Ajanvarausjärjestelmä spalle ja kylpylälle

Enemmän kuin ajanvaraus: span laskutus, varasto ja asiakasrekisteri yhdessä kalenterissa

Jokaisen spa-varauksen takana on paljon muutakin: rituaali kuluttaa öljyä, kuorintaa ja käärettä, vieras ostaa kotiin vartalovoiteen, yritys haluaa laskun tyhy-päivästä ja kuun lopussa kirjanpitäjä odottaa tositteita. Klendrissä kaikki tämä kuuluu samaan kalenterimerkintään, joten varaus, lasku, materiaalikulutus ja raportti löytyvät yhdestä paikasta.

• Laskutus ja kirjanpito — rituaalin jälkeen vieras saa automaattisesti PDF-laskun arvonlisäveroineen, tyhy-päivän varannut yritys laskun eräpäivineen. Kerran kuussa viet kaikki laskut CSV:nä ja PDF-arkistona kirjanpitäjälle, lisäksi Stripen ennakkomaksut. Klendr tuottaa myyntitiedot ja tositteet, itse kirjanpito jää kirjanpitäjällesi. Katso laskut ja maksut.
• Varastonhallinta — jokaiselle rituaalille annat materiaaliohjeen: 40 ml hierontaöljyä, 150 g suolakuorintaa, yksi levähoito, pari kertakäyttötossuja. Jokainen varaus vähentää materiaalit itse, myytävät vartalovoiteet ja kynttilät kulkevat laskun kautta, ja sähköposti varoittaa ennen kuin hamamista loppuu vaahtosaippua.
• Asiakasrekisteri — kaikki käynnit, rituaalit, summat ja poisjäännit yhdellä kortilla muistiinpanojesi kanssa: lempituoksu, lämpimämpi huone, syntymäpäiväyllätys, lahjakortin numero. Rekisterin voi viedä ulos milloin vain.
• Raportit — myynti, öljyjen ja kääreiden kulut, kate, tehdyt tunnit, käyttöaste viikonpäivittäin sekä suosituimmat rituaalit ja vieraat — näet, minä arkipäivinä huoneet seisovat tyhjinä. Avaa analytiikka.

Miksi ajanvarausjärjestelmä spalle maksaa itsensä takaisin

Spa myy aikaa isoina paloina. Yksi varaus voi viedä 150 minuuttia huonetta, hoitajaa ja pinon pyyhkeitä, eikä tyhjää lauantai-iltapäivää voi myydä kahdesti. Silti suurin osa kyselyistä tulee yhä Instagram-viesteinä — „kaksi henkeä, lauantaina noin klo 14, jotain rentouttavaa“ — ja vastaus tulee tunteja myöhemmin, koska hiljaisessa hoitohuoneessa kukaan ei vastaa puhelimeen.

Varaussivulla vieras näkee rituaalit kuvineen, hintoineen ja kestoineen, valitsee yhden ja näkee vain ajat, joihin se oikeasti mahtuu. Vieraalta se vie neljä vaihetta, eikä sovellusta tai tiliä tarvita. Tiimi löytää varauksen kalenterista, ja vieraalla on jo vahvistusviesti.

90–180 minuutin rituaalit ja parihoidot

Luo jokainen rituaali yhdeksi palveluksi täydellä kestolla ja listaa vaiheet kuvaukseen: „jalkakylpy, suolakuorinta, levähoito, lepo teen kanssa — 150 minuuttia“. Kalenteri pitää koko ajan yhtenä lohkona, joten kukaan ei tunge lyhyttä hoitoa sen keskelle. Jos vieras tarvitsee aikaa vaihtaa vaatteet ja käydä suihkussa, laske se kestoon ja kerro tekstissä.

Vieraat, jotka haluavat koota käyntinsä itse, voivat lisätä samaan varaukseen useamman palvelun — hamam, sitten kuorinta, sitten jalkarituaali — ja Klendr laskee minuutit yhteen. Puolen päivän 180 minuutin ohjelmat toimivat samoin; viikkonäkymästä näet heti, minä päivinä on jo pitkiä varauksia ja missä on vielä kolmen tunnin rako.

Rituaali kahdelle on oma palvelunsa omalla hinnallaan — „Rituaali kahdelle, 120 minuuttia, €260“ — eikä kaksi varausta, jotka jonkun pitää yhdistää käsin. Pari varaa kerran, saa yhden vahvistuksen ja yhden muistutuksen, ja kalenteri varaa parihuoneen koko rituaalin ajaksi.

