Система онлайн-записи для СПА

Не только онлайн-запись: учёт, склад и история гостей СПА в одном календаре

За каждой записью в СПА стоит хозяйство: на ритуал уходят масло, скраб и обёртывание, гость покупает домой крем для тела, компания просит счёт за корпоративный день, а в конце месяца бухгалтер ждёт документы. В Klendr всё это привязано к той же записи в календаре, поэтому бронь, счёт, списание материалов и отчёт живут в одном месте.

• Учёт и бухгалтерия — после ритуала гостю автоматически уходит счёт в PDF с НДС, а компании, заказавшей корпоративный день, — счёт со сроком оплаты. Раз в месяц вы выгружаете все счета в CSV и PDF-архивом для бухгалтера, плюс задатки из Stripe. Klendr готовит учёт продаж и документы, а саму бухгалтерию ведёт ваш бухгалтер. Подробнее о счетах и оплате.
• Складской учёт — к каждому ритуалу задаётся рецептура: 40 мл массажного масла, 150 г солевого скраба, одно водорослевое обёртывание, пара одноразовых тапочек. Каждая запись списывает материалы сама, кремы и свечи на продажу проходят через счёт, а письмо о малом остатке приходит раньше, чем в хаммаме кончится пенное мыло.
• История гостей — все визиты, ритуалы, суммы и неявки в одной карточке, рядом ваши заметки: любимый аромат, тёплый кабинет, сюрприз на день рождения, номер сертификата. Базу клиентов можно выгрузить в любой момент.
• Аналитика и отчёты — выручка, расходы на масла и обёртывания, прибыль, отработанные часы, загрузка по дням недели, топ ритуалов и гостей — сразу видно, в какие будни кабинеты простаивают. Смотрите аналитику.

Почему система онлайн-записи для СПА окупается

СПА продаёт время большими кусками. Одна запись может занимать 150 минут кабинета, специалиста и стопку полотенец, а пустую субботу после обеда второй раз не продашь. При этом большинство запросов до сих пор приходит в директ Instagram — «двое, суббота около 14:00, что-нибудь расслабляющее», — а ответ приходит через несколько часов, потому что в тихом кабинете никто не берёт трубку.

На странице онлайн-записи гость видит ваши ритуалы с фото, ценами и длительностью, выбирает один и видит только то время, когда он действительно помещается. Гостю хватает четырёх шагов, ни приложение, ни аккаунт ему не нужны. Команда находит запись в календаре, а у гостя уже есть письмо-подтверждение.

Ритуалы на 90–180 минут и процедуры для пар

Заведите каждый ритуал одной услугой с полной длительностью и перечислите этапы в описании: «ванночка для ног, солевой скраб, водорослевое обёртывание, отдых с чаем — 150 минут». Календарь держит всё время одним блоком, и короткую процедуру в середину никто не втиснет. Если гостю нужно время переодеться и принять душ, включите его в длительность и напишите об этом в тексте.

Гости, которые любят собирать визит сами, могут добавить в одну запись несколько услуг — хаммам, потом скраб, потом ритуал для стоп, — и Klendr сложит минуты. Программы на полдня по 180 минут работают так же; в режиме «неделя» сразу видно, в какие дни уже стоят длинные записи и где ещё остался трёхчасовой просвет.

Ритуал для двоих — это отдельная услуга со своей ценой: «Ритуал для двоих, 120 минут, €260», а не две записи, которые кто-то должен сводить вручную. Пара записывается один раз, получает одно подтверждение и одно напоминание, а календарь занимает парный кабинет на весь ритуал.

Каждая запись в Klendr стоит в одном календаре. Если в парном кабинете работают два мастера, запишите ритуал в календарь кабинета или ведущего специалиста, а у второго закройте те же часы перерывом. Напишите это и в описании — «два мастера, один кабинет», — чтобы гости знали, чего ждать.

Несколько кабинетов и специалистов в тарифе Команда

В тарифе Команда у СПА один общий календарь и одна страница записи для всех. Многие заводят каждого специалиста как участника команды; другие заводят кабинеты — «Хаммам», «Парный кабинет», «Кабинет 2», — если узкое место именно помещение. У каждого участника свои часы работы: хаммам может работать только в выходные, а кабинеты — всю неделю.

Двойная запись блокируется внутри каждого календаря, а вы сами решаете, какие услуги предлагает каждый участник: ритуалы для двоих — только у парного кабинета, пенный пилинг — только у хаммама. Если у вас есть ещё СПА-зона в отеле на другом конце города, тариф Команда поддерживает несколько адресов, и каждый специалист привязан к своему месту работы.

Что получает СПА в Klendr

Ресепшен видит весь день на компьютере, а специалисты проверяют следующего гостя с телефона — в браузере или в приложении для Android.

• Страница записи с фото — ритуалы с картинками, ценами и длительностью на klendr.me/ваш-спа, в Instagram, в Google Картах и на сайте через плагин WordPress, Wix, Shopify или Tilda.
• Задаток за длинные ритуалы — через Stripe процент списывается при записи, либо карта сохраняется для штрафа за неявку. Процент один на весь аккаунт, при отмене задаток возвращается. Подробнее об оплате.
• Напоминания — письмо-подтверждение сразу и напоминание по email и SMS за день до визита на языке гостя. Подробнее об уведомлениях.
• Общий календарь — день, неделя, месяц, цвет по услуге, перетаскивание, перерывы, отпуск и недели A/B. Смотрите календарь.

Праздники, выходные и подарочные сертификаты

Спрос в СПА идёт волнами: День святого Валентина, День матери, недели перед Рождеством и каждая суббота после обеда. Откройте на эти даты дополнительные часы через расписание на отдельные даты, а за несколько недель отправьте email-рассылку — «Ритуалы для двоих в феврале: свободное время» — всем гостям, выборочно или по языку. В каждом письме есть ссылка для отписки.

Подарочных сертификатов и карт Klendr не продаёт, программы лояльности с баллами тоже нет. Если вы продаёте сертификаты на ресепшене или в своём интернет-магазине, продолжайте; когда владелец сертификата выходит на связь, запишите ритуал в календарь сами или отправьте ему ссылку на запись, а номер сертификата отметьте в карточке гостя.

Пример прайса СПА в Klendr

Так ритуалы выглядят на странице записи. Длительность — это время, на которое занят кабинет, поэтому программа на 180 минут закрывает послеобеденное время, и внутрь ничего не попадёт.

Цены — пример для Балтии; ваш СПА сам задаёт ритуалы, длительность и цены.

Как запустить онлайн-запись в СПА

1. 1
   Начните пробный период

   Откройте аккаунт на klendr.me: две недели бесплатно, данные карты не спрашиваем.

2. 2
   Опишите ритуалы

   Добавьте каждый ритуал и процедуру с полной длительностью, ценой, фото и этапами в описании; ритуалы для двоих заведите отдельными услугами.

3. 3
   Добавьте команду или кабинеты

   В тарифе Команда пригласите специалистов или заведите кабинеты как участников и задайте каждому часы и список услуг.

4. 4
   Защитите длинные записи

   Включите SMS-напоминания и задаток или штраф за неявку, чтобы ритуал на 150 минут не простаивал.

5. 5
   Поделитесь страницей записи

   Добавьте ссылку в Instagram, Google Карты и на сайт, а также в письмо владельцам сертификатов.

Вопросы о программе для записи в СПА