Онлайн-запись к косметологу

Учёт косметологического кабинета, а не только онлайн-запись к косметологу

Между кушеткой и полкой с кислотами косметолог ведёт маленький магазин: домашний уход на продажу, профессиональные препараты на учёте, курсы процедур и чеки, которые каждый месяц надо отдать бухгалтеру. Klendr связывает всё это с записью, которая уже стоит в календаре.

• Счета и выгрузка для бухгалтерии — после чистки или пилинга клиентка автоматически получает на почту PDF-счёт с НДС, а крем с SPF или пенка, которые она забирает домой, добавляются в него строкой. Раз в месяц вы выгружаете счета в CSV и PDF-архивом и скачиваете задатки из Stripe для бухгалтера, а саму бухгалтерию ведёт он. Подробнее — оплата.
• Складской учёт препаратов — задайте рецептуру на процедуру, например миллилитры кислотного раствора, одну альгинатную маску и ампулу на визит курса пилингов. Календарь списывает это после каждой записи и письмом предупредит, пока сыворотка не закончилась посреди курса.
• История клиентов — тип кожи, что клиентка рассказала о противопоказаниях, использованные средства, каждый визит курса с ценой и неявками в одной карточке; базу можно выгрузить.
• Аналитика — выручка, расходы на косметику, прибыль и часы в кабинете, загруженные дни, топ процедур и клиенток: видно, сколько приносит комбинированная чистка за вычетом препаратов. Смотрите аналитику.
• Запись и напоминания — онлайн-записи, задатки и напоминания попадают в один календарь.

Зачем косметологу онлайн-запись

Косметолог работает в перчатках, и клиентка лежит на кушетке. Отвечать в директ между пилингом и чисткой — значит передержать маску и заставить человека ждать. Вопросы почти всегда одни и те же: сколько длится комбинированная чистка, сколько стоит, есть ли окно в субботу. Страница записи отвечает на всё это без вас.

Процедуры к тому же сильно отличаются по времени. Экспресс-уход — 30 минут, комбинированная чистка с маской — полтора часа. Когда запись идёт через переписку, из этой разницы получаются пустые дыры в дне. В Klendr у каждой процедуры своя длительность, поэтому календарь предлагает только те окна, куда процедура помещается целиком, а двойная запись на одно время невозможна.

Ссылку ставят в шапку Instagram, статус WhatsApp и Google-профиль, а QR-код можно распечатать для стойки администратора. Клиентки записываются поздно вечером или в автобусе — без приложения и регистрации.

Сначала консультация, потом курс процедур

Многие косметологи хотят увидеть кожу до первого пилинга. Заведите консультацию отдельной услугой на 20–30 минут и назовите понятно, например «Консультация для новых клиентов», — тогда новички начнут с неё. Постоянные клиентки сразу записываются на привычную процедуру.

Пилинги и чистки обычно идут курсом из 4–6 процедур с интервалом в две–четыре недели. Самый простой ритм: в конце визита вы сразу ставите следующую запись в календарь, пока клиентка ещё в кресле, или она записывается сама по той же ссылке. В карточке клиента вы отмечаете, какая это процедура курса, и план не теряется даже в самый загруженный месяц.

В Прибалтике сезон кислотных пилингов — с осени до ранней весны, пока солнце неактивно. В календаре можно открыть дополнительные вечера на эти месяцы, задать отдельное расписание на конкретные даты и закрыть дни для учёбы или отпуска. Клиенты сразу видят изменения на странице записи.

Карточка клиента: тип кожи, противопоказания, препараты

Перед каждой процедурой нужно помнить, какая у этой клиентки кожа и чем вы работали в прошлый раз. В карточке клиента — свободные заметки: тип кожи, что клиентка рассказала об аллергии или противопоказаниях, какой препарат и какой концентрации вы использовали, как кожа отреагировала. Рядом — история визитов с датами и услугами за весь курс.

Klendr — это календарь записи и база клиентов, а не медицинская карта. Заметки помогают подготовиться к визиту, а решения о процедуре остаются за вами. Список клиентов можно выгрузить в любой момент.

Задаток и напоминания против неявок

Пустое полуторачасовое окно под комбинированную чистку — это потерянный вечер. С онлайн-предоплатой через Stripe клиентка вносит часть суммы при записи: процент задаётся один на весь аккаунт, поэтому за долгую процедуру задаток больше. Если она отменяет заранее, задаток возвращается.

Сразу после записи клиент получает подтверждение на email, а за день до визита — напоминание по email и SMS на своём языке. Если планы изменились, клиент сам переносит или отменяет запись по ссылке из письма, и окно освобождается для другого. Подробнее — на странице о напоминаниях.

Что ещё Klendr даёт косметологу

Кроме самой записи, несколько инструментов закрывают рутину косметологического кабинета.

• [Страница записи](features/booking) — процедуры по группам: чистки, пилинги, уход, дополнения; с фото и ценами. Альгинатную маску можно добавить к чистке в одной записи.
• Синхронизация с Google Calendar и Apple Calendar — записи появляются в календаре телефона.
• Тариф Команда — если вы делите кабинет с массажистом или бровистом, у всех общий календарь и одна страница студии.
• Ваш сайт — форма записи встраивается через плагин для WordPress, а также в Wix, Shopify и Tilda.

Пример прайса косметолога в Klendr

Так процедуры выглядят на вашей странице записи. Длительность важна не меньше цены: от неё зависит, какие окна предложит календарь.

Цены примерные для Прибалтики — вы ставите свои цены и длительность.

Как запустить онлайн-запись в кабинет косметолога за 5 шагов

1. 1
   Создайте аккаунт

   Зарегистрируйтесь и получите 14 дней бесплатно без карты. Выберите язык и страну.

2. 2
   Добавьте процедуры

   Внесите консультацию, чистки, пилинги и уход с длительностью и ценой, разложите их по группам, чтобы клиентам было проще искать.

3. 3
   Настройте рабочие часы

   Отметьте рабочие дни, перерывы и выходные. Если работаете в двух местах через неделю, включите недели A/B.

4. 4
   Включите задаток и напоминания

   Подключите Stripe для предоплаты за долгие процедуры и SMS-напоминания за день до визита.

5. 5
   Поделитесь ссылкой

   Поставьте klendr.me/вашеимя в Instagram, WhatsApp и Google-профиль и распечатайте QR-код для кабинета.

Вопросы об онлайн-записи к косметологу