Jokainen varaus on Klendrissä yhdessä kalenterissa. Jos parihuoneessa työskentelee kaksi hoitajaa, varaa rituaali huoneen tai vastaavan hoitajan kalenteriin ja sulje samat tunnit toisen hoitajan kalenterista tauolla. Kerro se myös kuvauksessa — „kaksi hoitajaa, yksi huone“ — jotta vieraat tietävät, mitä odottaa.

Useita huoneita ja hoitajia Tiimi-paketissa

Tiimi-paketissa spalla on yksi yhteinen kalenteri ja yksi varaussivu kaikille. Moni lisää jokaisen hoitajan tiimin jäseneksi; toiset lisäävät huoneet — „Hamam“, „Parihuone“, „Hoitohuone 2“ — jos pullonkaula on nimenomaan tila. Jokaisella jäsenellä on omat aukioloajat, joten hamam voi olla auki vain viikonloppuisin ja hoitohuoneet koko viikon.

Päällekkäiset varaukset on estetty jokaisessa kalenterissa, ja sinä päätät, mitä palveluita kukin jäsen tarjoaa: rituaalit kahdelle vain parihuoneessa, vaahtokuorinta vain hamamissa. Jos sinulla on myös spa-nurkkaus hotellissa toisella puolella kaupunkia, Tiimi tukee useita osoitteita ja jokainen hoitaja on liitetty omaan työpaikkaansa.

Mitä spa saa Klendristä

Vastaanotto näkee koko päivän tietokoneelta, hoitajat katsovat seuraavan vieraan puhelimesta — selaimessa tai Android-sovelluksessa.

• Varaussivu kuvilla — rituaalit kuvineen, hintoineen ja kestoineen osoitteessa klendr.me/spasi, Instagramissa, Google Mapsissa ja kotisivulla WordPress-lisäosan, Wixin, Shopifyn tai Tildan kautta.
• Ennakkomaksu pitkistä rituaaleista — Stripen kautta prosentti veloitetaan varattaessa tai kortti tallennetaan poisjääntimaksua varten. Prosentti asetetaan kerran koko tilille, ja peruutetun varauksen ennakkomaksu palautetaan. Katso maksut.
• Muistutukset — vahvistusviesti heti ja muistutus sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä vieraan kielellä. Lue ilmoituksista.
• Yhteinen kalenteri — päivä, viikko ja kuukausi, väri palvelun mukaan, vedä ja pudota, tauot, lomat ja A/B-viikot. Katso kalenteri.

Juhlapyhät, viikonloput ja lahjakortit

Kysyntä tulee aaltoina: ystävänpäivä, äitienpäivä, joulua edeltävät viikot ja jokainen lauantai-iltapäivä. Avaa näille päiville lisätunteja erillisten päivien aikataululla ja lähetä muutamaa viikkoa aiemmin sähköpostikampanja — „Rituaalit kahdelle helmikuussa: vapaat ajat“ — kaikille vieraille, valituille tai kielen mukaan. Jokaisessa viestissä on peruutuslinkki.

Lahjakortteja tai lahjakuponkeja Klendr ei myy, eikä bonuspisteohjelmaa ole. Jos myyt lahjakortteja vastaanotossa tai omassa verkkokaupassasi, jatka sitä; kun lahjakortin saaja ottaa yhteyttä, varaa rituaali hänelle itse kalenteriin tai lähetä varauslinkki ja merkitse lahjakortin numero vieraan korttiin.

Esimerkkihinnasto spalle Klendrissä

Tältä spa-rituaalit näyttävät varaussivulla. Kesto on aika, jonka huone on varattuna, joten 180 minuutin ohjelma vie koko iltapäivän eikä mitään muuta mahdu sen sisään.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta; spasi päättää itse rituaalit, kestot ja hinnat.

Näin otat span ajanvarauksen käyttöön

1. 1
   Aloita ilmainen kokeilu

   Avaa tili osoitteessa klendr.me: kaksi viikkoa maksutta, eikä korttitietoja kysytä.

2. 2
   Kuvaile rituaalit

   Lisää jokainen rituaali ja hoito täydellä kestolla, hinnalla, kuvilla ja vaiheilla kuvauksessa; rituaalit kahdelle omiksi palveluikseen.

3. 3
   Lisää tiimi tai huoneet

   Tiimi-paketissa kutsu hoitajat tai lisää huoneet jäseniksi ja anna jokaiselle ajat ja palvelulista.

4. 4
   Suojaa pitkät varaukset

   Ota käyttöön tekstiviestimuistutukset ja ennakkomaksu tai poisjääntimaksu, jotta 150 minuutin rituaali ei jää tyhjäksi.

5. 5
   Jaa varaussivu

   Lisää linkki Instagramiin, Google Mapsiin ja kotisivulle sekä viestiin, jonka lähetät lahjakortin saajille.

Kysymyksiä span ajanvarausohjelmasta