Онлайн-запись к психологу

Не только онлайн-запись к психологу: учёт частной практики в одном календаре

Вечерняя рутина психолога редко касается самих сессий: какому работодателю ещё нужен счёт за март, сколько встреч было у клиента за год, стоит ли держать вторничные вечера. Klendr отвечает на это из того же календаря, куда записываются клиенты, поэтому практическая сторона занимает минуты и не смешивается с терапевтической работой.

• Учёт и бухгалтерия — PDF-счёт за сессию уходит клиенту автоматически после встречи или выставляется работодателю со сроком оплаты; НДС указывается, если вы его плательщик. Раз в месяц счета выгружаются в CSV и PDF-архивом вместе с задатками и платами за неявку из Stripe — для вашего бухгалтера. Klendr готовит документы, бухгалтерию ведёт бухгалтер. Подробнее о счетах и оплате.
• Складской учёт — если вы продаёте или выдаёте рабочие тетради, книги или колоды метафорических карт, заведите их как товары: продажа попадает в счёт за сессию, а при малом остатке приходит письмо.
• История клиентов — даты всех сессий, формат, суммы, неявки и строка практических заметок в одной карточке базы клиентов. Это запись расписания, а не клиническая документация, и её можно выгрузить.
• Аналитика и отчёты — доход, отработанные часы, число сессий в неделю, самые востребованные форматы и постоянные клиенты в разделе аналитика — пригодится, когда планируете нагрузку и время на супервизию.

Почему психологу нужна запись без звонка

Для многих самое трудное в терапии — первый контакт. Позвонить незнакомому человеку и объяснить, зачем нужна помощь, непросто, и сообщение «перезвоните мне» часто так и остаётся без продолжения. Страница записи убирает этот барьер: человек читает о вас, видит виды консультаций и цены и записывается тогда, когда решился, хоть в полночь.

Вам это экономит силы. Во время сессии телефон выключен, а десять минут между клиентами нужны для записей и паузы, а не для переписки «а на следующей неделе есть время?». Запись просто появляется в календаре с именем, телефоном и email клиента.

Терапевтический час, клиенты раз в неделю и онлайн-сессии

Большинство психологов работают сессиями по 50 минут с короткой паузой на заметки. Отдельной настройки буфера в Klendr нет, поэтому сделайте услугу на 60 минут и напишите в описании «сессия 50 минут»: клиент понимает, что получит, а следующего человека невозможно записать в ваше время на записи.

Клиенты в долгой терапии обычно приходят в одно и то же время каждую неделю. В конце встречи вы сами за пару секунд ставите следующую сессию в календарь, или клиент записывается по постоянной ссылке klendr.me/ваше-имя. Если вечерние приёмы у вас через неделю, чередующиеся недели A/B держат оба графика в одном календаре, а расписание на отдельные даты закрывает праздники и дни супервизии.

Заведите «Онлайн-сессию» отдельной услугой со своей ценой и длительностью рядом с очной. Клиент выбирает формат на первом же шаге, а вы в календаре видите, какой час в кабинете, а какой — по видеосвязи.

Встроенных видеозвонков в Klendr нет. Сессию вы проводите там, где привыкли: в Zoom, Google Meet или Teams, а ссылку на встречу отправляете клиенту сами, например письмом после того, как пришла запись. Благодаря синхронизации с Google Calendar и Apple Calendar сессия стоит рядом с личными делами, и ссылку можно прикрепить к событию прямо там.

Деликатность на странице записи и в карточке клиента

На странице записи видно только свободное время. Клиент никогда не видит, кто ещё записан и с каким запросом, а для записи не нужен аккаунт: достаточно имени и телефона, email по желанию.

В карточке клиента можно вести короткие рабочие заметки и смотреть историю визитов. Это ваши заметки в программе для записи, а не медицинская или клиническая документация, поэтому записывайте только то, что нужно для работы: «предпочитает онлайн по четвергам», «счёт на работодателя». Подробные записи по случаю оставьте там, где вы ведёте их сейчас. Список клиентов можно выгрузить в любой момент.

Поздние отмены и пропущенные сессии

Пустой час для частной практики — это целый гонорар. Напоминание по email и SMS накануне даёт клиенту время перенести сессию по ссылке из письма-подтверждения, а не просто не прийти, и освободившийся час снова открывается на странице записи для тех, кто ждёт.

Если у вас есть правила отмены, Klendr поддержит их через Stripe. Вы выбираете один из двух режимов на весь аккаунт: задаток — процент от стоимости списывается при записи и возвращается при отмене, или штраф за неявку — карта сохраняется, а процент списывается, только если клиент не пришёл. Подробнее — в разделе оплата.

Что получает частная практика в Klendr

Расписание сессий открывается в браузере на телефоне и компьютере, для Android есть приложение в Google Play.

• Спокойная страница записи — фото, пара слов о подходе, виды консультаций и цены по одной ссылке для сайта, Google-профиля и каталогов психологов. Как это выглядит — страница записи.
• Напоминания на языке клиента — подтверждение сразу и напоминание за день по email и SMS. Подробнее в уведомлениях.
• Календарь для постоянных клиентов — день, неделя, месяц, перерывы, отпуск, недели A/B и перетаскивание сессии на другой час. Всё о календаре.
• Запись на вашем сайте — форма встраивается через плагин WordPress, Wix, Shopify или Tilda.

Пример прайса психолога в Klendr

Так виды сессий выглядят на странице записи психолога. В длительность уже входит пауза на заметки, и календарь всегда оставляет её свободной.

Цены — лишь ориентир для Балтии, каждая практика ставит свои.

Как запустить онлайн-запись в частной практике

1. 1
   Зарегистрируйтесь

   Аккаунт создаётся за несколько минут. Первые 14 дней бесплатно, карта не нужна.

2. 2
   Опишите форматы

   Добавьте первичную консультацию, индивидуальные, онлайн- и парные сессии с длительностью, ценой и парой спокойных слов о каждой.

3. 3
   Задайте часы приёма

   Отметьте дни приёма, паузы между сессиями, дни супервизии и отпуск.

4. 4
   Решите про напоминания и отмены

   Включите SMS-напоминания и, если этого требуют ваши правила, задаток или штраф за неявку.

5. 5
   Опубликуйте ссылку

   Разместите klendr.me/ваше-имя на сайте, в Google-профиле и в каталогах специалистов.

Вопросы о программе записи для психологов