuraava oppilas eivät mene päällekkäin.

Hinnat ovat esimerkkejä; tunnit ja hinnat päätät itse.

Näin otat ajanvarauksen käyttöön yksityisopettajana

1. 1
   Rekisteröidy

   Tili on valmis muutamassa minuutissa, vaikka kahden oppitunnin välissä. Kaksi ensimmäistä viikkoa ovat maksuttomia, eikä maksukorttia tarvita.

2. 2
   Lisää tunnit

   Jokainen aine, kesto ja muoto on oma palvelunsa: ”Matematiikka 45 min lähi”, ”Matematiikka 60 min etä”, ”Koevalmennus 90 min”.

3. 3
   Merkitse opetusajat

   Aseta koulupäivän jälkeiset ajat, vapaapäivät ja koulujen lomat; koeajan lisäpäivät lisäät erikseen.

4. 4
   Päätä muistutuksista ja maksuista

   Kytke tekstiviestimuistutukset päälle ja tarvittaessa ennakkomaksu tai poissaolomaksu.

5. 5
   Lähetä linkki perheille

   Jaa klendr.me/oma-nimi nykyisille vanhemmille ja laita se sinne, mistä uudet etsivät yksityisopettajaa.

Kysymyksiä yksityisopettajan ajanvarauksesta