Ajanvarausjärjestelmä ravitsemusterapeutille

Enemmän kuin ajanvaraus: ravitsemusterapeutin vastaanotto yhdessä kalenterissa

Ravitsemusterapeutin paperityöt eivät mahdu tavalliseen varauslomakkeeseen: lasku yritykselle, joka maksoi henkilöstön ohjauskäynnit, hylly myytäviä ravitsemuskirjoja, asiakkaat, jotka palaavat kolmen viikon välein, ja neljänneksen lopussa kysymys siitä, mikä oikeasti tuottaa. Klendrissä jokainen käynti päivittää kaikki nämä listat kerralla, eikä mitään tarvitse syöttää kahdesti.

• Laskutus ja kirjanpito — käynnin jälkeen asiakas saa automaattisesti PDF-laskun arvonlisäveroineen; myöhemmin maksavalle yritykselle asetat eräpäivän ja viivästyskoron. Kerran kuussa viet kaikki laskut CSV-tiedostona ja PDF-arkistona Stripen ennakkomaksujen kanssa kirjanpitäjälle, joka hoitaa itse kirjanpidon. Lue laskuista ja maksuista.
• Varastonhallinta — myytävät tuotteet, kuten keittokirja tai keittiövaaka, menevät samalle laskulle käynnin kanssa ja poistuvat varastosta heti. Kulutustarvikkeet liitetään palveluun: jokaisen ensikäynnin painettu ruokapäiväkirjavihko kirjataan pois varauksen myötä, ja sähköposti ilmoittaa, kun niitä on vähän jäljellä.
• Asiakasrekisteri — yhdellä kortilla näkyvät kaikki käynnit, vastaanottomuoto, summat ja peruuttamatta jääneet ajat sekä muistiinpanot kuten ”kasvissyöjä, laktoositon, treenaa kolmesti viikossa”. Se on työkäyttöinen CRM, ei potilaskertomus, ja koko rekisterin voi viedä ulos.
• Raportit ja analytiikka — raportit näyttävät myynnin, katteen materiaalikulujen jälkeen, tehdyt tunnit, kiireisimmät viikonpäivät ja suosituimmat käynnit, joten näet, kantavatko vastaanottoa etäseurannat vai lähivastaanoton ensikäynnit.
• Ajanvaraus ja muistutukset — asiakas varaa linkistäsi, saa muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä ja siirtää aikaa itse.

Miksi ajanvarausjärjestelmä ravitsemusterapeutille säästää ensimmäisen tunnin

Päätös hakeutua ravitsemusasiantuntijalle syntyy yleensä illalla artikkeleita luettua, ja silloin tulee myös viesti: ”Onnistuuko etänä? Kauanko ensimmäinen tapaaminen kestää? Mitä otan mukaan?” Kun vastaat aamulla, puolet ovat jo muuttaneet mieltään tai löytäneet jonkun muun.

Varaussivu vastaa kaikkiin kolmeen kysymykseen heti. Asiakas avaa linkin Instagramista, verkkosivuiltasi tai Google-hausta, näkee lähi- ja etävastaanotot kestoineen, hintoineen ja kuvauksineen, valitsee vapaan ajan ja varaa neljässä vaiheessa ilman tunnuksia. Käynti on kalenterissa ennen kuin heräät.

Etä- ja lähivastaanotto erillisinä palveluina

Luo kaksi muotoa erillisinä palveluina: ”Ensikäynti vastaanotolla, 90 min” ja ”Ensikäynti etänä, 75 min”. Niillä voi olla eri kesto ja hinta, ja asiakas näkee heti, kumpi on kumpi. Sama pätee seurantakäynteihin. Kirjoita etäpalvelun kuvaukseen, mitä videotyökalua käytät.

Klendrissä ei ole videopuheluita. Zoom-, Google Meet- tai WhatsApp-videopuhelun linkin lähetät itse, esimerkiksi edellisenä iltana, tai käytät yhtä pysyvää huonetta ja kerrot kuvauksessa, että linkki tulee viestillä. Varaus, muistutukset ja maksu toimivat molemmissa muodoissa samoin.

