Онлайн-запись в автосервис

Не только онлайн-запись в автосервис: счета, склад запчастей и история машин в одном календаре

Небольшой автосервис теряет вечера на бумаги: выписать счета, проверить, сколько осталось фильтров, найти, что делали с машиной в прошлом году. В Klendr всё это получается из самой записи, и мастерская живёт в одной программе, а не в календаре, таблице и блокноте.

• Учёт и бухгалтерия — после работы PDF-счёт с НДС, где работа, масло, фильтр и запчасти идут отдельными строками, может уходить автоматически, со сроком оплаты и пеней для неторопливых плательщиков. Фирмы со служебными машинами получают правильный счёт за каждый визит, а бухгалтер — месяц автосервиса в CSV и PDF-архиве. Подробнее — счета и оплата.
• Склад запчастей и расходников — моторные масла, масляные и воздушные фильтры, лампы, щётки, AdBlue. Укажите, что расходует услуга, например 4,5 л 5W-30 и один фильтр на замену масла, и остаток уменьшается с каждой записью, а проданные запчасти попадают в счёт. Письмо о малом остатке приходит раньше, чем субботние записи упрутся в пустую полку.
• История машин — карточка клиента становится бортовым журналом: госномер и VIN, пробег при последнем визите, спецификация масла, все работы и суммы, неявки и заметки вроде «задние диски 30%, предложить замену». Любой механик продолжает с этого места, а базу клиентов можно выгрузить в файл.
• Аналитика мастерской — выручка по неделям и месяцам, расходы на масла и запчасти, прибыль, отработанные часы каждого подъёмника, самые загруженные дни, топ услуг и клиентов — в аналитике.

Зачем небольшому автосервису онлайн-запись

В автосервисе телефон звонит именно тогда, когда мастер под машиной. «Сколько стоит замена масла на Passat 2015 года?», «Когда можете посмотреть стук спереди?», «В пятницу на ТО свободно?» Вытереть руки, найти журнал, проверить, какой подъёмник свободен, — пять минут на звонок, а машина на подъёмнике ждёт.

На странице записи klendr.me/ваш-сервис водитель видит услуги, цены и реально свободное время, выбирает слот и подтверждает именем и телефоном. Без приложения и регистрации. Работа появляется в календаре нужного подъёмника, а время исчезает для остальных — две машины на один подъёмник в 9:00 больше не приедут.

О машине обычно думают вечером, когда по дороге домой загорелась лампочка. Ссылка работает и в этот момент, и утро начинается с готового плана, а не с пропущенных звонков.

Услуги по объёму двигателя и виду работ — с честной длительностью

Замена масла на бензиновом 1,4 и на дизеле 3,0 — разная работа. Делите услуги так же, как считаете цену: «Замена масла и фильтра, до 2,0 л» и «свыше 2,0 л / дизель», «ТО, малый класс» и «кроссовер / микроавтобус», «Тормозные колодки, передняя ось». В описание добавьте примечание — например, что масло оплачивается отдельно по литрам, — и на выдаче никто не удивится.

Именно длительность делает день сервиса реалистичным. Klendr ставит работы одну за другой без наложений, а несколько услуг в одной записи складываются: замена масла, щётки и проверка кондиционера — один слот нужной длины.

Диагностику лучше вынести отдельной короткой услугой. Водитель записывается на 45 минут, вы находите причину, а ремонт ставите в календарь сами — на время, когда придут запчасти. Так же планируются большие работы вроде сцепления или ремня ГРМ: онлайн-запись ограничена пятью часами на визит.

Подъёмники и мастера — колонки одного календаря

На тарифе Команда каждый подъёмник или механик заводится как отдельный «мастер» со своей колонкой и часами. Водители записываются на одной общей странице сервиса, а вы видите всю мастерскую по дням или неделям. Если электрикой и кондиционерами занимается один человек, назначьте эти услуги только ему — такие работы попадут в нужную колонку.

Если машина ждёт запчасть, перетащите запись на завтра или на другой подъёмник прямо в календаре — водитель получит обновлённые данные. Сервис с двумя адресами работает из одного аккаунта, у каждого адреса свои подъёмники и часы.

Водитель сразу получает подтверждение по email, а за день — напоминание по email и SMS на своём языке. Если планы поменялись, он переносит или отменяет визит по ссылке из письма-подтверждения, и время подъёмника снова свободно.

Что ещё нужно автосервису каждый день

Остальное, что помогает мастерской работать без звонков:

• Ссылка в профиле Google — кнопка записи рядом с адресом и часами работы на карте, а QR-код у стойки — для тех, кто заехал без записи. На сайт её можно встроить через плагин WordPress.
• Защита от неявок — задаток или штраф за неявку через Stripe: один процент на весь аккаунт; при отмене задаток возвращается. Подробнее — онлайн-оплата.
• Email-рассылки — перед зимой напомните всем клиентам о проверке аккумулятора и антифриза, с возможностью отписки. Автоматических напоминаний «пора на ТО» в Klendr нет, поэтому рассылка — ваш инструмент.
• Синхронизация и приложение Android — записи в Google Calendar или Apple Calendar и на телефоне.

Пример прайса автосервиса в Klendr

Так работы выглядят на странице записи. Длительность решает, сколько подъёмник занят, поэтому ставьте то время, которое реально нужно механику.

Цены примерные, без запчастей — каждый сервис ставит свои.

Как настроить онлайн-запись в автосервис

1. 1
   Зарегистрируйте сервис

   Это две минуты, в 14-дневный пробный период входит всё, карту вводить не нужно.

2. 2
   Добавьте работы с реальной длительностью

   Замена масла по объёму, диагностика, ТО и тормоза — у каждой услуги время и цена работы.

3. 3
   Добавьте подъёмники или механиков

   На тарифе Команда каждый подъёмник или механик становится колонкой со своими часами и услугами.

4. 4
   Опубликуйте ссылку

   Разместите klendr.me/ваш-сервис в Google Картах, на сайте и QR-кодом у стойки.

5. 5
   Ремонтируйте, пока идут записи

   Записи, напоминания и отмены приходят сами; утром план для каждого подъёмника уже готов.

Вопросы владельцев автосервисов