Онлайн-запись на фотосессию

Не только онлайн-запись на фотосессию: учёт фотографа в одном календаре

Съёмка не заканчивается, когда вы опустили камеру. Дальше счёт компании, заказавшей портреты для сайта, альбом, обещанный семье, задаток, который надо найти в Stripe, и вопрос, окупились ли осенние мини-сессии. Klendr держит эту бухгалтерию рядом с записями, и к концу месяца цифры для бухгалтера уже собраны.

• Учёт и бухгалтерия — PDF-счёт с НДС уходит клиенту автоматически после съёмки, при желании со сроком оплаты и пеней. В конце месяца вы выгружаете все счета в CSV и PDF-архивом и скачиваете задатки из Stripe для бухгалтера. Книги по-прежнему ведёт бухгалтер, а Klendr отдаёт ему аккуратную папку по съёмкам. Подробнее — в разделе оплаты и счета.
• Складской учёт — фотоальбомы, рамки, флешки и пакеты печати заведены как товары и продаются в том же счёте, что и съёмка. Фоновую бумагу и реквизит, которые уходят на сессию, можно привязать к услуге как материалы, а письмо о малом остатке напомнит дозаказать альбомы до новогоднего сезона.
• История клиентов — в базе клиентов у каждой семьи или компании своя карточка: все съёмки, оплаченные суммы, неявки и ваши заметки вроде «любит естественный свет, приходят с собакой».
• Аналитика и отчёты — выручка по месяцам, расходы на альбомы и печать, прибыль, отснятые по записи часы, загрузка по дням и топ видов съёмок. Сразу видно, что выгоднее: студийные портреты или дни мини-сессий. Подробнее — в аналитике.
• Онлайн-запись и напоминания — страница записи, SMS-напоминания и задаток за бронь даты работают в той же системе, см. страницу записи.

Почему фотографу нужна онлайн-запись на фотосессию

В директе у фотографа одни и те же три вопроса: свободна ли дата, сколько стоит семейная съёмка, можно ли на улице. Ответы на них отнимают часы, которые хочется отдать обработке, а пока вы на съёмке с камерой в руках, пара, хотевшая ваше единственное свободное воскресенье в мае, бронирует другого фотографа.

Страница записи отвечает на эти вопросы за вас. У каждого вида съёмки есть описание, цена, длительность и фото из портфолио, а календарь показывает только то время, когда вы действительно свободны. Клиент записывается с телефона за четыре шага без приложения и регистрации, а у вас в календаре появляется съёмка с его именем и номером.

Съёмка в студии и выездная фотосессия

В студии всё просто: портретная съёмка — 60 минут в календаре, после неё следующий клиент. На выезде сама съёмка — лишь часть времени: нужно доехать, найти свет и вернуться. Отдельной настройки дороги в Klendr нет, поэтому заложите её в услугу: «Семейная съёмка на природе» с часом съёмки становится услугой на 120 минут, а в описании написано «около 60 минут съёмки, дорога включена».

Форма записи спрашивает только имя, телефон и email, так что место съёмки вы согласуете потом. Позвоните или напишите клиенту по номеру из записи, а детали вроде «пляж Пирита, двое детей и собака, хотят золотой час» сохраните в заметках карточки клиента. Когда семья вернётся через год, заметки и история визитов уже на месте.

Сезонные мини-сессии за один уикенд

Новый год, цветение сакуры и осенние листья — классические сезоны мини-сессий: одна локация, один уикенд, двадцать минут на семью. Создайте услугу «Новогодняя мини-сессия» на 20 минут и через расписание на отдельные даты откройте ровно эти дни и ровно эти времена начала, например 10:00, 10:30, 11:00 и дальше. В остальные дни у услуги просто нет свободного времени.

Потом расскажите об этом. Email-рассылка из Klendr уходит всем клиентам или выбранной группе со ссылкой на страницу записи и ссылкой для отписки внизу. Тем, кто предпочитает мессенджеры, скопируйте свободное время текстом и вставьте в WhatsApp или Instagram. По мере заполнения страница показывает только то, что ещё открыто, и две семьи никогда не получат одно и то же 10:30.

Задаток за бронь даты

Больше всего фотограф теряет, когда забронированную субботу отменяют в последний момент или клиент просто не приходит. Через Stripe можно брать задаток при записи: процент от стоимости, который задаётся один раз на весь аккаунт, например 30%. Если запись отменяется, задаток возвращается автоматически, а освободившаяся дата снова появляется на странице.

Если не хотите списывать деньги заранее, второй режим сохраняет карту клиента и списывает процент, только если он не пришёл. Остаток вы получаете в день съёмки или по PDF-счёту из Klendr. Оба режима описаны в разделе оплата.

Что фотограф получает в Klendr

Следующую съёмку можно посмотреть с телефона в браузере или в Android-приложении из Google Play.

• Страница записи с вашими фото — каждый вид съёмки с кадрами из портфолио, ценой и длительностью по ссылке klendr.me/ваше-имя для Instagram, сайта и Google-профиля. Подробнее — страница записи.
• Напоминания перед съёмкой — подтверждение сразу и напоминание накануне по email и SMS, чтобы никто не забыл про образы. Всё про уведомления.
• Календарь — день, неделя, месяц, закрытые дни на обработку, отпуск, расписание на отдельные даты и перенос съёмки перетаскиванием. Подробнее о календаре.
• Синхронизация с Google Calendar и Apple Calendar — съёмки видны рядом с личными планами в телефоне.
• Запись на сайте-портфолио — форма встраивается через плагин WordPress, Wix, Shopify или Tilda.

Пример прайса фотографа в Klendr

Так виды съёмок выглядят на странице записи фотографа. В длительность входят дорога и подготовка, поэтому календарь не поставит следующую съёмку на время, когда вы ещё едете обратно.

Цены — примеры для Балтии, каждый фотограф ставит свои.

Как фотографу запустить онлайн-запись

1. 1
   Зарегистрируйтесь

   Аккаунт готов за несколько минут, 14 дней можно пользоваться бесплатно и без карты.

2. 2
   Добавьте виды съёмок

   Студия, выезд, мини-сессии — с ценой, фото из портфолио и длительностью, в которую входит дорога.

3. 3
   Отметьте дни съёмок

   Задайте съёмочные дни, закройте дни обработки и отпуск, откройте даты мини-сессий с точным временем начала.

4. 4
   Решите про задаток

   Включите SMS-напоминания и выберите задаток или штраф за неявку для брони дат.

5. 5
   Поделитесь ссылкой

   Поставьте ссылку в шапку Instagram, на сайт-портфолио и в письмо прошлым клиентам.

Вопросы о программе записи для фотографов