Pitkä ensikäynti, johon asiakas tulee valmistautuneena

Ensimmäinen tapaaminen on pisin: ruokatottumukset, päivärytmi, tavoitteet, joskus muutaman päivän ruokapäiväkirja. Varaa sille 60–90 minuuttia ja kirjoita palvelun kuvaukseen, mitä valmistella, esimerkiksi ”pidä ruokapäiväkirjaa 3 päivää ja ota mukaan tuoreet laboratoriotulokset, jos sinulla on”.

Klendrissä ei ole kyselylomakkeiden rakentajaa, joten jos käytät esitietolomaketta, lähetä se sähköpostilla varauksen saavuttua. Koska tyhjäksi jäävä 90 minuutin aika on kallis, voit ottaa käyttöön ennakkomaksun Stripen kautta. Se on yksi prosentti koko tilille, ja se palautetaan, jos asiakas peruu.

Seurantakäynti 2–4 viikon päästä

Ruokavaliomuutoksen tulokset näkyvät viikkojen kuluessa, joten useimmat asiakkaat palaavat kahdesta neljään viikkoa ensimmäisen tapaamisen jälkeen. Seurantakäynnin varaaminen on helpointa käynnin lopussa: avaa kalenteri, etsi päivä kolmen viikon päästä ja vedä varaus siihen, kun asiakas on vielä kanssasi, vastaanotolla tai ruudulla.

Ne, jotka haluavat valita ajan myöhemmin, varaavat sen pysyvästä linkistäsi klendr.me/nimesi. Automaattisia ”aika seurantakäynnille” -viestejä Klendr ei lähetä, mutta jokainen varattu seurantakäynti saa muistutuksen sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä, ja asiakas voi siirtää sen sähköpostin linkistä.

Mitä ravitsemusalan vastaanotto saa Klendristä

Päivän käynnit voit tarkistaa puhelimen selaimessa jo ennen kuin lähdet kotoa, tai Android-sovelluksessa.

• Varaussivu — Instagram-bioon, verkkosivuille ja sähköpostin allekirjoitukseen, tai upotettuna sivustollesi WordPress-lisäosalla, Wixillä, Shopifylla tai Tildalla.
• Muistutukset — vahvistus sähköpostiin heti ja muistutus sähköpostilla ja tekstiviestillä edellisenä päivänä, asiakkaan kielellä. Katso ilmoitukset.
• Kalenteri — vastaanottopäivät ja etäpäivät, tauot, lomat ja vuorottelevat viikot yhdessä kalenterissa, synkronoituna Google Calendarin ja Apple Calendarin kanssa.
• Ennakkomaksu — osa hinnasta maksetaan varattaessa Stripen kautta, jotta pitkät ensikäynnit eivät mene hukkaan. Lisää maksuista.
• Sähköpostiuutiskirjeet — viesti kaikille asiakkaille, valituille tai yhdelle kieliryhmälle, esimerkiksi tammikuun vapaista ajoista.

Esimerkki ravitsemusterapeutin hinnastosta Klendrissä

Näin ravitsemusneuvonnan käynnit näkyvät varaussivulla. Etä- ja lähimuoto ovat omat rivinsä, ja kummallakin on oma kestonsa kalenterissa.

Hinnat ovat esimerkkejä Baltiasta; muodot, kestot ja hinnat päätät itse.

Näin aloitat ajanvarauksen ravitsemusalan vastaanotolla

1. 1
   Rekisteröidy

   Tili syntyy muutamassa minuutissa; ensimmäiset 14 päivää käytät kaikkea ilmaiseksi, eikä korttia pyydetä.

2. 2
   Lisää molemmat muodot

   Luo ensikäynti ja seurantakäynti, kumpikin lähi- ja etäpalveluna, ja kerro kuvauksessa, mitä valmistella.

3. 3
   Aseta ajat

   Merkitse päivät, jolloin otat vastaan toimistolla, etätyön tunnit, tauot ja lomat.

4. 4
   Ota muistutukset ja ennakkomaksu käyttöön

   Kytke tekstiviestimuistutukset päälle ja päätä, onko ennakkomaksusta hyötyä ensikäynneille.

5. 5
   Laita linkki sinne, mistä asiakkaat sinut löytävät

   Lisää se Instagram-bioon, verkkosivuille ja Google-profiiliin ja lähetä se kaikille, jotka kysyvät ”miten varaan?”.

Kysymyksiä ravitsemusterapeutin ajanvarausohjelmasta